Saop omogoča avtomatsko izmenjavo podatkov z velikimi trgovinami (prejeta naročila, izdani računi, poročilo o stanju zalog ...).

RIP je okrajšava za Računalniško Izmenjavo Podatkov.

Gre za izmenjavo podatkov EDI, ki je podatkovno prilagojena za izmenjavo med podjetji v Sloveniji, del izmenjave dokumentov pa poteka tudi s podjetji v tujini.

Izmenjava je prilagojena strukturi podjetja Panteon Group (zdaj je del podjetja Editel).

Rešitev Saop omogoča avtomatsko izmenjavo podatkov s tistimi velikimi trgovinami, ki uporabljajo rešitve Panteon Group d. o. o. – Editel (Engrotuš, Mercator, DM, Spar, Baumax, Merkur, Mueller, Inter ...) in Redok EDI d. o. o.

Tako lahko avtomatsko izmenjujete standardizirane dokumente.

Zakaj podjetja uporabljajo sistem za računalniško izmenjavo podatkov?

Z elektronsko izmenjavo standardiziranih dokumentov podjetje pridobi naslednje:

• skrajšanje posameznih procesov v podjetju,
• odpade ročno vnašanje podatkov,
• ni napak pri vnosu dokumentov v poslovne aplikacije,
• bistveno se izboljšajo možnosti načrtovanja in optimizacije procesov,
• večja varnost in zanesljivost poslovanja,
• boljši izkoristek virov podjetja,
• znižanje stroškov poslovanja.

Kaj potrebujemo za uvedbo sistema RIP?

• Sklenitev pogodbe s podjetjem Panteon Group d. o. o. ali Redok EDI d. o. o.
• Sistem Saop RIP (če ga še nimate, pošljite povpraševanje na info@saop.si)
• Namestitev procedure za uvoz naročil
• Namestitev klienta za sistem RIP

Primeri – Kako deluje sistem RIP?

1. Uvoz naročila iz sistema RIP
   • Kupci (Mercator, Spar ...) vpišejo v svoj informacijski sistem naročilo dobavitelju, ga potrdijo in pošljejo v sistem RIP.
   • Sistem RIP dostavi naročilo na strežnik uporabnika.
   • Procedura Saop za uvoz naročil iz sistema RIP prenese nova naročila v Saop, med naročila kupcev (običajno se za to vrsto naročanja odpre posebna knjiga naročil).
2. Pošiljanje dokumentov prek sistema RIP
   • Pri uvozu Saop avtomatsko oblikuje dokument SOR (Simple Order Response), klient RIP pa ga dostavi kupcu. Ta dokument je potrdilo, s katerim kupec vidi, da je dobavitelj naročilo sprejel.
   • Iz naročila kupca se izdela predlog dobavnice, v katerega operater vpiše, kaj bo lahko dobavil kupcu. Ko konča, izdela FOR (Full Order Response) ali polni odgovor na naročilo.
   • Vsaj 3 ure pred fizično dobavo operater izdela DOB (dobavnico) in jo pošlje prek sistema RIP kupcu. Ta jo nato avtomatsko uvozi. Zelo pomembno je, da se elektronska in fizična dobava artiklov ujemata.
   • Sprejem »prevzemnice« ... Ko kupec blago prejme, lahko pri sebi popravi količine. Popravljena količina se z uvozom prevzemnice v Saop prenese v »Odpremljeno količino«.
   • Zadnji dokument je račun v elektronski obliki.

Rešitev temelji na sistemu črtnih kod EAN, tako za kupce kot tudi za artikle. Osnova za nemoteno delovanje je, da ima vsak artikel vpisano črtno šifro EAN in vsaka stranka vpisano črtno šifro EAN.

Vsak uporabnik sistema RIP mora svojemu podjetju zagotoviti črtno šifro EAN, prav tako mora šifro EAN zagotoviti vsem artiklom, ki jih prodaja prek sistema RIP.

Opis dela po sistemu RIP v Saopu

Šifranti (najmanjša količina podatkov, potrebna za uspešno delovanje)

Artikli

Izpolnjen mora biti podatek Črtna šifra

Pomembno!

Črtna šifra je lahko vpisana samo pri enem aktivnem artiklu v šifrantu artiklov. Če bo ista črtna šifra pri dveh artiklih, bo RIP pri uvozu prikazal napako in artikla ne bo v naročilu kupca.

Strankini podatki in podatki SSCC

Kliknemo gumb Za stranke, ko imamo odprto šifro artikla:Odpre se okno za vnos, popravljanje in brisanje podatkov:

Naslednja slika prikazuje okno, ki se prikaže ob kliku na gumb »Popravi zapis« – za spreminjanje obstoječih podatkov.

Ob kliku na gumb »Vnesi zapis« so vsa polja prazna.

1. Šifra kupca
2. Kupčeva šifra za artikel in kupčev naziv artikla
3. Pretvornik količine – število enot na paleti
Pomembno! Glede na ta podatek se izračunavajo paletne nalepke na odpremi.
4. Črtna šifra za RIP ... Če kupec za artikel uporablja svojo kodo GTIN, jo lahko vpišemo v to polje.
5. Označimo možnost Naročanje.

Stranke

Uporabnik in kupci morajo imeti izpolnjen podatek EAN – šifra stranke.

Ti podatki so pravzaprav številke GLN. GLN (Global Location Number) je edinstven 13-mestni identifikator, ki se uporablja za natančno identifikacijo pravnih oseb, njihovih lokacij (npr. sedežev, skladišč, trgovin) ali poslovnih funkcij. Standard je izdala globalna organizacija GS1 in se uporablja za elektronsko izmenjavo podatkov (EDI) v dobavni verigi.

Vpisane morajo biti vse številke GLN, in sicer za:

• Vsa dostavna mesta pri kupcu ... Dostavna mesta morajo biti odprta kot prejemniki, povezana pa s šifro plačnika (klasičen sistem prejemnik/plačnik). Vsak kupec mora imeti odprti vsaj dve šifri stranke. Eno kot dostavno mesto, drugo kot šifro plačnika in seveda 2 različni kodi GLN.

• Šifro plačnika

• Šifro stranke, ki predstavlja naše podjetje (nastavitve NDK ... šifra uporabnika)

Na podlagi teh kod GLN se RIP in Saop »prepoznata«, v nasprotnem primeru se naročilo kupca ne uvozi, ampak ostane neuvoženo.

Delo z dokumenti

Pogoji za dokumente RIP
V sistemu RIP si dokumenti sledijo v določenem zaporedju. Če predhodni dokument ni izveden, se naslednji ne more izvesti. Izjema je, ko kupec ne uporablja celotnega krogotoka dokumentov.
V takem primeru mora imeti stranka plačnik vpisano lastnost po meri »RIPENOSTAVNO=Da«. Nato lahko dokumente »preskakujemo«.

• Če ni izdelan polni odgovor, pošiljanje dobavnice v RIP ni mogoče.
• Če prevzemnica ne obstaja, izdelava računa in njegovo pošiljanje v RIP nista mogoča.
• Če je označena možnost »Preveri prevzem RIP«, izdelava računa ni mogoča, dokler ne uredimo odpremnega naloga.

1. Naročila kupcev

Trgovina in proizvodnja/Dobavitelji in kupci/Kupci/Naročila kupcev

Ko je naročilo kupca uvoženo, ga dobimo v preglednici naročil kupcev kot odprto (črna barva)

Preverjanje naročila in kontrola zaloge

Naročilo kupca odpremo in preverimo, ali imamo dovolj zaloge za dobavo (zaloge lahko tudi ni, če vemo, da bo npr. proizvodnja izvedena na podlagi naročila kupca).

Zalogo najlažje pregledamo tako, da odpremo naročilo in kliknemo gumb Zaloga vrstic.

Če katere od vrstic ni na zalogi, je obarvana rdeče.

Parametri za polni odgovor na naročilo

Pri pregledu naročila kupca z namenom izdelave polnega odgovora so možni trije scenariji:

• Popolna potrditev naročila – če ne izvedemo nobene spremembe naročila kupca

• Sprememba – če izvedemo vsaj eno spremembo v vrstici naročila kupca

• Popolna zavrnitev naročila – v zavihku »Dostava« označimo »V celoti zavrni prejeto naročilo«.

– Urejanje vrstice naročila kupca v primeru spremembe

• Spremembe, ki so dovoljene pri naročilu kupca, so spremembe količine in šifre artikla. Glede na spremembo je obvezno izpolniti podatek »Razlog RIP«.

• Naročilu ne smemo dodajati novih vrstic. Če je to potrebno, jih dodamo na odpremnem nalogu.

Pošiljanje polnega odgovora (FOR) v RIP

Trgovina in proizvodnja/Dobavitelji in kupci/Kupci/Naročila kupcev – Izvoz podatkov/Polni odgovor za RIP

Če delamo samo za eno naročilo kupca, kliknemo samo Potrdi.

Lahko pa vpišemo podatke za več naročil (po kupcu ali plačniku).

Da je potrditev uspela, vidimo po tem, da se pojavi kljukica v stolpcu »Poslan odgovor«.

Ko je naročilo obdelano, ga je mogoče prenesti v odpremni nalog. Prenos se izvede po standardnem postopku v programu Saop s klikom na gumb »Odprema«.

2. Odpremni nalogi

V pogledu »Odpremni nalogi« je več stolpcev, ki so zelo koristni za izmenjavo podatkov RIP.

1. FOR RIP – označuje, da je bil poslan polni odgovor RIP (to naredimo že v naročilu kupca).
2. Dobavnica RIP – označuje, da je bila poslana dobavnica v RIP.
3. Prevzeto RIP – označuje, da je kupec vrnil prevzemnico.
4. Preveri prevzem RIP – če je tukaj kljukica, je bila prevzeta količina različna od odpremljene količine.
5. Račun RIP – račun je izdelan in poslan v RIP.

Odpremni nalog, iz katerega nastane dobavnica, nastane na podlagi naročila kupca. Odpremni nalog lahko prosto popravljamo, dodajamo vrstice ... Ni pogojen z vsebino »polnega odgovora«. Vsi dokumenti se navezujejo na vrstico naročila kupca.

Urejanje vrstic odpremnega naloga

Odpremo odpremni nalog in kliknemo zavihek Vrstice. Lahko:

• Popravljamo podatke o količini, ceni, popustu ...
• Dodajamo nove vrstice.
• Kopiramo vrstice.

Obstaja posebnost pri kopiranju vrstice odpremnega naloga (npr. z namenom izdaje več serij, vezanih na eno vrstico naročila kupca). Da se ohranijo vse potrebne povezave in podatki iz vrstice naročila kupca, je treba vrstico kopirati iz izvirne tako, da jo označimo, kliknemo z desno tipko miške in izberemo »Kopiraj vrstico«.

Embalažo vedno dodamo kot novo vrstico v odpremnem nalogu (v naročilih kupcev je ne smemo dodajati).

Tip artikla mora biti »E – embalaža«.

Urejanje in delo s kodami SSCC za palete – dodajanje, pregled in brisanje na odpremnem nalogu

Nekateri kupci zahtevajo kode SSCC na paletah. Treba jih je »izračunati«, izpisati in poslati v sistem RIP skupaj z dobavnico.

Pogoj, da se bo koda SSCC izvozila v dobavnici RIP, je, da ima stranka plačnik v lastnostih po meri izpolnjeno lastnost »RIPSSCC=Da«.

Ko z desnim gumbom miške kliknemo prazen prostor v odpremnem nalogu, se odpre okno, v katerem lahko izberemo možnost »Poglej palete SSCC«.

Na podlagi podatkov, vnesenih v »Artikli/Za stranke«, bo program izračunal vse potrebne informacije za ustvarjanje kode SSCC.

Če imate program WMS, ki je povezan s programom Saop, je mogoče podatke vnesti tudi na ta način.

Nalepke SSCC morajo biti oblikovane v skladu z vašimi zahtevami in tehničnimi specifikacijami.

Pošiljanje dobavnice v RIP

V preglednici odpremnih nalogov označimo odpremni nalog in kliknemo gumb Izvozi, nato izberemo Dobavnica RIP.

Ko se odpremni nalog pošlje v RIP, se ustrezno polje (»Dobavnica RIP«) označi.

Urejanje odpremnega naloga v primeru »Preveri prevzem RIP«