V Fakturiranju imamo stolpec Stanje dokumenta, ki prikazuje, kakšno je stanje dokumenta. Ko račun pripravimo, dobi stanje 'V pripravi', ko pa račun izstavimo, dobi stanje 'Izstavljen'. Če račun pošiljamo v potrjevanje, imamo še eno stanje, in sicer 'V potrjevanju'. Ko dobimo račun iz potrjevanja, dobi stanje 'Za izstavitev'. Tudi če račun pošljemo prek ePoti (ePoštar) ali na eBanko, ima račun še eno vmesno stanje 'Za izstavitev' med osnutkom in izstavitvijo.

Vsa ta stanja se nam ob tiskanju, pripravi osnutkov oziroma pošiljanju v potrjevanje spreminjajo samodejno.

Od stanja dokumentov je odvisno, kaj lahko z računom počnemo (če je stanje Izstavljen, V potrjevanju, Začeto potrjevanje ali Za izstavitev, jih ne moremo popravljati, če pa niso izstavljeni, jih ne moremo knjižiti). Zato včasih želimo sami spremeniti stanje dokumenta, in sicer ga vrniti v pripravo ali ga izstaviti, ne da bi ga tiskali oziroma pošiljali kot eRačun. Kako to naredimo, pa je odvisno od nastavitve Izstavitev računov na posamezni stranki in od tega, ali imamo vklopljeno potrjevanje izdanih računov. Vse kombinacije so opisane v nadaljevanju.

Vračanje v stanje dokumenta 'V pripravi'

Označimo izstavljen račun in z desnim miškinim klikom izberemo 'Vrni v pripravo' oziroma Ctrl+V. To lahko naredimo tudi, kadar ima račun stanje 'Za izstavitev'.

Pošiljanje v stanje dokumenta 'Izstavljen'

Kadar imamo na stranki nastavljeno, da se ji računi tiskajo, in nimamo vklopljenega potrjevanja, kliknemo gumb Osnutek, izberemo želeni obrazec ter ga odpremo s Predogledom. Tukaj ga lahko tiskamo oziroma, če želimo prihraniti papir, ga samo shranimo v eRegistrator. S tem se stanje dokumenta spremeni v Izstavljen.

Kadar imamo stranko nastavljeno tako, da se ji računi tiskajo, in imamo vklopljeno potrjevanje, pa moramo račun najprej poslati v potrjevanje. Ko je potrjen, ga moramo s klikom na gumb Izstavitev tudi natisniti. Če želimo prihraniti papir, lahko izberemo kakšen »tiskalnik«, ki nam pripravi samo dokument.

Kadar imamo stranko nastavljeno tako, da se ji račun pošilja v spletno banko, lahko računu dodelimo stanje Izstavljen tako, kot da bi račun hoteli poslati v spletno banko. To velja tako v primeru, ko imamo vklopljeno potrjevanje, kot tudi, ko ga nimamo. Le eRačuna, ki se ustvari, ne pošljemo naprej. Priporočljivo je, da ga v mapi, kamor ste ga izvozili, izbrišete, ker gre samo za račun, ki je bil ustvarjen zgolj zaradi spreminjanja stanja dokumenta in ne z namenom izstavitve računa.

Kadar imamo stranko nastavljeno tako, da se ji račun pošilja po elektronski poti (ePoštar), računa ne smemo izstaviti, ker bi ga v tem primeru ePoštar poslal stranki. Želimo samo spremeniti stanje dokumenta. Zato moramo v tem primeru na stranki spremeniti način izstavitve z izstavitve po elektronski poti na tiskanje.



Potem se stanje dokumenta spremeni po predhodno opisanem postopku. Ko stanje dokumenta popravimo, moramo nastavitev na stranki ponastaviti, da se bodo računi v prihodnje znova pošiljali po elektronski poti.

V vseh primerih velja, da računom, ki so že poknjiženi, zaklenjeni in izpisani v rdeči barvi, ne moremo spreminjati statusa. V tem primeru moramo račun najprej odkleniti. To storimo tako, da račun kliknemo z desnim miškinim klikom in izberemo 'Odklepanje računov'. Potem stanje dokumenta spremenimo po enem izmed zgornjih postopkov in ko končamo, račun ponovno zaklenemo tako, da na računu z desnim miškinim klikom izberemo 'Zaklepanje računov'.