Dokumente iz Saop lahko izstavljamo na različne načine. Klasičen način izstavljanja je tiskanje na papir. V zadnjem času pa se uveljavljajo tudi različni drugi načini, kot sta pošiljanje e-računov po elektronski poti ali dokumentov PDF po elektronski pošti. Kako se bo posamezen dokument izstavil, je odvisno od nastavitev posamezne stranke v šifrantu strank.

V šifrantu strank na zavihku 'Izstavitev dokumentov' vnesemo način izstavitve s klikom na gumb Vnesi zapis.

Odpre se naslednje okno:

Najprej izberemo Tip dokumenta. S klikom na gumb  lahko izbiramo med naslednjimi možnostmi:

• Račun: računi, ki se bodo izstavljali v modulu Obračun storitev (OST),
• RačunFAK: računi, ki se bodo izstavljali v modulu Fakturiranje,
• PredračuniFAK: predračuni, ki se bodo izstavljali v modulu Fakturiranje,
• PPSpecifikacija: plačilni promet, ki se bo izstavljal v modulu Dvostavno knjigovodstvo,
• Opomin: opomini, ki se bodo izstavljali v modulu Dvostavno knjigovodstvo,
• OdjavaMSP: odjave, ki se bodo izstavljale v modulu Materialno-skladiščno poslovanje,
• NaročiloK: naročila kupcev, ki se bodo izstavljala v modulu Naročila dobaviteljem in kupcem,
• NaročiloD: naročila dobaviteljem, ki se bodo izstavljala v modulu Naročila dobaviteljem in kupcem,
• IOP: obrazci IOP, ki se bodo izstavljali v modulu Dvostavno knjigovodstvo,
• DobavnicaNDK: dobavnice, ki se bodo izstavljale v modulu Naročila dobaviteljem in kupcem.

Ko izberemo tip dokumenta, ki je obvezen podatek, lahko izpolnimo še preostala polja.

Polje Način izstavitve ponuja naslednje možnosti: 

• Tiskanje (ta možnost je v uporabi tudi, če nimamo vnesenega ničesar), 
• PDF po e-pošti, 
• E-račun po e-pošti, 
• E-račun v spletno banko, 
• Po elektronski poti (ePoštar) in 
• PDF v eRegistrator.

V polju Obrazec  lahko izberemo, kateri obrazec izpisa bomo uporabljali.

V polje e-naslov vnesemo elektronski naslov stranke, na katerega želimo pošiljati račun, če se račun pošilja po elektronski pošti. 

Polje Tip ovojnice izpolnimo, če gre za e-račun.

Polje Ponudnik elektronske poti izpolnimo, če gre za izstavitev po elektronski poti (Način izstavitve: Po elektronski poti (ePoštar)).

V nadaljevanju opisujemo posamezne načine izstavitve.

Tiskanje

Ob pripravi osnutka računa se ta natisne na papir. Program nam ponudi različne obrazce, kjer lahko izbiramo med različnimi videzi računa (obrazce lahko po želji dodajamo in oblikujemo):

PDF po e-pošti

Ob pripravi osnutka računa se pripravi dokument PDF, ki ga ePoštar pošlje stranki na elektronski naslov. 

Program odpre spodnje okno. 

Če želimo, da program poleg računa pošlje tudi morebitne priponke, ki smo jih pripeli računu, s kljukico aktiviramo polje □ Tiskaj / Dodaj Priponka (o.).

Polje □ Ne izvozi črtne šifre aktiviramo, če želimo, da program pri pripravi datoteke e-računa ne izpolni segmenta s črtno šifro.

Polje □ Dodaj vse dokumente iz fascikla aktiviramo, če želimo, da program poleg računa doda še vse dokumente iz fascikla.

Polje □ Dodaj vse PDF dobavnice kot prilogo aktiviramo, če želimo, da program pri pripravi datoteke e-računa doda vse dobavnice kot prilogo.

Polje □ Optimizacija PDF aktiviramo, če želimo, da program optimizira PDF. Gre za enostavnejši PDF, ki je po obsegu manjši od privzetega.

Ob kliku na gumb Osnutek  se račun prenese v zbir dokumentov za izstavitev.

S klikom na gumb Izstavi lahko izstavimo izbrane račune.

Do nastavitev za pošiljanje PDF po e-pošti dostopamo prek zavihkov Administracija --> Uporabnik in računalnik --> Nazivi in licence. 

Izberemo ustreznega uporabnika in kliknemo gumb Popravi zapis. 

Odpre se okno, kjer nastavimo vse, kar je treba za povezavo s poštnim strežnikom (nastavitve so odvisne od poštnega strežnika, ki ga boste uporabljali za pošiljanje elektronske pošte):

Za urejanje oblike elektronskega sporočila, ki se bo pošiljalo strankam, dvokliknemo 'Oddaja PDF računov'. Odpre se okno za urejanje elektronskega sporočila:

Podpisnik (razpoznavni odtis): V polje vpišemo razpoznavni odtis (brez presledkov) veljavnega digitalnega potrdila, ki je nameščeno na isti napravi kot aplikacija ePoštar. V tem primeru se bo elektronsko sporočilo digitalno podpisalo z navedenim digitalnim potrdilom.

Potrditev branja: Aktivna kljukica pomeni, da bo prejemnik elektronskega sporočila dobil vprašanje o potrditvi prebranega sporočila (lahko ga tudi zavrne).

Naslov za odgovor: Vpišemo veljaven elektronski naslov, na katerega želimo prejemati odgovore, če bodo prejemniki računov odgovorili na e-pošto.

Priloge v stisnjeni mapi (ZIP): Aktivna kljukica pomeni, da bodo vse priloge v elektronskem sporočilu skupaj v eni datoteki ZIP.

E-račun po e-pošti

Ob pripravi osnutka računa se pripravi e-račun (ovojnica, eSlog in PDF ter morebitne priloge), ki ga ePoštar pošlje stranki na elektronski naslov. Vse nastavitve in oblikovanje sporočila za pošiljanje so enaki kot pri PDF po e-pošti, zato si lahko vsa navodila ogledate v predhodnem razdelku. Za urejanje oblike elektronskega sporočila moramo dvoklikniti 'Oddaja e-računov'. Poleg tega mora imeti stranka, ki ji bomo pošiljali e-račun po e-pošti, v šifrantu strank obvezno vnesen bančni račun.

Prav tako mora biti na računu izpolnjeno polje Oznaka dokumenta.

E-račun v spletno banko

Pripravi se datoteka e-računa, ki se shrani v predhodno izbrano datoteko. To datoteko lahko pozneje pošljemo plačniku prek spletne banke ali po kakšni drugi poti.

Program odpre spodnje okno. 

Ob kliku na gumb Osnutek  se račun prenese v zbir dokumentov za izstavitev.

S klikom na gumb Izstavi se odpre okno:

Mapa: Vpišemo ali prek gumba izberemo pot do veljavne mape, kamor želimo shraniti e-račun.

Oblika: Na voljo imamo dve možnosti: e-račun se lahko shrani v datoteko *.zip ali brez nje.

Po elektronski poti (ePoštar)

Ob pripravi osnutka računa se bo pripravil e-račun, ki bo poslan plačniku prek ponudnika ePoti (UJP – za proračunske uporabnike ali ZZI – za neproračunske uporabnike).

V programu morate v šifrantu strank pri želeni stranki, ki ji boste račune pošiljali na tak način, obvezno izpolniti polje davčna številka na zavihku Splošni podatki. 

Poleg tega morate na zavihku Bančni račun obvezno vnesti tudi bančni račun. Če od stranke nimate številke bančnega računa (ker ga za samo pošiljanje po e-pošti niti ne potrebujete), lahko vnesete fiktivni račun, in sicer SI56011111111111117.

Na zavihku Izstavitev dokumentov je treba stranki nastaviti način izstavitve 'Po elektronski poti (ePoštar)', kot ponudnika elektronske poti pa izbrati 'e-pošta prek UJPnet-a B2B'.

Katere dokumente lahko navedem kot osnovo ali povezavo pri eRačunu za UJP?

Če prejemnik eRačuna uporablja ponudnika UJP, lahko kot osnovo za račun ali vezni dokument v zavihku Veze navedete samo naslednje tipe dokumentov:

Pogodba (CT)

Naročilo kupca (ON)

Naročilo dobavitelja (VN)

Prevzemnica (ALO)

Dobavnica (AAK)

Razpis – sklop (GC)

Identifikator objekta (ATS)

Projekt/delovni nalog (AEP)

Drugih tipov referenčnih dokumentov pri eRačunih UJP ne podpira.

PDF v eRegistrator

Ob pripravi osnutka računa se bo račun evidentiral kot izstavljen, ne bo pa se nikamor izstavil. Program bo račun v obliki PDF prenesel v eRegistrator.