V navodilih, ki sledijo, obravnavamo tematiko priprave temeljnice izdanih računov, ki smo jih fakturirali v modulu Fakturiranje , in sicer za izdani račun, plačan z gotovino.

Če govorimo o izdanem računu, ki ga je kupec poravnal z gotovino, lahko v modulu Fakturiranje uredimo nastavitve tako, da program pripravi temeljnico prek prehodnega konta (enako kot v modulu Trgovina na drobno) ali pa brez prehodnega konta (po ustaljeni praksi). Kako bo program pripravil temeljnico, je odvisno od nastavitev načina plačila. V nadaljevanju je podrobnejši opis obeh načinov knjiženja.

1. Izdani račun, plačan z gotovino brez preknjižb na prehodni konto

Če želimo, da program izdanih računov ne knjiži na prehodni konto, na Načinu plačila ne smemo imeti vpisanega konta. Terjatev do kupca se bo zaprla s knjiženjem blagajniškega dnevnika iz modula Blagajniško poslovanje. Za začetek je prikazana ponazoritev knjižb na »T« kontih:

 

Nastavitve načina plačila

V modulu Fakturiranje uredimo načine plačil v Šifranti / Ostali šifranti / Načini plačil.

Če uporabljamo maloprodajni modul oz. Trgovino na drobno, moramo v takem primeru ločiti gotovino iz maloprodajnega modula, ki mora imeti prehodni konto, od gotovine iz modula Fakturiranje, ki prehodnega konta ne potrebuje.

V takem primeru lahko Način plačila gotovina, ki ga uporabljamo v modulu Trgovina na drobno, preimenujemo (ni pa nujno) – na primer šifro 0 preimenujemo v »TDR – gotovina maloprodaja«. 

Za potrebe gotovinskega prometa v modulu Fakturiranje odpremo nov način plačila, ki ne bo imel konta, in ga npr. poimenujemo »FAK – gotovina fakturiranje«.

• Šifra – vnesemo poljubno šifro. Kot je že navedeno, odpremo nov način plačila za gotovinski promet iz modula Fakturiranje.
• Naziv – vnesemo naziv, iz katerega je razvidno, da gre za način plačila, ki ga bomo uporabili v modulu Fakturiranje, da bo fakturist med vnesenimi načini lažje prepoznal in izbral ustreznega.
• Tip načina plačila – pri gotovini izberemo G = Gotovina.
• Vrsta blagajniškega prejemka – iz šifranta vrst blagajniških prejemkov izberemo šifro, ki predstavlja plačilo kupca.
• Način plačila – polje lahko pustimo prazno.

Nastavitve za knjiženje – v tem delu pustimo nastavitve prazne.

Izstavitev računa

Račun pripravimo po ustaljenem postopku. Izpolnimo zavihek Splošno, Analitike, Vrstice, …

Na zavihku Naslovi označimo, da gre za Gotovinsko prodajo. Ko račun Potrdimo, program odpre okno za izbiro Načina plačila. Na tem mestu izberemo ustrezno Gotovinsko plačilo – v našem primeru »FAK – gotovina IR«.

Priprava blagajniškega prejemka in izstavitev računa

Nadaljujemo s pripravo blagajniškega prejemka z gumbom . Program nas najprej opozori, da je treba račun izstaviti, če tega še nismo izvedli.

Nadaljujemo s klikom na Da, nato program odpre modul Blagajniško poslovanje oz. okno z Blagajniškim prejemkom. Vsi podatki na blagajniškem prejemku se izpolnijo iz izdanega računa, prepiše se povezava na dokument, ki ga bo blagajniški dokument zapiral, na vrstico blagajniškega prejemka pa se zapiše konto kupca ali avansa iz izdanega računa.

Ko potrdimo blagajniški prejemek, program samodejno odpre okno za izstavitev in tiskanje računa. Tako pripravljen račun natisnemo. Če smo najprej pripravili blagajniški prejemek, se ob izstavitvi računa izpiše, da je račun plačan z gotovino, in navede, s katerim blagajniškim prejemkom je bil račun poravnan, če uporabljamo standardno predlogo računa Saop.

Knjiženje v Dvostavno knjigovodstvo

Sledi knjiženje v Dvostavno knjigovodstvo. Pri knjiženju v glavno knjigo je pomemben vrstni red temeljnic. Najprej poknjižimo račun. Program pripravi temeljnico v Posredno knjiženje. Tako pripravljene knjižbe poknjižimo naprej v glavno knjigo. Nadaljujemo s knjiženjem blagajniškega dnevnika. Tudi blagajniški dnevnik pripravi knjižbe v Posredno knjiženje. Vrstice blagajniškega dnevnika, ki zapirajo izdane račune, vsebujejo podatek o povezavi oz. dokumentu, na katerega se plačilo nanaša.

Ko v glavno knjigo poknjižimo izdane račune, se tvorijo odprte postavke, ki jih z blagajniškim dnevnikom zapiramo. Če najprej poknjižimo blagajniški dnevnik in še nimamo odprtih postavk, bodo računi, ki se poknjižijo pozneje, ostali odprti in jih moramo v Pripomočkih / Zapiranje postavk še ročno zapreti.

2. Izdani račun, plačan z gotovino s preknjižbo na prehodni konto

Če želimo, da program izdane račune iz modula Fakturiranje knjiži na enak način kot dnevne iztržke iz modula Trgovina na drobno, prek prehodnega konta, uporabimo v modulu Fakturiranje isti Način plačila, kot ga uporablja modul Trgovina na drobno (način plačila, na katerem je naveden prehodni konto). Pri knjiženju temeljnice izdanega računa se bo terjatev do kupca takoj preknjižila na prehodni konto, s knjiženjem blagajniškega dnevnika iz modula Blagajniško poslovanje pa se bo saldiral prehodni konto, kot prikazuje primer:

Nastavitve načina plačila

V modulu Fakturiranje uredimo načine plačil v Šifranti / Ostali šifranti / Načini plačil.

Če uporabljamo maloprodajni modul oz. Trgovino na drobno , imamo v šifrantu  Način plačila gotovino, najpogosteje šifrirano s šifro 0, ki jo lahko uporabimo za račune, plačane z gotovino v modulu Fakturiranje. Če gotovinskega načina plačila še nimamo, odpremo novega:

• Šifra – vnesemo poljubno šifro.
• Naziv – vnesemo naziv, iz katerega je razvidno, da gre za gotovinsko plačilo.
• Tip načina plačila – pri gotovini izberemo G = Gotovina.
• Vrsta blagajniškega prejemka – iz šifranta vrst blagajniških prejemkov izberemo ustrezno šifro prejemka.
• Način plačila – polje lahko pustimo prazno.

Nastavitve za knjiženje - v tem delu določimo konto, na katerega se bo izvedlo preknjiženje. 

• Šifra konta – iz kontnega plana izberemo šifro prehodnega konta vrste Finančni ali Stroškovni konto.
• Stran knjiženja – preknjižba gre v Breme.
• Sprememba predznaka – pri tovrstnih knjižbah Ni spremembe predznaka.
• Analitike – obvezno označimo, če pri knjiženju uporabljamo konte, ki se vodijo analitično.
• Stranko – pustimo prazno. 

Izstavitev računa

Račun pripravimo po ustaljenem postopku. Izpolnimo zavihek Splošno, Analitike, Vrstice, …

Na zavihku Naslovi označimo, da gre za Gotovinsko prodajo. Ko račun Potrdimo, program odpre okno za izbiro Načina plačila – izberemo Gotovina.

Priprava blagajniškega prejemka in izstavitev računa

Nadaljujemo s pripravo blagajniškega prejemka z gumbom . Program nas najprej opozori, da je treba račun izstaviti.

Nadaljujemo s klikom na Da, nato program odpre modul Blagajniško poslovanje oz. okno z Blagajniškim prejemkom. Vsi podatki na blagajniškem prejemku se izpolnijo iz izdanega računa – prepiše se povezava na dokument, ki ga bo blagajniški dokument zapiral, na vrstico blagajniškega prejemka pa se zapiše konto iz načina plačila.

Ko potrdimo blagajniški prejemek, program samodejno odpre okno za izstavitev in tiskanje računa. Tako pripravljen račun natisnemo. Če smo najprej pripravili blagajniški prejemek, se ob izstavitvi računa izpiše, da je račun plačan z gotovino, program pa navede, s katerim blagajniškim prejemkom je bil račun poravnan, če uporabljamo standardno predlogo računa Saop.

Knjiženje v Dvostavno knjigovodstvo

Sledi knjiženje v Dvostavno knjigovodstvo. Pri knjiženju izdanega računa program pripravi preknjižbo na prehodni konto. Temeljnica se pripravi v Posredno knjiženje. Tako pripravljene knjižbe poknjižimo naprej v glavno knjigo. Nadaljujemo s knjiženjem blagajniškega dnevnika. Tudi blagajniški dnevnik pripravi knjižbe v Posredno knjiženje. Z blagajniškim dnevnikom saldiramo prehodni konto.

Zapiranje postavk na kontu terjatev do kupca

Ko temeljnico poknjižimo iz Posrednega knjiženja, se ta dokument na Odprtih postavkah izkazuje kot odprt.

Knjižbe moramo še zapreti v Pripomočkih / Zapiranje postavk ali z Avtomatskim zapiranjem.

Opozorilo:

Če so v šifrantu načinov plačil ali v šifrantu blagajniškega prejemka navedeni konti, ki se medsebojno ne ujemajo, lahko pripravimo neustrezne temeljnice, ki se na različne načine odražajo v glavni knjigi!