V zvezi z novim plačnim sistemom, ki je stopil v veljavo s 1. 1. 2025, smo v programu Saop Obračun plač in Kadrovska evidenca poskrbeli za ustrezne zakonske prilagoditve.
Za izvedbo prevedbe je potrebno, da imate nameščeno verzijo Saop 2024.09.005 oziroma novejšo. Omenjena verzija vsebuje prvi sklop dopolnitev, vezanih na prevedbo. Z naslednjo verzijo programa Saop bodo izvedene dopolnitve obračuna, dopolnitve izgleda obračunskega lista ter ostale potrebne dopolnitve (ISPAP), za kar vas bomo pravočasno obvestili.
<span class="fr-mk" style="display: none;"> </span><span class="fr-mk" style="display: none;"> </span>
Za pravilno nastavitev šifrantov je zelo pomembno, da sledimo zaporedju korakov, kot so prikazani v navodilu!
Posodobitev kataloga delovnih mest izvedemo v šifrantu Delovnih mest. Posodobitev lahko izvedemo tako v programu Kadrovska evidenca kot tudi v programu za Obračun plač.
Tiste stranke, katere nimate Saop programa Kadrovska evidenca ali pa je za ta postopek (ažuriranje šifranta delovnih mest) zadolžena zaposlena, katera izvaja obračun plač, lahko uvoz novih delovnih mest izvedete tudi v programu za Obračun plač. Svetujemo, da se postopek izvede samo v enem programu (ali v Kadrovski evidenci ali v Obračunu plač).
Na osnovnem meniju v programu Kadrovska evidenca izberemo Kadrovski šifranti…Delovna mesta… Odpre se šifrant vseh obstoječih delovnih mest. V desnem zgornjem kotu kliknemo na ikono za Uvoz podatkov in izberemo Prevedba JS 2025…Uvoz novih delovnih mest z dne 1.1.2025.
Preostalih dveh funkcionalnosti, ki sta še na voljo na meniju Prevedba JS 2025 v tem koraku ne izvajamo!
Uvoz se izvede zelo hitro. Po končanem uvozu se javi informacija. Potrdimo s klikom na gumb V redu.
V vaš obstoječ šifrant delovnih mest z uvozom novih delovnih mest ne bomo posegali. Z uvozom so se le dodala nova delovna mesta iz kataloga (npr. dodatna delovna mesta, katera nadomeščajo J skupino, delovna mesta, za katera je bil uveden nov naziv npr. fizioterapevt,…) z veljavnostjo od 1.1.2025 dalje.
Posodobitev podatkov na šifrantu DM (Min in Max plačni razred delovnega mesta ter posodobitev nazivov na delovnih mestih) se bo izvajala kasneje. Postopek vam bo predstavljen v drugem sklopu navodil, ki sledijo.
Na osnovnem meniju v programu za Obračun plač izberemo Šifranti…Ostali šifranti…Delovna mesta… Odpre se šifrant vseh obstoječih delovnih mest. V desnem zgornjem kotu kliknemo na ikono za Uvoz podatkov in izberemo Prevedba JS 2025…Uvoz novih delovnih mest z dne 1.1.2025).
Uvoz se izvede zelo hitro. Po končanem uvozu se javi informacija. Potrdimo s klikom na gumb.
V obstoječ šifrant delovnih mest z uvozom novih delovnih mest ne bomo posegali. Z uvozom so se le dodala nova delovna mesta iz kataloga (npr. dodatna delovna mesta, katera nadomeščajo J skupino, delovna mesta, za katera je bil uveden nov naziv npr. fizioterapevt, …) z veljavnostjo od 1.1.2025 dalje.
Podatki zaposlenih za obračun plače, katere bomo preračunali s pomočjo pripomočka za prevedbo (npr. skupna razlika, izračunani zneski obrokov po obdobjih, osnove plače zaposlenih po obdobjih,…) se bodo avtomatsko shranili ob prevedbi na osnove zaposlenih. Vrednosti teh osnov bomo kasneje uporabili pri obračunih plač od 1.1.2025 dalje. Uvoz osnov zaposlenih je narejen na način, da se avtomatsko dodajo nove šifre osnov od 700 do 716 ter šifra 720. V primeru, ko v našem sistemu obračuna omenjene šifre osnov zaposlenih že obstajajo, je potrebno, da oddate zahtevek na Saop vsebinsko podporo in postopka ne nadaljujemo !!! V tem primeru je potrebno, da nas kontaktira Seyfor svetovalec. Sistem nas sicer ob uvozu tudi opozori, če šifre osnov zaposlenih že obstajajo, vendar previdnost ni odveč.
Na osnovnem meniju za obračun plač izberemo Šifranti…Sistem obračuna…Nazivi osnov zaposlenih. Preglednica prikazuje prvih 50 zapisov. Ker pa običajno uporabljamo več kot 50 osnov, je potrebno določiti, da želimo izvesti pregled nad vsemi vpisanimi osnovami. Označimo kljukico pri podatku Vsi zapisi. Na dnu preglednice je potrebno izbrati pregled nad Vsemi zapisi (ne pa samo Aktivnimi osnovami).
Svetujemo, da si preglednico osnov zaposlenih sortiramo po Šifri. S pomočjo drsnika se pomikamo po nazivih osnov in preverimo ali imamo proste šifre od 700 do 716 ter šifro 720.
(Slika je informativna, namenjena pregledu osnov. Naše osnove se lahko razlikujejo od osnov na sliki)
Če omejenih šifer nimamo zasedenih, izvedemo uvoz osnov zaposlenih.
Uvoz osnov zaposlenih izvedemo v Saop programu za obračun plač. Na osnovnem meniju izberemo Šifranti…Sistem obračuna…Nazivi osnov zaposlenih… V desnem zgornjem kotu kliknemo na ikono za Uvoz podatkov…Izberemo Prevedba JS 2025 – uvoz osnov zaposlenih.
(Slika je informativna, namenjena prikazu uvoza osnov. Naše osnove se lahko razlikujejo od osnov na sliki)
Uvoz osnov se izvede zelo hitro. Po končanem uvozu se izpiše informacija. Potrdimo s klikom na gumb V redu.
Osnove zaposlenih se uvozijo od šifre osnove zaposlenih 700 do 716 ter šifra 720.
Vrednost posamezne osnove zaposlenega se bo avtomatsko napolnila ob zaključku izvedbe prevedbe, ko bomo izvedli obdelavo Prenos podatkov v šifrant zaposlenih. Postopek vam bo v nadaljevanju predstavljen. V tem koraku je potrebno samo to, da nove osnove zaposlenih uvozimo.
Svetujemo, da si uvožene osnove preverimo tako, da po uvozu preglednico osnov zaposlenih zapremo.
Ponovno se vrnemo v preglednico osnov. Na osnovnem meniju za obračun plač izberemo ponovno Šifranti…Sistem obračuna…Nazivi osnov zaposlenih. Preglednica prikazuje prvih 50 zapisov, zato je potrebno določiti, da želimo izvesti pregled nad vsemi vpisanimi osnovami. Kljukico označimo pri podatku Vsi zapisi.
Svetujemo, da si preglednico osnov zaposlenih sortirate po šifri. S pomočjo drsnika se pomikate po nazivih osnov. Od šifre 700 naprej so se uvozile nove osnove.
Po pregledu preglednico zaprete s klikom na gumb Zapri.
Vse stranke, katere vodimo zgodovino podatkov zaposlenih in spremembe zaposlenih vnašamo prek sprememb za prihodnost je pomembno, da na tem mestu izvedemo zapis zgodovine.
Običajno ob zaposlitvi določenega zaposlenega (po tem, ko vnesemo v šifrantu vse njegove podatke) pripravimo tudi Začetni zapis zgodovine (z datumom zaposlitve) takega zaposlenega.
Če tega striktno ne izvajamo, je potrebno, da pripravimo Začetni zapis zgodovine. Tako bo sistem za vse zaposlene, kateri še nimajo vnesenega začetnega zapisa zgodovine pripravil začetni zapis in shranil trenutne podatke zaposlenih na dan 31.12.2024. Na vse preostale zaposlene (za katere že obstajajo zapisi zgodovine) obdelava ne vpliva.
Na dnu šifranta Zaposlenih (svetujemo, da začetni zapis zgodovine izvajamo preko šifranta Zaposlenih v programu Kadrovska evidenca) izberemo … Pripomočki … Priprava ZAČETNEGA zapisa zgodovine.
Bodite pozorni, da izberemo Priprava ZAČETNEGA zapisa zgodovine (NE pa Priprava zapisa zgodovine!!!). Odpre se naslednje okno…
Podatek datum prenosa spremembe vpišemo 31.12.2024. Šifra zaposlenega od - do ni potrebno izpolnjevati, saj bomo pripravili začetni zapis zgodovine za vse zaposlene hkrati. Ob Potrditvi pridobimo informacijo, da je obdelava Končana.
Na dnu šifranta Zaposlenih (svetujemo, da zapis zgodovine izvajamo preko šifranta Zaposlenih v programu Kadrovska evidenca) izberemo … Pripomočki … Priprava zapisa zgodovine.
Odpre se naslednje okno…
Podatek datum prenosa spremembe vpišemo 1.1.2025. Šifra zaposlenega od - do ni potrebno izpolnjevati, saj bomo pripravili zapis zgodovine za vse zaposlene hkrati. Ob Potrditvi pridobimo informacijo, da je obdelava Končana.
Za kontrolo na šifrantu Zaposlenih preverimo podatke na način, da izberemo poljubnega zaposlenega ter kliknemo na tretjo ikono – spremembe za prihodnost.
Tako se nam za vsakega zaposlenega v spremembah za prihodnost avtomatsko doda vrstica za Aktivno spremembo z datumom veljavnosti 1.1.2025.
Tako se nam bodo vsi podatki, ki jih bomo v nadaljevanju spremenili na šifrantu Zaposlenih beležili na odprto aktivno spremembo (Sprememba delovnih mest, plačnih razredov, osnov zaposlenih, osnov po DM zaposlenih, Evidentiranje po SM, Viri financiranja ISPAP,…).
Na tem mestu velja opozoriti, da vse zgoraj navedene spremembe na šifrantu zaposlenih lahko vnašamo direktno na šifrantu zaposlenih prek ikone za Popravi zapis (oz. dvoklik na zaposlenemu).
Ker obstaja aktivna sprememba, se avtomatsko vse spremembe vnesene direktno na šifrant zaposlenih (ne prek ikone Spremembe za prihodnost) istočasno avtomatsko beležijo v odprto aktivno spremembo. Več o potrebnih spremembah podatkov na šifrantu zaposlenih (veljavnih s 1.1.2025) je opisano v naslednjih korakih.
Tako bomo imeli kronološki vpogled v celotno zgodovino podatkov zaposlenega.
Na spodnji povezavi se nahajata dve datoteki:
KERazredPlacilni.txt
KERazredPlacilniIzhodiscnaPlaca.txt
Vsebino priponke shranite na računalnik na naslednji način: Odprete povezavo na plačne razrede. Izberete Datoteka (File)…Shrani kot (Save as)…(spodnja slika) ali se postavite na povezavo in z desnim klikom izberete Shrani ciljno vsebino kot.
Imena datoteke KERazredPlacilni ne spreminjate. Shranite.
Vsebino priponke shranite na računalnik na naslednji način: Odprete povezavo na plačne razrede (izhodiščna plača). Izberete Datoteka (File)…Shrani kot (Save as)…(spodnja slika) ali se postavite na povezavo in z desnim klikom izberete Shrani ciljno vsebino kot.
Imena datoteke KERazredPlacilniIzhodiscnaPlaca ne spreminjate. Shranite.
Tako imamo v mapi shranjeni obe datoteki, katere je potrebno uvoziti v Obračun plač.
Postopek uvoza vsebine datoteke v program OPZ:
V Šifranti…Ostali šifranti…Plačni razredi… se odprejo plačni razredi, ki jih uporabljate za izračun plač.
Kliknete na ikono za Uvoz podatkov.
Pri podatku uvozna datoteka na rumeni mapi izberete pot, kjer ste shranili datoteki.
POMEMBNO je, da za uvoz plačnih razredov izberete datoteko KERazredPlacilni.txt. Konverzija iz – pustite kar vam program predlaga, Način prenosa – izberite Dodajanje in popravljanje zapisov in Potrdite.
Na ekran pridobimo izpis Dnevnik prenosa, katerega lahko Zapremo.
Po tem vam program v nadaljevanju ponudi Uvoz izhodiščne plače. Izberete pot, kamor ste predhodno shranili datoteko. POMEMBNO je, da za uvoz vrednosti izhodiščne plače izberete datoteko KERazredPlacilniIzhodiscnaPlaca.txt. Konverzija iz – pustite kar vam program predlaga, Način prenosa – izberite Dodajanje in popravljanje zapisov in Potrdite.
Tako se bodo uvozili podatki z novimi vrednostmi po plačnih razredih, katere se bodo upoštevali pri plači za mesec januar 2025.
Aktivacijsko kodo, katero ste prejeli s strani tehnične podpore lahko vpišemo v programu za Obračun plač ali v programu Kadrovska evidenca (odvisno katera oseba je zadolžena za izvedbo prevedbe).
Pripomoček, ki smo ga pripravili zadošča pogoju obvezne uporabe MJU aplikacije (potrjeno s strani MJU). Ob vnosu ustreznih »vhodnih podatkov« bodo izračuni identični kot so na MJU pripomočku.
Postopek vnosa aktivacijske kode v programu Obračun plač
Na osnovnem meniju izberemo Pripomočki…Prevedba za javni sektor…Zamenjava DM…
Prvič program zahteva vpis aktivacijske kode.
Aktivacijsko kodo na tem mestu vpišite. Ob Potrditvi program javi, da je koda pravilna.
Če se opre preglednica Zamenjava DM jo zapremo (gumb Potrdi).
Nadaljujete z naslednjim korakom.
Postopek vnosa aktivacijske kode v programu Kadrovska evidenca
Na osnovnem meniju kliknete na Obdelave, pregledi in izpisi…Prevedba za javni sektor…Zamenjava DM
Zamenjavo delovnih mest lahko izvajamo v programu za obračun plač ali pa v programu kadrovska evidenca. Obdelava deluje v obeh programih na isti način. Glede na to, kdo od vaših zaposlenih je zadolžen za izvedbo prevedbe, se lahko odločite kje se bo prevedba izvajala.
Najpomembnejše pri koraku Zamenjava DM je, da pri vseh zapisih, kjer nas sistem opozarja na napake izberemo iz posodobljenega kataloga DM ustrezno novo delovno mesto, veljavno s 1.1.2025.
Preden začnemo z izvedbo postopka zamenjave DM je pomembno, da najprej predstavimo vsebino podatkov, ki jih prikazujemo v preglednici za zamenjavo DM in o tem, kateri zaposleni so zajeti v postopku zamenjave DM.
Pri tem velja opozoriti, da je potrebno vpisati tisto novo DM zaposlenega, katerega bi zaposleni zasedal na dan 31.12.2024.
V primeru, ko tak zaposleni pridobi novo pogodbo o zaposlitvi, z dnem 1.1.2025 za novo DM (za katero je določen višji MIN PR, kot ga dosega zaposleni na dan 31.12.2024 z upoštevanimi napredovanji) bo potrebno za takega zaposlenega pripraviti ponovno prevedbo. Ta ponovna prevedba se bo izvajala naknadno. Navodila za take zaposlene boste prejeli naknadno, z drugim sklopom navodil.
Če pa se odločimo, da bi že sedaj pripravili prevedbo na take vrednosti, kot bi veljale za novo DM (stanje na dan 01.01.2025), svetujemo, da zaposlenemu na šifrantu zaposlenih vpišemo tak PR, kot ga je zanj potrebno upoštevati v prevedbi in ne tak, kot je bil upoštevan pri obračunu plače za december 2024. Obstoječega DM na zaposlenem ne popravljamo. Več o tem v nadaljevanju navodila.
Opozorilo!
Če ste v šifrant zaposlenih že vnesli nove zaposlene (zaposlene po 1.1.2025), vam svetujemo, da jih začasno označite kot Neaktivne, da ne bodo upoštevani v prevedbi. Po zaključeni prevedbi jih v šifrantu zaposlenih ponovno Aktivirate.
V programu za obračun plač na osnovnem meniju izberemo Pripomočki…Prevedba za javni sektor…Zamenjava DM.
V programu Kadrovska evidenca na osnovnem meniju kliknemo na Obdelave, pregledi in izpisi…Prevedba za javni sektor…Zamenjava DM
Odpre se preglednica z zaposlenimi. V tabeli so upoštevani aktivni zaposleni iz šifranta. Niso zajeti aktivni zaposleni s statusom:
Opozorilo – Pripravniki, Javna dela
V primeru, če za zaposlenega Pripravnika v šifrantu zaposlenih nimamo izbranega statusa Pripravnik, ampak je zaposleni vpisan kot običajen zaposleni (status npr. določen oz. nedoločen čas, ter PR vnesen za 6 PR nižji), bomo takega zaposlenega imeli v preglednici za zamenjavo DM, kar pa ni pravilno.
Svetujemo, da na šifrantu zaposlenih preverite, ali imate vpisane pravilne podatke (statuse) za take zaposlene. Zapustite preglednico Zamenjava DM ter si ustrezno preverite podatke na šifrantu zaposlenih.
Opozorilo – zaposleni z neustrezno izobrazbo - po 14. čl. ZSPJS
Zaposleni, kateri imajo za 1 oz. 2 PR zmanjšanje zaradi neustrezne izobrazbe (14.čl. ZSPJS) je potrebno, da imajo ustrezno zmanjšanje vneseno na osnovi zaposlenih 075 Razlika – 14. čl. ZSPJS. V vrednost osnove se vnese podatek 1 oz. podatek 2, kar predstavlja št. PR zmanjšanja.
Na šifrantu zaposlenih ima tak zaposleni vpisan že zmanjšan PR.
Če podatki na šifrantu zaposlenih ne bodo vneseni na tak način, se izračuni v pripomočku za take zaposlene ne bodo izvedli pravilno! Prav tako bodo taki zaposleni v preglednici označeni kot Napaka! Zapustite preglednico Zamenjava DM ter si ustrezno preverite in dopolnite podatke na šifri osnove 075. Za zaposlene na več DM je potrebno imeti št. plačnih razredov zmanjšanja vpisano na osnovah po DM.
Opozorilo – Detaširani zaposleni
Detaširani zaposleni imajo na šifrantu zaposlenih vpisano ustrezno šifro DM (npr. TD17002, TD17003,…)
Velja opozoriti, da se za takega zaposlenega prevedba ne bo izvedla. Sistem za vse take zaposlene javi Napako, da Šifra obstoječega DM ne obstaja v katalogu. Če gre za detaširanega zaposlenega, smatrajte napako kot brezpredmetno. Za zaposlenega bo potrebno prevedbo ročno izvesti (glede na primerljivo DM, ki bi ga imel, če bi delal v SLO). Na šifrantu zaposlenih bo potrebno za takega zaposlenega ročno vpisati nov PR, ročno vnesti podatke v osnove zaposlenih, urediti Evidentiranje po SM in Vire financiranja Ispap.
V preglednici so vsi aktivni zaposleni, (z določenimi izjemami, katere smo na začetku predstavili) z obstoječimi delovnimi mesti in nazivi. Zaposleni, razporejeni na več DM so v tabeli prikazani za vsako DM posebej.
Sortiranje podatkov v preglednici
Preglednico z zaposlenimi si lahko sortiramo poljubno (npr. SM, SN, OE,…). Svetujemo, da si preglednico sortiramo po Napakah oz. Šifrah Delovnih mest, saj bomo na ta način najlažje in najhitreje izpolnili potrebne podatke za izvedbo prevedbe. Upošteva se tisti podatek (SM, SN, in OE) iz osnovnih podatkov šifranta zaposlenih oz. v primeru zaposlitve na več DM se upošteva tisti podatek, kateri je vpisan na razporeditvi ustreznega DM zaposlenega. Poljubne stolpce, kateri so nam pomembni, si lahko v tabeli prenesemo na začetek (npr. zraven imena in priimka zaposlenega).
(slika je testna, namenjena prikazu sortiranja podatkov v preglednici)
Podatek PR zaposlenega v preglednici
Prikazuje se trenutni PR, kateri je vnesen na šifrantu zaposlenih. Pri zaposlenih, kateri imajo zmanjšanje PR zaradi neustrezne izobrazbe je podatek PR zaposlenega v preglednici povečan za to zmanjšanje. Npr. na zaposlenemu je vnesen 043 PR, osnovo 075 – zmanjšanje ima zaposleni vpisano npr. 1 PR. Za takega zaposlenega bi se na tem mestu prikazal 044 PR zaposlenega.
Napake v preglednici so za izvedbo zamenjave delovnih mest ZELO pomembne. Zamenjavo delovnih mest se praktično izvede za tiste zaposlene, pri katerih nas sistem obvešča o napakah, na katere smo zelo pozorni. Tako kot že rečeno, svetujemo sortiranje preglednice zaposlenih po Delovnih mestih. Na ta način najlažje preverimo vsebino napak. Napake so lahko so zaradi obstoječih delovnih mest (trenutno veljavne, vpisane na šifrantu zaposlenih), ali pa zaradi novo vpisanih delovnih mest oz. plačnih razredov.
Sistem opozarja na štiri različne napake:
Trenutni PR zaposlenega je npr. 45, a za to DM je predviden razpon do Max 44 PR. V takem primeru moramo preveriti vpisane podatke na šifrantu zaposlenih in takemu zaposlenemu popraviti PR ter se nato vrniti v preglednico Zamenjava DM. Ko podatke ustrezno uredimo, se napaka za takega zaposlenega ne izpiše več. Posledično bo izvedena tudi prevedba za takega zaposlenega.
Trenutni PR zaposlenega je npr. nižji, kot je določen minimalni plačni razred novega delovnega mesta. V takem primeru moramo preveriti vpisane podatke na šifrantu zaposlenih in takemu zaposlenemu popraviti PR, in se nato vrniti v preglednico Zamenjava DM. Ko podatke ustrezno uredimo, se napaka za takega zaposlenega ne izpiše več. Posledično bo izvedena prevedba za takega zaposlenega.
Primer: 1
Primer 2:
Če pa se odločimo, da bi že sedaj pripravili prevedbo na take vrednosti, kot bi veljale za novo DM (stanje na dan 01.01.2025), svetujemo, da zaposlenemu na šifrantu zaposlenih vpišemo tak PR, kot ga je zanj potrebno upoštevati v prevedbi in ne tak, kot je bil upoštevan pri obračunu plače za december 2024. Obstoječega DM na zaposlenem ne popravljamo.
Kako se lotimo zamenjave delovnih mest v preglednici?
Pomembno je, da pri vseh zaposlenih, kjer nam sistem javi napako izberemo ustrezno novo delovno mesto, oz. preverimo podatke zaposlenih, glede na vsebino napake. Preglednico sortiramo npr. po Šifri DM. Vsi zapisi, ki imajo napako (to npr. velja za delovna mesta skupine J) je potrebno v stolpcu Šifra DM NOVO vpisat oz. iz kataloga DM izbrat novo šifro, veljavno s 1.1.2025.
V stolpcu Šifra DM NOVO lahko podatek o novem DM direktno vpišemo v polje, ali pa novo DM poiščemo iz posodobljenega kataloga DM s pomočjo gumba s tremi pikicami, ki se nahaja v stolpcu šifra DM NOVO.
Ob kliku na gumb se nam odpre šifrant DM, v katerega smo v koraku 1. uvozili nova DM. Na tem mestu ustrezno novo DM poiščemo in izberemo.
Ko delovno mesto izberemo, lahko zapis (šifro DM) z desno miškino tipko – tudi Kopiramo.
Tako kopirano šifro lahko Prilepimo na naslednje zaposlene, kateri zasedajo isto novo DM.
Seveda podatek o Šifri novega DM lahko ročno vpišemo direktno v tabelo, a pri velikem številu zaposlenih na enakem DM nam opisan postopek kar precej olajša delo.
Na ta način nadaljujemo z vnosom šifer novih DM za vse zaposlene, pri katerih so napake na vrsticah. V primeru, ko novo vnesena šifra ni pravilna, sistem javi ponovno novo napako, katero je potrebno odpraviti.
Pri tistemu zaposlenemu, kjer napaka ne bo odpravljena, se prevedba ne bo izvedla. V tem primeru si bo potrebno ročno na šifrantu zaposlenih vpisati pravilne podatke, kateri so podlaga za pravilni obračun plač. Izjema, kjer napako ne moremo odpraviti so zaposleni s statusom Detaširani. Za njih velja, da bo potrebno podatke ročno urediti v šifrantu zaposlenih.
Če ugotovimo, da smo po pomoti kateremu od zaposlenih vpisali napačno šifro novega DM in jo je potrebno pobrisati, brisanje s tipko Delete na tipkovnici ne deluje. Brisanje deluje s tipko na tipkovnici Backspace (puščica nazaj).
Tako vneseni podatki se v preglednici sproti shranjujejo. Zamenjavo DM lahko izvajamo postopoma, najprej za nekaj zaposlenih, nato še ostale. Ko zapuščamo preglednico kliknemo na gumb Potrdi. Naslednjič se ponovno vrnemo in uredimo napake še za ostale zaposlene.
OPOZORILO glede napake, za katero sistem sproti ne obvešča
V primeru, ko so zaposleni razporejeni na več DM in se vnesena šifra Novega DM pri zaposlenemu podvaja nas sistem pri vnosu ne opozori, vendar kasneje (ko želimo izvesti zamenjavo DM na šifrantu zaposlenih) javi napako.
Primer napake:
Tudi do sedaj sistem ni dovolil vnosa razporeditve na več DM z vneseno isto šifro DM. Zato je bilo potrebno v šifrant DM dodat novo delovno mesto z npr. zadnjim znakom /A (oz. črko). Običajno se takega načina vnosa poslužujejo stranke, katere ne uporabljajo naprednih nastavitev evidentiranja po SM in delitve po ključih.
Primer napačno vnesenih podatkov:
Kot vidimo je pri podatku Šifra DM Novo vpisana za istega zaposlenega ista šifra DM, kar pa ni pravilno. Kot je razvidno smo do sedaj imeli v šifrantu DM za to odprto posebno delovno mesto /A.
Potrebno je, da se postavimo na zapis (svetujemo na tisto DM, ki je bilo že sedaj posebej definirano na tak način) Šifra DM Novo in kliknemo na gumb … (slika spodaj)
V šifrantu DM kliknemo na ikono za kopiranje (Vnesi zapis iz).
Doda se nov zapis DM, kjer šifri dodamo črko. Potrdimo in to DM izberemo.
Novo DM na zaposlenemu izberemo.
Svetujemo, da si v preglednici preverite, če imate še katerega zaposlenega vnesenega na isti način, da ima vneseno podvojeno (identično) šifro novega DM. Če taki zapisi obstajajo, nas sistem na to opozori, ko izvedemo obdelavo Zamenjava DM v šifrantu zaposlenih.
Ko v vrsticah zaposlenih ni več napak lahko izvedemo obdelavo Zamenjava DM v šifrantu zaposlenih.
Na dnu preglednice Zamenjava DM je gumb Zamenjava DM v šifrantu zaposlenih. Če podvojeni zapisi po zaposlenih ne obstajajo, sistem lahko izvede Zamenjavo DM v šifrantu zaposlenih. Izpiše se obvestilo:
Potrdimo.
Ko je obdelava narejena, se novo DM prepiše na zaposlenega. Na novo delovno mesto se avtomatsko prepišejo tudi vse osnove zaposlenih, osnove po DM, evidentiranje po SM ter Viri financiranja Ispap.
To lahko preverimo na šifrantu zaposlenih.
Za zaposlenega na več delovnih mestih se na novo DM prepišejo tudi vse osnove po DM.
Po tem, ko so podatki preneseni v šifrant zaposlenih se na preglednici Zamenjava DM podatki zaklenejo in jih ne moremo več popravljat in ponovno prenašat. Taki zapisi so tudi drugače obarvani (svetlo sivo).
Če je potreben popravek, ga je potrebno izvesti direktno v šifrantu zaposlenih.
V programu za obračun plač na osnovnem meniju izberemo Pripomočki…Prevedba za javni sektor…Prevedba DM.
Če morebiti nismo v prejšnjem koraku odpravili vse napake (z izjemo detaširanih zaposlenih) je potrebno, da se ponovno vrnemo v prejšnjo tabelo Zamenjava DM in napake poskušamo odpraviti. V nasprotnem primeru se za takega zaposlenega »z napakami« prevedba ne bo izvedla in bo potrebno vnesti zaposlenemu nove podatke ročno v šifrant zaposlenih.
V primeru, da ima kateri od vaših zaposlenih umetno ustvarjeno delovno mesto se polje Umetno DM avtomatsko označi s kljukico. Oznake ne moremo spreminjati.
Predlagamo, da si preglednico sortirate po podatku Umetno DM (kliknete na stolpec) in Obvezno vpišete Umetno DM – znak npr. od 1-5.
Na spodnji sliki prilagamo primer vnosa. Pod podatek Umetno DM vpišete ustrezno številko (obarvano z rdečo barvo)
Primer DM - Podatek
C127010 VIŠJI SVETOVALEC v nazivu I
C227010 VIŠJI SVETOVALEC v nazivu II
C327010 VIŠJI SVETOVALEC v nazivu III
C427010 VIŠJI SVETOVALEC v nazivih I, II
C527010 VIŠJI SVETOVALEC v nazivih II, III
Če smo v prejšnjem koraku odpravili vse napake in po potrebi vpisali Oznake umetnih DM, lahko kliknemo na obdelavo za Izvedbo prevedbe.
Na dnu tabele kliknemo na Izvedi prevedbo.
Ob kliku na gumb se še enkrat izvede morebitna kontrola nad napakami. Sistem izpiše seznam napak zaposlenih ter javi informacijo.
V ozadju se izvede prevedba na identičen način, kot se izvede na MJU. Lahko bi rekli, da je Ministrski pripomoček kopiran v program. Izračunajo se vsi »Izhodni podatki« po zaposlenih, po posameznih DM.
Podatke v preglednici lahko preverite s pomočjo drsnika (pomikate se desno po tabeli). Izračunani podatki se bodo uporabili pri obračunu plače. Na tem mestu se izračunajo vsi podatki, npr. Skupna razlika, razlika po posameznih obrokih, osnovna plača po obdobjih,…)
Na tem mestu lahko po običajnem postopku pripravite izvoz podatkov iz preglednice v Excel in si izvedete dodatno kontrolo nad izvedeno prevedbo (npr. kontrola s podatki prevedbe na strani Kpis-a ali če ste si ročno že pripravili prevedbe).
Prav na koncu je še potrebno izvesti obdelavo Prenos podatkov v šifrant zaposlenih. Obdelava se nahaja na dnu preglednice.
Ob kliku na Prenos podatkov v šifrant zaposlenih se izpiše Informacija.
Potrdimo s klikom na gumb V redu.
Po tem, ko izvedemo omenjeno obdelavo, se v preglednici zapisi obarvajo sivo. Zapisi pridobijo oznako v preglednici, da so bili Preneseni (v stolpcu Preneseno pridobijo kljukico).
Tako imamo na šifrantu zaposlenih avtomatsko vpisane zneske osnov, katere bomo uporabili pri obračunih. Na zaposlenih na enem DM se podatki napolnijo pod Skupne osnove, na zaposlenih na več DM se podatki napolnijo na Osnove po DM.
Na šifrantu zaposlenih se s prenosom podatkov v šifrant zaposlenih na šifrantu zaposlenih ažurirata podatka o Šifri PR pred prevedbo in Šifri plačnega razreda. V primeru zaposlenega na več DM se ta dva podatka ažurirata na vrsticah razporeditve po DM.
Po tem, ko ste podatke prenesli v šifrant zaposlenih je potrebno Obvezno izvesti Zaključek prevedbe.
Na dnu tabele Prevedba DM kliknemo na gumb Zaključi!
Podatke za obračun plače za mesec januar 2025 (ure) lahko vnašate v Posredni obračun plače. Za vse tiste, kateri vodite zgodovino zaposlenih, velja, da aktivne spremembe še ne posodabljate v posrednem obračunu plače (ne spreminjate statusa Prenesi v obračun). Obračuna plače na neposrednem vnosu ne izvajajte in počakajte na naslednji, drugi sklop navodil.
Izračun plač po novem sistemu v obstoječi verziji 2024.09.005 še ni urejen.
KALKULATOR DOPUSTOV: Brezplačno orodje za planiranje svojega dopusta
BLOG: Kaj pravi zakon glede izplačila poslovne uspešnosti?
PRIROČNIK: Davčna obravnava daril v podjetju
BLOG: Zakonodajne spremembe s 1. januarjem 2025