Tak sistem naročanja uporabljamo za enkratne nabave, kot je na primer nabava osnovnega sredstva, ali za nabave, ki so vezane na določen nabavni seznam. Sem sodi material, ki ga potrebuje hišnik za vzdrževanje, ali material, ki ga učitelj uporablja pri pouku. Uporabljamo ga tudi pri nabavah, ki temeljijo na potrjenem predračunu dobavitelja.

V teh navodilih opisujemo postopek naročila osnovnega sredstva.

Sistem, ki ga opisujemo, predvideva prejem elektronske pošte odgovorne osebe kot potrditev izvedbe naročila, zato je priporočljivo, da pred vnosom naročila odpremo tudi Fascikel za vso dokumentacijo nabave.

 Do naročil dostopamo …

Kliknemo na gumb Vnesi zapis …

Odpre se nam okno za vnos naročila. Najprej izpolnimo podatke, označene z modro puščico.

Naročilu priložimo elektronsko pošto, ki nam služi kot podlaga za naročilo. Iz tega je tudi jasno razvidno, kdo je naročilo potrdil.

Najprej kliknemo na gumb Pripni dokument. Odpre se Raziskovalec dokumentov, ki ga na spodnji sliki vidimo na desni strani slike. Nato označimo prejeto e-pošto, ki nam služi kot podlaga za naročilo in s funkcijo povleci in spusti prekopiramo celotno sporočilo v sistem dokumentov.

Odpre se okno za vnos manjkajočih podatkov, potrebnih za umestitev dokumenta v sistem dokumentov. Ko potrdimo, je dokument v sistemu dokumentov.

Kliknemo na gumb Izberi, da se dokument veže še na naročilo, ki ga izdelujemo.

Iz priponke, ki predstavlja osnovo naročila, je razviden potek internega naročila.

Sedaj vpišemo še vsebino naročila (zavihek Vrstice) …

Pri naročilu osnovnega sredstva je primerno, da imamo v šifrantu odprt splošen artikel, ki ga uporabimo za nabavo osnovnega sredstva.

Na vrstici naročila spremenimo Naziv1, po potrebi tudi Naziv2, ter vnesemo količino in nabavno ceno.

Naročilo je vpisano in pripravljeno na pošiljanje dobavitelju.