Pred začetkom novega šolskega leta učenci običajno napredujejo v višji razred (iz 1. v 2. razred, iz 2. v 3. razred itd.).

Spremembe skupin v modulu OST izvedemo v meniju Pripomočki → Sprememba skupin. Tam lahko učence in otroke premestimo v ustrezne skupine oziroma razrede za novo šolsko leto.

Pred začetkom obdelave obvezno arhiviramo podatke!

Opozorilo: Premestitve izvajamo po vrstnem redu od najvišjega do najnižjega razreda. Najprej premestimo učence 9. razreda med Izpisane in potrdimo, nato učence 8. razreda v 9. razred in potrdimo, nato učence 7. razreda v 8. razred in potrdimo itd.

Ko izberemo Pripomočki → Sprememba skupin, se prikaže naslednje opozorilo:

Po kliku na V redu se odpre naslednje okno:

Preglednica skupin je razvrščena po šifri skupine. Premestitev otrok med skupinami izvedemo tako, da v stolpec Nova skupina vnesemo šifro skupine, v katero želimo prenesti otroke.

Če je vrstica obarvana rdeče, to pomeni, da v tej skupini trenutno ni nobenega otroka.

Po kliku na gumb Potrdi se odpre spodnje okno, v katerem vnesemo datum spremembe skupine. Ta datum bo uporabljen kot datum začetka veljavnosti premestitve.

Pri šolah priporočamo, da kot datum spremembe skupine vnesemo trenutni datum, če spremembe skupin izvajamo med poletnimi počitnicami in je obračun za tekoče obdobje že zaključen. Tako bomo pri urejanju vzorcev obrokov že videli, v katere skupine bodo otroci razporejeni v naslednjem šolskem letu.

Če spremembe skupin izvajamo po 1. septembru, kot datum spremembe vnesemo 1. 9. tekočega šolskega leta.

Ko potrdimo datum, se v stolpcu Zgodovina prenosa izpiše podatek o tem, v katero skupino oziroma enoto in koliko otrok smo prenesli iz izbrane skupine.

V tem trenutku so otroci že preneseni v nove skupine.

Ko smo opravili prenos iz 9. razreda v Izpisane, nadaljujemo s prenosom 8. razreda v 9. razred itd.

Skupina, ki smo jo prenesli v drugo skupino, se obarva zeleno. V stolpcu Zgodovina prenosa se prav tako z zeleno izpiše, da so bili otroci preneseni v nove skupine. Zelene vrstice in zapis v Zgodovini prenosa ostanejo prikazani do trenutka, ko pripomoček zapremo z gumbom Zapri.

V stolpcu Zgodovina prenosa je zapis v obliki npr. [1] 9998/98-1. Številka [1] pomeni, da gre za prvi korak, ki smo ga izvedli, [2] pomeni drugi korak itd. Drugi del (9998/98) pove, v katero skupino in enoto smo prenesli otroke, zadnja številka (-1) pa pove, koliko otrok smo v tem koraku prenesli.

Na spodnjem primeru vidimo, da smo za razred 2A izvedli dva prenosa. V 7. koraku smo enega učenca prenesli v razred 3A, v 8. koraku pa enega učenca v razred 3B.

S klikom v polju Nova skupina se nam prikaže ikona. S klikom na ikono se odpre seznam otrok v izbrani skupini, kjer lahko izločimo otroke, ki jih ne želimo prenesti v drugo skupino.

 

V tem primeru vidimo, koliko otrok bomo prenesli v drugo skupino

V primeru, ko v novi skupini še ni nobenega otroka, se sprememba skupine izvede brez dodatnih opozoril. Če pa so v novi skupini otroci že prisotni (na primer pri selitvi učencev iz 9. razreda v skupino Izpisani), nas program opozori z naslednjim sporočilom: »Nova skupina za otroke že obstaja. Želite nadaljevati?« Po potrditvi z možnostjo Da se sprememba skupine izvede.

Ta pripomoček lahko uporabljamo tudi za selitve otrok v okviru vrtca (koda V). Pri vrtčevskih skupinah se lahko odločimo, da pri prenosu otrok iz stare v novo skupino hkrati prenesemo tudi Program in Starostno obdobje. V tem primeru se podatka samodejno prepišeta iz šifranta skupin nove skupine.

Najprej izberemo otroke, ki jih želimo prenesti iz ene skupine v drugo. Če želimo, da se Program in Starostno obdobje preneseta avtomatično iz šifranta skupin, pred prenosom označimo obe možnosti s kljukico.

Pogoj za avtomatski prenos programa in starostnega obdobja na otroka pri prenosu v drugo skupino je, da sta ta podatka vpisana v šifrantu skupin pri ciljni skupini.

Na ta način otroci v zgodovini dobijo tudi zapis o spremembi programa in starostnega obdobja, skladno s skupino, v katero so bili preneseni.

Ko so vsi otroci preneseni v nove skupine, nadaljujemo v Pripomočki → Prenos podatkov otrok v Stranke.

Potrdimo, kot je prikazano na spodnji sliki. S tem prenesemo nove skupine tudi v šifrant strank. To pomeni, da se bodo v SPR otroci prikazovali v pravilnih skupinah.