Preden začnemo z obdelavo Prenos v novo obračunsko leto, moramo izvesti določene aktivnosti:

• Izračun izravnav, tečajnih razlik in tečajnih razlik za finančne konte,
• Usklajevanje kumulative in Usklajevanje zaprtih zneskov, 
• Kontrola kontnega plana,
• Zapiranje razredov,
• Izdelava rezervne kopije podatkov, 
• Izpis poslovnih knjig ob zaključku leta.

Nato preverimo, če so v Posredna knjiženja pri vseh Operaterjih prazna. Knjižene morajo biti tudi tekoče vknjižbe iz obdobja 13, 14 …. Če imamo računalnike v mreži, preverimo, da imajo tudi drugi sodelavci prazna posredna knjiženja. To storimo tako, da v Dnevne obdelave / Posredno knjiženje zamenjamo operaterja in preverimo obstoj vknjižb na drugih operaterjih.

Preverjanje usklajenosti bruto bilance

Pred prenosom preverimo končno bruto bilanco, ki se bo ob prenosu v novo obračunsko leto prenesla v otvoritveno bilanco (obdobje 000). Razred 4 in 7 morata biti pozaprta in prav tako končnega salda v bruto bilanci ne sme biti.

Izpišemo si sintetično bruto bilanco, ki jo najdemo v Dvostavno knjigovodstvo / Izpisi in pregledi / Bilance / Bruto bilanca. 

V primeru, da bilanca ni usklajena, si pomagajte s pregledom temeljnic (Dvostavno knjigovodstvo / Dnevne obdelave / Pregled temeljnic). 

Ob kliku na Pregled prometa vstopimo v promet izbrane temeljnice. S pomočjo gumba Pregled združeno po izbranem združevanju najdemo razlike. Razlike ustrezno popravimo skozi posredno knjiženje.

Izdelava rezervne kopije podatkov 

Preden začnemo z obdelavo Prenos v novo obračunsko leto, najprej obvezno naredimo Izdelavo rezervne kopije podatkov ter preverimo, ali je bil arhiv uspešno narejen. V primeru, da se bo pri obdelavi Prenos v novo obračunsko leto pojavila kakšna težava, je stanje pred obdelavo mogoče obnoviti le na podlagi uspešno narejene Izdelave rezervne kopije podatkov.

Izdelava rezervne kopije podatkov se nahaja v glavnem meniju pod Administracija / Pripomočki / Izdelava rezervne kopije podatkov.   

S kljukico označimo, za katere uporabnike želimo narediti rezervno kopijo. Rezervno kopijo obvezno naredimo najmanj za DK Dvostavno knjigovodstvo, Plačilni promet, PRAC Prejeti računi (v primeru, da uporabljate te module) in SAOPSF bazo.

Po končani izdelavi rezervne kopije podatkov na zavihku »Obnovi« preverimo, ali je bila rezervna kopija podatkov pravilno pripravljena.

Ko smo izvedli vse potrebne aktivnosti, lahko nadaljujemo s prenosom v novo obračunsko leto. 

Obdelava se nahaja v meniju Letne obdelave / Prenos v novo obračunsko leto. 

Program nas najprej opozori, da moramo arhivirati podatke. 

Ko imamo podatke arhivirane, potrdimo in nadaljujemo s prehodom v novo leto: 

Program predlaga novo letnico poslovnega leta in Obdobje saldiranja 12. Obdobje saldiranja 12 pomeni, da bo od obdobja 13 (Januar naslednjega leta) program odbil 12 obdobij in bo tako po prenosu v novo leto obdobje 13 postalo obdobje 1. Vpišemo še Temeljnico (npr. OTV)   in Dogodek (npr. OTVORITEV oz. PRENOS V NOVO LETO) na katero se bo poknjižila otvoritev. Ta dogodek mora imeti obvezno nastavljeno Vrsta vknjižbe: O – račun in plačilo, kot prikazuje spodnja slika.

Predlaga se še Datum začetnega stanja in Opis začetnega stanja, ki ga lahko poljubno spremenimo. 

Ko smo vnesli vse zahtevane podatke, potrdimo s  s klikom na ikono Potrdi.  

Program nas opozori: 

ter nas še enkrat vpraša, če želimo izvesti prenos v novo obračunsko leto.  

Ko potrdimo z Da začne program izvajati prenos v novo leto. Programa med obdelavo ne smemo prekinjati. 

Program nam javi, ko je prenos v novo obračunsko leto dokončan. 

Potrebne aktivnosti TAKOJ po prenosu v novo obračunsko leto:

• Preverimo bruto bilanco s prometom in odprtimi postavkami, če so enaki podatki kot pred prenosom v novo leto. Primerjamo saldo v odprtih postavkah in saldo v glavni knjigi v bruto bilanci.
• V nastavitvah pogledamo, da se je obračunsko leto spremenilo na novo leto.
• V šifrantih obdobij uredimo / dodamo datumske meje v tistih obdobjih, kjer niso vpisane.

Opozorila, ki jih program javi pri obdelavi Prenos v novo obračunsko leto 

Pred prenosom v novo obračunsko leto program preveri:

• obstoj knjižb v posrednem knjiženju,
• pravilnost odprtih postavk,
• ali sta razreda 4 in 7 zaprta,
• obstoj uvoženih izpiskov, kateri še niso knjiženi.

Ko v Letne obdelave / Prenos v novo obračunsko leto nastavimo obdobje saldiranja in knjiženje ter poženemo prehod v novo obračunsko leto, program izvede zgoraj navedene kontrole in v primeru, da naši podatki še niso usklajeni oz. pripravljeni za prehod v novo leto, javi opozorila. Opozorila so sledeča: 

Obstoj vknjižb v posrednem knjiženju

Če vam program javi to opozorilo, preverite obstoj vknjižb v Posrednem knjiženju pri vseh operaterjih ter jih glede na situacijo knjižite ali brišite.  

Pravilnost odprtih postavk

Program preverja ali so odprte postavke skladne z bruto bilanco ter nam v primeru neusklajenosti pripravi dnevnik prenosa, na katerem so izpisani konti in stranke, ki nimajo usklajenega stanja. 

Konti razreda 4 in razreda 7 niso zaprti 

Pri takem opozorilu imate dve možnosti: 

• Nadaljujete z delom (kliknete Da), vendar razredov nimate zaprtih. Prenos salda v novo leto na teh kontih je odvisen od nastavitev kontov. 
• Ne nadaljujete z delom (kliknete Ne) ter poženete Letne obdelave – Zapiranje razredov in poknjižite vknjižbe, ki so se po tej obdelavi pripravile v posrednem knjiženju. 

Obstoj uvoženih izpiskov, kateri še niso knjiženi

Če imate v Dnevnih obdelavah / Plačevanje bančne izpiske, ki še niso knjiženi (tudi če se nanašajo na obdobja novega leta), morajo biti poknjiženi. Lahko jih poknjižimo ali jih pobrišemo ter jih nato po prenosu še enkrat uvozimo in poknjižimo. 

Izpis poslovnih listin ob koncu leta 

Obdelava se nahaja v Dvostavnem knjigovodstvu pod Letnimi obdelavami / Izpis poslovnih listin ob zaključku leta.   

Najprej se omejimo za Leto in Obdobje od … do. 

V poslovnih knjigah lahko izbiramo med Dnevnikom knjiženja, Kartico glavne knjige, Kartico saldakontov in Bilanco. S kljukico označimo kateri izpis želimo izpisati. Na spustnem meniju izberemo katero obliko izpisa želimo.  Poljubno vpišemo Besedilo v zaključku. Na koncu pa še izberemo področje, na katero želimo, da se shranijo listine. 

Po potrditvi se nam izpiše opozorilo:

Ob kliku na Da se nam pripravijo datoteke v PDF obliki in odprejo v predogledu.

Ob kliku na Ne se nam samo pripravijo datoteke v PDF obliki.