Knjiga pošte je namenjena spremljanju prejete in poslane pošte.

Po vstopu v Knjigo pošte se prikaže preglednica, kjer je prikazana prejeta pošta tekočega koledarskega leta.

Namen Knjige prejete pošte je spremljanje prejete in poslane pošte. Nahaja se na osnovnem meniju SAOP I-centra.

Vrste pošte

Prejeto in izdano pošto si lahko po želji grupiramo, npr. tiskovina, prejeti računi, osebna pošta… V ta namen je narejen šifrant vrst pošt. Šifrant dobite preko vnosnega okna za pošto (polje Vrsta pošte).   

Vnos vrste pošte

Po kliku na gumb Vnesi zapis (Insert) se odpre spodaj prikazano okno:  

Šifra vrste pošte – šifra vrste pošte. Svetujemo, da uporabljate govoreče šifre, npr. PR za prejete račune.   

Naziv – poimenujemo vrsto pošte.  

Opomba – poljuben zaznamek vezan na vrsto pošte.

Tiskanje vrst pošte

Vrste pošte lahko tudi izpišemo. Lista se lahko izpiše na osnovi naslednjih nastavitvenih podatkov:  

Klasifikacijski načrt – javni sektor  

Klasifikacijski načrt je osnovni in najpomembnejši šifrant za razporejanje dokumentarnega gradiva.
Klasifikacijski načrt uporabljajo stranke v javnem sektorju, v gospodarstvu se klasifikacijskega načrta ne uporablja.
Če boste klasifikacijski načrt uporabljali, si ga lahko po spodnjem navodilu vnesete oz. uvozite.



Vsaki postavki klasifikacijskega načrta določimo:  

• Klasifikacijski znak  – obvezno so številčni, ni dovoljena uporaba črk, niti rimskih številk ali kakšnih drugih znakov.  
• Pomen – kratek opis klasifikacijskega znaka.   
• Rok hrambe  
• Oznako, da gre za trajno dokumentarno gradivo.  
• Oznako da gre za arhivsko gradivo.  
• Opis vsebine klasifikacijskega znaka – daljši opis klasifikacijskega znaka.

S klikom na gumb za uvoz podatkov  (ikona na vrhu preglednice klasifikacijskega načrta) si lahko klasifikacijski načrt uvozite.  Za uvoz klasifikacijskega načrta je potrebno pridobiti pomoč s strani Saop svetovalcev.

Knjiga pošte

Po aktiviranju zgornje obdelave se prikaže preglednica, kjer je prikazana prejeta pošta tekočega koledarskega leta.

Če želimo vnašati oziroma pregledovati prejeto pošto, to označimo nad preglednico. S spremembo Leta lahko pregledujemo tudi staro pošto:   

Vnesi novo pošto

Najprej v preglednici določimo, ali delamo s prejeto ali s poslano pošto. Nato kliknemo na gumb Vnesi zapis (Insert). Odpre se spodaj prikazano okno:

Primer Prejete pošte:

Določen pošta je določena z naslednjimi podatki:

• Zaporedna številka – avtomatično v okviru leta in v okviru prejete in poslane pošte  
• Medij – Izbiramo lahko med Navadna, Elektronska, Faksirana  
• Stranka – Izberemo stranko iz šifranta strank, od katere smo pošto prejeli oziroma poslali  
• Vrsta pošte – Izberemo iz šifranta vrst pošt, ki ga lahko oblikujemo po želji  
• Klasifikacijski  znak – Izberemo ga iz šifranta, z njim razporedimo  prejeto pošto glede na klasifikacijski načrt.  
• Predal oznaka – Izberemo med operater, zaposleni, koristnik OST ali stranka.   
• Predal – Glede na oznako izberemo iz seznama operaterjev, zaposlenih, koristnikov OST ali strank osebo, kateremu smo pošto oddali ali od njega prejeli.   
• Veza – Vpišemo lahko oznako, ki nam pove, na kak način se prejeta pošta obdeluje oziroma kje se je obdelovala poslana pošta.  
• Opis – Poljuben opis, glede na katerega bomo lahko poiskali določeno pošto v preglednici.  
• Priponka – Določeno pošto lahko shranimo v obliki priponke (npr. prejeti račun lahko poskeniramo v dokumentacijski sistem)  
• Opomba – Poljuben zaznamek vezan na pošto.

Tiskanje

Knjigo prejete ali poslane pošte lahko tudi izpišemo. Lista se lahko izpiše na osnovi naslednjih nastavitvenih podatkov:  

V programu sta dva vzorca izpisa Knjige pošte. Na podlagi teh dveh vzorcev lahko oblikujete poljubni izpis knjige pošte sami. Po kliku na gumb Tiskaj (Alt+T) v oknu z nastavitvenimi podatki za izpis, se odpre spodaj prikazano okno.



Označimo vzorec, ki ga želimo uporabljati in kliknemo na gumb Predogled.