Najprej v preglednici določimo, ali delamo s prejeto ali s poslano pošto. Nato kliknemo na gumb Vnesi zapis (Insert). Odpre se spodaj prikazano okno:

Primer Prejete pošte:

Pošta je določena z naslednjimi podatki:

• Zaporedna številka – avtomatično v okviru leta in v okviru prejete in poslane pošte  
• Medij – Izbiramo lahko med Navadna, Elektronska, Faksirana
• Stranka – Izberemo stranko iz šifranta strank, od katere smo pošto prejeli oziroma poslali
• Vrsta pošte – Izberemo iz šifranta vrst pošt, ki ga lahko oblikujemo po želji
• Predal oznaka - Izberemo med Operater, Zaposlen ali Stranka
• Predal - Glede na oznako izberemo iz seznama operaterjev, zaposlenih, ali strank osebo, kateremu smo pošto oddali ali od njega prejeli.
  
• Stroškovno mesto - izberemo stroškovno mesto.
• Veza – Vpišemo lahko oznako, ki nam pove, na kak način se prejeta pošta obdeluje oziroma kje se je obdelovala poslana pošta.
• Klasifikacijski znak – Izberemo ga iz šifranta, z njim razporedimo prejeto pošto glede na klasifikacijski načrt. 
• Opis – Poljuben opis, glede na katerega bomo lahko poiskali določeno pošto v preglednici.
• Priponka – Določeno pošto lahko shranimo v obliki priponke (npr. prejeti račun lahko poskeniramo v dokumentacijski sistem)
• Opomba – Poljuben zaznamek vezan na pošto.