Zavezanci za javno naročanje morajo za pogodbe, sklenjene v okviru javnih naročil, poročati o izvršenih plačilih prek portala UJP JN Plačila. Za lažje zagotavljanje podatkov za poročanje je v programu SAOP omogočeno evidentiranje pogodb, povezovanje pogodb s prejetimi računi ter označevanje plačil, ki se nanašajo na posamezno pogodbo javnega naročila. 

V programu SAOP je za ta namen vzpostavljen skupni šifrant pogodb, do katerega lahko uporabniki dostopajo prek menija Bližnjice/Šifranti/Pogodbe ali prek modula PRAC/Šifranti/Pogodbe. Pogodbe, ki so predmet poročanja, se lahko v šifrant prevzamejo iz portala UJP JN Plačila ali pa se vnesejo ročno.

Pri avtomatiziranem poročanju prek B2B vmesnika je potrebno pogodbe prevzeti iz portala UJP, saj se ob prevzemu zabeleži identifikacijska številka pogodbe, ki je potrebna za izmenjavo podatkov. 

Podatki o pogodbi se nato uporabljajo pri obdelavi dokumentov. Številka pogodbe se lahko prenese iz prejetega računa, če je navedena v eSlog 2.0, pri izdanih računih pa se številka pogodbe zapiše v izmenjavo eSlog 2.0. Pri knjiženju plačil se pogodba poveže s plačilom, ki je predmet poročanja. 

Pri knjiženju bančnih izpiskov oziroma pripravi plačil se podatek o pogodbi lahko samodejno prenese iz povezanega prejetega računa. Če je izpisek obdelan ročno, se pogodba določi preko veznega dokumenta oziroma se vnese neposredno na knjižbo. Pri zapiranju več računov z enim plačilom se plačilo razdeli po posameznih dokumentih, pri čemer vsak del plačila prevzame ustrezno pogodbo iz povezanega računa.

Za avtomatizirano poročanje prek B2B vmesnika mora biti v SAOP nameščen ePoštar, v katerem se aktivira storitev za prevzem podatkov oziroma poročanje UJP JN Plačila. Za povezavo se uporablja digitalno potrdilo uporabnika, registriranega na portalu.

Poročanje preko vmesnika B2B

Predpogoj za poročanje preko B2B vmesnika je prevzem pogodb iz portala UJP.

Če želite poročati preko B2B vmesnika, pogodbe NE SMETE vpisovati ročno v šifrant pogodb. Morate jih prevzeti iz portala UJP JN Plačila. Ob prevzemu pogodb iz portala se prevzame ID številka oz. podatek ID portal JP, ki jo določa UJP in je pomembna za avtomatsko izmenjavo podatkov. Brez te unikatne številke B2B poročanje ne bo možno.

Prevzem pogodb je možen preko ePoštarja z aktivacijo namenske storitve.

Aktivacija storitve

Za aktivacijo storitve morate imeti nameščenega ePoštarja. V ePoštarju aktivirate storitev Prevzema seznama pogodb.

Za povezavo uporabite digitalno potrdilo s katerim ste se registrirali na portalu UJP JN Plačila. Portal lahko odprete tukaj. Zavezanci, ki želite avtomatizirati oddajo podatkov morate ob registraciji na portalu izbrali Tip uporabnika B2B:

Šifrant pogodb

Za namene poročanja je v programu vzpostavljen nov skupni šifrant pogodb. Do šifranta pogodb dostopate preko Bližnjice / Šifranti / Pogodbe ali modula PRAC / Šifranti / Pogodbe. Trenutna različica programa deli pogodbe na dva tipa: Nabavne pogodbe in Prodajne pogodbe. Na strani naročnika se uporabi nabavna pogodba, dobavitelj na svoji strani uporabi prodajno pogodbo.

Kot že navedeno zavezanci za poročanje na portal UJP JP Plačila, ki želite poročali avtomatsko preko B2B vmesnika morate pogodbe prevzeti iz portala UJP. S trenutno različico programa pogodbe prevzamete z ročnim zagonom opravila:

V novejših različicah programa bo urejen prevzem pogodbe s klikom na gumb Prevzem nove pogodbe. Gumb boste uporabili za začetno polnjene šifranta pogodb in tudi pozneje, ko boste sklenili nove pogodbe iz naslova javnih naročil. Ob prevzemu pogodb iz UJP-a se v stolpec ID portal JP zapiše unikatna številka pogodbe, ki jo določa UJP in je pomembna za izmenjavo podatkov o plačilih preko B2B.

Pogodba, ki jo prevzamemo iz UJP-a ima podatke prikazane na naslednji sliki:


Pogodbe, ki ste jih pridobili iz portala UJP še dopolnite s podatki, ki so za vas pomembni.

• Tip pogodbe – pogodbe pri naročniku, ki se jih prenese iz portala UJP sodijo v skupino Nabavnih pogodb. Podatek se samodejno izpolni ob prevzemu pogodb.
• Pogodba – iz portala UJP se prenese Interna številka pogodbe. Če ta podatek na UJP-u ni naveden se prepiše kar navajajo v Nazivu pogodbe – max dolžine 70 znakov. Trenutno iz testnega portala UJP ni znano kakšen podatek bo vsebovala Interna številka. Mogoče bodo potrebne dodatne prilagoditve polnjenja polj iz UJP-a.
• Naziv pogodbe – iz portala UJP se prenese naziv pogodbe. Predlagamo da opisno dopišete kaj je predmet pogodbe.
• Datum sklenitve pogodbe – vpišete datum sklenitve pogodbe.
• Aneks – ko gre za aneks, ga povežete z osnovno pogodbo, ki je že vnesena v šifrant. Aneks se bo odražal tudi na skupno vrednost pogodbe. Če pa je aneks sklenjen za podaljšanje roka plačila se bo to odražalo kot podaljšanje roka veljavnosti pogodbe.
• Stranka – iz šifranta strank izberete dobavitelja oz. izvajalca s katerim ste sklenili pogodbo.
• Veljavnost pogodbe – iz portala UJP se prenese podatek o veljavnosti pogodbe oz. Datum začetka in Datum konca pogodbe.
• Vrednost pogodbe – lahko vpišete vrednost pogodbe: Znesek z DDV in Znesek brez DDV.
• Denarna enota – iz šifranta izberete denarno enoto v kateri je pogodba sklenjena. Bodite pozorni, da je pogodbe možno vnesti na portal samo v sledečih denarnih enotah: EUR, BGN, CHF, CZK, DKK, GBP, HUF, ISK, JPY, NOK, PLN, RON, SEK, TRY in USD. Če ste pogodbo sklenili v neki drugi denarni enoti, ki tukaj ni navedena, se vnesejo vrednosti v EUR.
• Javno naročilo – v tej sekciji izpolnjujete podatke o javnem naročilu.
  • Številka javnega naročila ­– iz portala UJP se prenese številka javnega naročila h kateremu sodi pogodba.
  • Predmet naročila – vpišete kaj je predmet javnega naročila.
  • Št. zadeve – lahko vpišete številko zadeve, spisa ali dokumenta pod katerim vodite zadevo v dokumentacijskem sistemu.
  • Datum objave pogodbe – iz portala UJP se prenese datum, ko je pogodba objavljena na portalu UJP.
  • Datum zadnje spremembe – iz portala UJP se prenese datum zadnje spremembe pogodbe.
  • Opomba – lahko vpišete poljubno besedilo, zaznamek.

Zavezanci za poročanje na portal UJP JP Plačila, ki boste poročali ročno, lahko pogodbe vnesete ročno v šifrant. Na tem mestu opozarjamo, da naknadno dopolnjevanje ročno vnesenih pogodb s podatki iz UJP-a NI možno. Ročna priprava poročila je lahko smiselna pri manjšem številu dogodkov, ki jih je potrebno poročati. Vsekakor svetujemo, da se priprava avtomatizira, da je čim manj ročnega dela. Poleg tega se poroča z zamikom; 18. v tekočem mesecu za predpretekli mesec, ko že pozabimo kaj se je v mesecu za kateri poročamo dogajalo in mimogrede pozabimo poročati nek dogodek.

Pri ročnem vnosu pazite, da izberete Tip pogodbe – Nabavna pogodba in vpišete ostale podatke kot že opisano na predhodnih straneh teh navodil.

Vnos prejetega računa

Vsak prejeti račun, ki ga prejmete iz naslova realizacije pogodbe iz javnega naročila opremite z ustrezno pogodbo. 

Gumb Pogodba je aktiven samo v primeru če je v šifrant vnesena vsaj ena pogodba. Če je šifrant prazen se gumb ne aktivira. Ob kliku na gumb program filtrira pogodbe stranke glede na stranko dobavitelja, ki je naveden na računu. Na en račun lahko vežete samo eno pogodbo, zato morate od dobavitelja zahtevati, da vam za vsako posamezno pogodbo izstavi ločen račun! 

Če ste v množici pogodb izbrali napačno lahko pogodbo odpnete s klikom na gumb Odpni pogodbo z računa.

Uvoz eRačunov

Če eRačun vsebuje podatek o pogodbi se bo le ta avtomatično ob uvozu eRačuna zapisala na račun. Dobavitelja lahko pozovete, da vam v eRačunu navede številko pogodbe oz. Contract. Podatek se nahaja v tagu:

<D_1153>CT</D_1153>
<D_1154>Pogodba . . . . . </D_1154>

Če vaš dobavitelj uporablja SAOP lahko v modulu Fakturiranje izbere pogodbo iz šifranta Prodajnih pogodb. Tukaj navedena pogodba se zapiše v eRačun v naveden tag v xml-ju in ga PRAC ob uvozu prejetega računa prebere in uvozi na prejeti račun.

Dobavitelj pri sebi vnese pogodbo kot Tip pogodbe – Prodajna pogodba in vpiše oznako pogodbe v polje Pogodba. Če želite avtomatizirati proces knjiženja prejetih računov se mora dobavitelj oz. izvajalec javnega naročila sklicevati na popolnoma enako oznako pogodbe kot je navedena v vašem šifrantu – brez presledkov, dodatnih znakov, črtic, pik,…. Da se izognete napakam priporočamo, da številko pogodbe posredujete vašemu dobavitelju, da jo v svoj šifrant vnese z enako oznako kot jo imate vi, in se na tak način izognete naknadnim popravkom in napakam.

Iz šifranta strank dobavitelj izberete Stranko naročnika pri katerem je izbran za izvedbo pogodbe iz naslova javnega naročila. Ostale podatke izpolni po želji.

Knjiženje računa v Dvostavno knjigovodstvo

Ko račun, ki je opremljen s pogodbo, poknjižimo v Dvostavno knjigovodstvo se na konto obveznosti do dobavitelja prenese tudi številka pogodbe, ki jo vidimo na knjižbi posrednega knjiženja:

 
Če v prejetih računih, račun niste opremili s številko pogodbe jo lahko dodate tudi v Posrednem knjiženju na konto obveznosti do dobavitelja.

Knjiženje plačil

Plačila so predmet poročanja in jih je potrebno opremiti s številko pogodbe. Če izpisek knjižite ročno se v Posrednem knjiženju ob izbiri Veznega dokumenta iz računa prepiše številka pogodbe v plačilo.

Enako če izpisek obdelujete v Plačevanju se številka pogodbe samodejno prepiše iz izbranega veznega dokumenta oz. računa:

Ob uvozu izpiska se samodejno izpolnijo vezni dokumenti in se ob tem izpolni polje Pogodba iz povezanega prejetega računa, enako na gumbu Več dokumentov, ko z enim plačilom zapiramo več računov. Plačilo se razdeli na toliko postavk kolikor je izbranih dokumentov in vsak dokument nosi podatek o Pogodbi iz računa, ki ga zapira. Enako na gumbu Priprava plačil, ko se vezave na odprte dokumente vzpostavijo na podlagi sklica na številko.

Pregled podatkov za oddajo na portal

Tisti, ki boste ročno oddajali podatke na portal lahko na Pregledu knjiženja za izbrano obdobje preverite katera plačila imate vezana na pogodbo. V Pregledu knjiženja je na voljo stolpec Pogodba.

Priprava podatkov za oddajo na portal preko B2B

Pripomoček se aktivira z aktivacijsko kodo. Za naročilo pripomočka se obrnite na našo prodajo oz. pišite na elektronsko pošto: info@seyfor.si

Informacije o poročanju

Vse informacije v zvezi z poročanjem, kako se poroča, kdaj in kaj, najdete v Uradnem listu in na spletnih straneh Javne uprave in Ministrstva za finance.

Uradni list - Vsebina Uradnega lista (uradni-list.si)

Poročanje o izvršenih plačilih iz naslova pogodb s področja javnega naročanja prek portala UJP JN Plačila | GOV.SI

Implementacija naprednih registrov pogodb | GOV.SI