Kadar želimo izdane fakture knjižiti na različne konte glede na izdano fakturo in zaračunano blago/storitev, predlagamo uporabo knjižnih skupin.

Vnos in nastavitve knjižnih skupin

Šifrant knjižnih skupin je v modulu Fakturiranje na zavihku 'Šifranti'.


Tu dodamo toliko različnih knjižnih skupin, kolikor različnih kontov terjatev in davkov uporabljamo pri izdanih računih. S klikom na gumb 'Vnesi zapis' dodamo novo knjižno skupino.


S klikom na gumb '…' v polju Šifra dodamo novo šifro knjižne skupine ter jo poimenujemo.



Skupino poimenujemo, potrdimo in izberemo.


Knjižni skupini nastavimo želene konte in analitike. Če za vneseno knjižno skupino polja niso pomembna, jih pustimo prazna in program ob knjiženju ta konto zajame iz nastavitev programa, če je taka knjižba potrebna.


(Uporabljeni konti na sliki so izmišljeni!)

Na drugem zavihku 'Artikli/Sklic' lahko po potrebi določimo obliko sklica za zapiranje v Dvostavnem knjigovodstvu in prek podšifranta 'Artikli knjižne skupine' določimo na ravni artikla, na kateri konto prihodka se knjiži posamezna vrstica računa. Konti prihodka se z drugega zavihka knjižne skupine predlagajo v vrstice in jih po potrebi lahko pretipkamo na samem računu. V knjiženje se v takšnem primeru vedno vzame konto prihodkov iz vrstice računa.


Če na vrstici računa ni konta, se konto vzame iz izbrane knjižne skupine. Če ga tudi tukaj ni, se konto poišče v nastavitvah knjiženja na sami knjigi računov (tukaj se lahko določi tudi stran knjiženja), kot zadnja možnost pa se konti vzamejo iz 'Nastavitev knjiženja' na ravni modula Fakturiranje.

Uporaba knjižnih skupin

Ob vnosu izdanega računa na zavihku 'Knjiženje' izberemo možnost 'Računi'.
Ob dodajanju novega računa vnesemo stranko, nastavimo ustrezne datume, lahko vnesemo še oznako dokumenta v polje 'Dokument' ter nastavimo 'Oznaka DDV' glede na način obračuna davka.
V naslednjem koraku na zavihku 'Analitike' izpolnimo polje 'Knjižna skupina'.



Če vnesemo 'knjižno skupino' po vnosu vrstic računa, je treba s klikom na gumb , uskladiti nastavitve knjiženja skupine tudi v pripadajoče vrstice računa.
Ob uporabi različnih knjižnih skupin pri izdanih računih priporočamo nastavitev obveznega vnosa tega polja. Nastavitev uredimo v šifrantu 'Knjige dokumentov'. Izberemo knjigo in jo uredimo.




V področju 'Obvezen vnos' označimo polje ob 'Knjižna skupina'. S tako nastavitvijo bo program vedno zahteval vnos knjižne skupine pred vnosom vrstic računa. S to nastavitvijo dosežemo sprotno kontrolo, saj nas program opozarja, da se ob vnosu računa odločimo, kako bomo ta račun pozneje knjižili v Dvostavno knjigovodstvo.
Knjižna skupina se lahko na izdane račune tudi samodejno predlaga iz šifranta 'Knjige dokumentov', če je tam izpolnjena, sicer pa se lahko predlaga še iz splošnih nastavitev modula Fakturiranje.

Knjižna skupina lahko vsebuje tudi podatek 'Koda namena UPN' in 'Vzorec za DDV'. Koda namena se na račun predlaga iz knjižne skupine, vendar jo lahko spremenimo na računu na zavihku Analitike. Vzorec DDV nima druge funkcije pri knjiženju, kot da se pri knjiženju prek besedilnih datotek prenese kot oznaka.