Pred branjem teh navodil morate izvesti vse, kar je opisano v navodilih »Saop - davčno potrjevanje računov - splošne nastavitve«. Navodila veljajo tudi, če račune vnašate prek drugih modulov Saop: Odpremni nalogi, Negotovinska prodaja, Dvostavno knjigovodstvo, Obračun storitev, Delovni ali Servisni nalogi …
Fakturiranje je v celoti prilagojeno davčnemu potrjevanju gotovinskih računov. V Fakturiranju se na ravni knjige računov sami odločate, ali boste račune davčno potrjevali ali ne. Za nastavitev davčnega potrjevanja računov je treba zadostiti določenim pogojem. Urediti je treba splošne nastavitve poslovnih prostorov, ki morajo biti vnaprej prijavljeni. Poleg tega je treba urediti blagajnike, ki morajo biti opremljeni z davčno številko.

Račun izdal – Blagajniki 

Blagajnike je treba v primeru davčnega potrjevanja ustrezno opremiti z obveznimi podatki. Blagajnik je za izdani račun obvezen podatek, če je račun plačan v gotovini. Tak račun ob davčnem potrjevanju vsebuje tudi podatek o davčni številki fizične osebe, ki je račun izdala.

Kako se blagajnik predlaga na račun?
Blagajnika lahko na računu poljubno izberemo iz obstoječega šifranta blagajnikov. Blagajnik se na račun predlaga samodejno, če je pri blagajniku določena povezava z operaterjem. Če blagajnika ne vpišete, vas program opozori, da gre za obvezen podatek.

POSEBNOST!
Če imamo blagajnika, ki je tujec, ali če gotovinske račune izdaja sam računalnik (prek podatkov s spletne strani, prek samodejnih uvozov iz števčno odčitanih podatkov …), se pri blagajniku ne navede davčna številka. Program sam poskrbi, da se kot davčna številka poroča davčna številka pravne osebe – zavezanca, ki izstavlja račune.

Oblika številke izdanega računa

Zakonodaja predpisuje obliko številke računa, ki je del internega akta za vse račune, plačane v gotovini. Številka računa mora biti popolnoma enoznačna, da se pri izdajatelju nikoli ne ponovi. S tem namenom smo v Saop izdelali skupni šifrant poslovnih prostorov in uvedli kontrolo ponovljivosti elektronske naprave. Ob tem smo se izognili tudi ponovljivosti med leti, tako da smo številki dodali še zadnja dva znaka leta. Spodaj dodajamo nekaj primerov.

Opis primera	Oblika številke izdanega računa
Račun leta 2025 v knjigi RA pod zaporedno št. 543 za plačnika 0000321 za prostor A, še v letu 2025.	Davčno potrjevanje: A-RA-25000543 Brez prostora in davčnega potrjevanja: RA-25000543
Račun leta 2025 v knjigi RA pod zaporedno št. 18 za plačnika 0009875 za prostor A.	Davčno potrjevanje ali s prostorom: A-RA-25000018 Brez prostora in davčnega potrjevanja: RA-25000018
Račun leta 2025 v knjigi IFA pod zaporedno št. 10 za plačnika 0000444 za prostor PO.	Davčno potrjevanje ali s prostorom: PO-IFA-25000010 Brez prostora in potrjevanja: IFA-25000010

Ob izstavitvi računa, ko račun dobi kodi EOR in ZOI, se oznaka knjige zamenja s šifro elektronske naprave, ki v Saop opredeljuje strežnik. Na primer: pri prvem primeru bi bila številka dokumenta po davčnem potrjevanju A-S1-25000543.

Kje se sprememba številke računa odraža?

• V preglednici izdanih računov v stolpcu »Številka dokumenta« 
• Na izpisih #Saop# QR 
• Na lastnih izpisih QR, če ste jih prilagodili spremembam 
• V datoteki za eSlog in eRačun 
• V datotekah za knjiženje XML
• Pri prenosu v Dvostavno knjigovodstvo, DDV, Spremljanje plačil računov, Enostavno knjigovodstvo in Blagajniško poslovanje kot vrednost polja Dokument.

Za vse, ki ne poslujejo z gotovino

Če na izdanih računih ne poslujete z gotovino, je oblika številke dokumenta sestavljena iz oznake knjige, letnice in zaporedne številke (primeri v predhodnem poglavju).

Po želji lahko pri številki računa navajate podatek o poslovnem prostoru in prvi vezaj. Če poslovnega prostora ne želite, to dosežete tako, da na izbrani knjigi računov pustite polje Poslovni prostor prazno. Če poslovni prostor izpolnite, se številka računa oblikuje z vsemi tremi sklopi (Prostor-Knjiga/Naprava-Številka). Ob potrditvi nastavitve vas program opozori:

Nastavitve: Poslovni prostori in elektronske naprave

Nastavitve Fakturiranja se zaradi davčnega potrjevanja izdanih računov ne spreminjajo. Vse spremembe se izvedejo v šifrantu Knjige dokumentov, kjer tudi aktiviramo davčno potrjevanje izdanih računov posamezne knjige.

Poslovni prostor
Poslovni prostor je dodatni podatek na posamezni Knjigi dokumentov, ki ga izberemo iz poslovnih prostorov Saop. Poslovni prostor je poljuben, če davčno potrjevanje ni nastavljeno. Če imamo davčno potrjevanje, je izbira poslovnega prostora obvezna. Program nas na to opozori.



Poslovni prostor, ki ga izberemo na knjigi za davčno potrjevanje, mora biti vnaprej uspešno prijavljen, saj lahko le tako pošiljamo račune tega prostora v davčno potrjevanje na FURS. Če poslovni prostor ni prijavljen, program opozori.



Poleg tega se preverja, da poslovni prostor ni zaprt.

Ko na knjigi določimo poslovni prostor, ga kasneje ne moremo več menjati ali odstraniti!

POZOR!
Na zaprt poslovni prostor računov ni več mogoče izstavljati. Če bi zaprli poslovni prostor, ki je določen na knjigi, v tej knjigi nikoli več ne boste mogli izstavljati izdanih računov. V programu se to odraža tako, da je gumb za potrditev računa ob vnosu siv oziroma nedelujoč.

Elektronska naprava
Zakonodaja različno obravnava, kaj je elektronska naprava za potrebe davčnega potrjevanja računov. Glede na način delovanja Saop Fakturiranja in skladno z zakonodajo velja, da je za centraliziran sistem, kot je Saop, elektronska naprava oznaka na strežniku oziroma šifra v podatkovnem modelu, ki nedvoumno zagotavlja enolično zaporedno številčenje računov. Elektronska naprava ni nekaj oprijemljivega, ampak v Saop Fakturiranju predstavlja številko strežnika. Elektronske naprave navedemo v internem aktu.

Izstavitev računa z ZOI, QR in EOR

Ko uredimo vse nastavitve, se način priprave računa ne spremeni. Celoten postopek je enak, le da se v ozadju izvedejo dodatne operacije, kot sta priprava ZOI – zaščitne oznake izdajatelja računa in podatkov za kodo QR. Tako pripravljen račun se v fazi priprave osnutka pošlje še v davčno potrjevanje na FURS. Še pred pripravo dokumenta v dokumentni sistem eRegistrator se na račun doda še EOR – enotna oznaka računa.
Tako pripravljen račun z novimi podatki se natisne ali izstavi po ustrezni ePoti.

Kako prepoznamo davčno potrjen račun
V preglednici računov se srečate s stolpcema ZOI in EOR.


Računi, ki so samo pripravljeni za davčno potrjevanje, še nimajo kod ZOI in EOR. Pridobijo ju naknadno, ko so izstavljeni in davčno potrjeni. Račun se izpiše z vsemi novimi podatki. Primer:



Čas izdaje računa
Čas izstavitve je povezan s trenutnim časom in se določi v trenutku, ko pripravljen račun pošljemo v osnutek. To je trenutek, ko se dokument pripravi za dokumentni sistem v eRegistrator. Časa izdaje ne morete poljubno določati ali spreminjati.

Storno računa

Ko storniramo račun v Fakturiranju z gumbom Kopiraj  in nato z izbiro kljukice Spremeni predznak količinam , se v novonastalem računu izpolnijo podatki o povezavi na prvotni račun, ki se ob davčnem potrjevanju sporočajo na FURS. Primer povezave:


To je razvidno tudi v preglednici.

Naknadno potrjevanje računov

V določenih primerih, na primer ob tehničnih težavah v komunikaciji s strežnikom FURS, program ob izstavitvi računa prikaže spodnje opozorilo.



V tem primeru račun dobi samo kodo ZOI in se ne natisne.

Če obstajajo takšni računi, program ob vstopu v knjiženje računov opozori na račune, ki bi morali v potrjevanje, vendar niso bili poslani.



Te račune je treba izstaviti, s tem pa bodo pridobili tudi kodo EOR.

Vrni v pripravo in dopolnjevanje računov

Vračanje dokumenta v pripravo ni mogoče, ko je račun potrjen pri FURS in pridobi oznako EOR. Tak račun se ne sme in ne more več spreminjati. Zaradi potreb pri tekočem delu in nadaljnjem knjiženju oziroma analitično-statističnem spremljanju je omogočeno dopolnjevanje podatkov, kar je podrobno opisano v naslednjih navodilih Dopolnitev podatkov izdanega računa za potrebe knjiženja v knjigovodske evidence.

VKR – vezana knjiga računov

Za uporabnike vezane knjige računov je na voljo vnos podatkov v Fakturiranje ali Trgovino na drobno (odvisno od organiziranosti vašega poslovanja). Ko podatke vezane knjige računov vnesete v Fakturiranje, pridobite:

• enostavno davčno potrjevanje brez vnosa v FURS mini blagajno na spletu, 
• pripravljene podatke za knjiženje v knjigovodstvo in DDV, 
• urejene zaloge s povezavo na izdajo iz skladišča, 
• celovite preglede nad prodajo – analize, 
• digitalizacijo in elektronsko hrambo dokumenta iz VKR.

Vnos računov v VKR je mogoč iz več razlogov:

• terenska prodaja, 
• občasno nedelovanje programa oziroma nedostopnost.

Za vnos podatkov iz vezane knjige računov svetujemo, da odprete svojo knjigo dokumentov, v kateri se vodijo zaporedne številke za potrebe računov iz VKR. S tem pridobite preglednost in nadzor nad celovitostjo vnosa.

Dostop do vnosa VKR
Za vnos podatkov iz VKR v program moramo v aplikacijskem varnostnem sistemu pri operaterju dodati pooblastilo TDR – Gotovinska prodaja: Vnos VKR, kjer določimo eksplicitno dovoljenje.



Varnostni ključ velja tako za Fakturiranje kot Trgovino na drobno.

Vnos VKR
Vnos je enak standardnemu vnosu izdanega računa, le da na zavihku Plačilo prepisujemo podatke izdanega računa iz vezane knjige računov.
Poleg podatkov lahko digitaliziramo še izvod računa iz VKR, ki se v eRegistrator doda kot originalna priponka izdanega računa. Primer vnosa:

Priponko lahko dodamo, ko smo vnesli vse tri podatke VKR.

Ko tak račun potrdimo, se pošlje v davčno potrjevanje z nekoliko drugačnimi podatki, na katere uporabnik nima vpliva.
Tako vneseni računi pridobijo številko računa in VKR ter zasedajo eno zaporedno številko v nizu izdanih računov.
Izpis takšnega računa s podatki VKR ni mogoč. Gre namreč za račun, katerega izvirnik je v VKR, v Fakturiranju pa lahko natisnemo le kopijo za kupca, če smo kopijo prej vložili na pasico pri VKR. Na pasico se vlagajo dokumenti v obliki PDF.

Primer izpisa kopije: 

Kopije in označevanje kopij

Ponovni tisk izdanega računa se za vse uporabnike označuje kot zaporedna kopija računa na zahtevo kupca. Kopijo lahko izpišemo z gumbom Kopija na spodnjem delu preglednice in izbiro Kopija za kupca:



Odpre se okno, ki prikazuje zaporedno kopijo in omogoča vnos opombe, zakaj je kupec želel kopijo računa.

Tako izpisana kopija računa dobi čez račun izpisano besedilo Kopija z datumom, uro in zap. št. kopije. Primer:



Spremljanje izstavljenih kopij računov
Do pregleda dostopamo prek glavnega menija Saop: Bližnjice > Pregledi > Tiskane kopije računov za kupca, kjer se odpre pregled vseh natisnjenih kopij v izbranem intervalu (ponudi se zadnjih 30 dni) s prikazanimi komentarji.

Dodaten izvod za računovodstvo

Za potrebe lastnega papirnega arhiva oziroma za izvod za računovodstvo lahko še vedno izpišete dokumente z zgornjim tiskalnikom in izbiro Tiskanje za papirni arhiv . Na tem mestu določimo nabor računov, ki se natisne iz dokumentnega sistema.