V kolikor ste dopuste iz našega programa že pripravljali in imate nastavitve za dopust že izpolnjene, le teh ni potrebno ponovno nastaviti.
(nastavitve na sliki so iz testne baze in se morda razlikujejo glede na vaše nastavitve)
Novost Izračun dopusta po KP, ki je še v dopolnjevanju, bo omogočala izračun dopusta po različnih kolektivnih pogodbah. Dodatna navodila bodo objavljena v naslednjih mesecih, ko bo dopolnitev v programu zaključena v celoti.
Šifra vrste dopusta – dopust prejšnjih odločb
Za vse tiste, ki v koledarskem letu zaposlenim podaljšujete pogodbe in jim zaradi tega večkrat pripravite obvestilo oz. odločbo za letni dopust, priporočamo, da preverite ali imate v polju Šifra vrste dopusta – dopust prejšnjih odločb izbrano vrsto dopusta.
V primeru, da imate to polje prazno, priporočamo, da si vrsto obračuna dodate. S tem omogočite funkcionalnost, ki jo boste potrebovali pri zaposlenih za določen čas (npr. prva pogodba - zaposlitev do 31.8. tekočega leta, nato nova pogodba - ponovna zaposlitev s 1.9. tekočega leta). V takem primeru zaposlenemu pripravimo obvestilo od 1.1. – 31.8. in obvestilo izpišemo. Ko zaposlenemu vnesemo podatke o novi zaposlitvi s 1.9. (na zavihku Datumi in dobe spremenimo podatek datum zadnje zaposlitve, v pretekle zaposlitve vpišemo preteklo delovno dobo pri delodajalcu) in za takega zaposlenega pripravimo novo obvestilo za letni dopust, program pri pripravi novega obvestila za tekoče leto upošteva dopust tudi iz preteklega obvestila za tekoče leto.
Kako dodamo to vrsto dopusta:
Ob kliku na gumb se odpre šifrant Dodatni dopust zaposleni. V šifrant dodamo novo vrsto dopusta:
Pred pričetkom priprave odločb o dopustu je potrebno ustrezno urediti kadrovske šifrante, ki se nanašajo na pripravo dopusta.
Priprava šifrantov se lahko razlikuje glede na to ali spadate v javni ali zasebni sektor ter glede na kolektivne pogodbe katerim ste zavezani.
V Uradnem listu št. 99 iz leta 2024, je bila objavljena sprememba za določene kolektivne pogodbe, pri kriteriju dopusta za starost. Javnemu uslužbencu, po novem pripada dodatnih 5 dni dopusta po dopolnjenem 55. letu starosti. Prehodna določba določa dodatnih 5 dni dopusta za vse, ki bodo v letu 2025 dopolnili 51 let starosti. V ta namen je potrebno ustrezno urediti kriterij za starost.
Na zavihku Kadrovski šifranti izberemo Dopust za starost.
Postavimo se na vrstico za starost nad 50 in izberemo Popravi zapis. Vrstico ustrezno uredimo Leta starosti od 51.
Nastavitev Potrdite.
Zaposlenemu, ki je razporejen na več delovnih mestih določimo, iz katerega delovnega mesta se bodo pri pripravi podatkov za obvestilo o letnem dopustu upoštevali pogoji. To storimo tako, da na razporeditvi po delovnih mestih kliknemo na popravi zapis na delovnem mestu, iz katerega se bodo upoštevali pogoji in s kljukico označimo polje Upoštevaj pogoje za dopust. To polje lahko s kljukico označimo samo na enem delovnem mestu.
V kolikor imate zaposlene, ki so zaposleni po individualni pogodbi in imajo v pogodbi o zaposlitvi zabeleženo, koliko dni dopusta jim po pogodbi pripada je potrebno v nastavitvah programa imeti obkljukano Individualne pogodbe – upoštevaj samo osebne kriterije.
Na glavnem meniju izberemo Zaposleni…Zaposleni. Postavimo se na zaposlenega, kateremu želimo dodati osebni kriterij ter kliknemo na ikono za Popravi zapis. Izberemo razdelek Kadrovski podatki ter zavihek Določitev dopusta.
(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopust)
Preko gumba Osebni pogoji za dopust zaposlenega vnesemo zaposlenemu njegove osebne pogoje. To storimo tako, da kliknemo na ikono za Vnesi zapis, preko gumba, iz šifranta dodatnih pogojev izberemo pogoj, ki ga želimo dodati zaposlenemu. Dodatni pogoj izberemo, v polje Dni dopusta program predlaga število dni dopusta, vneseno na tem pogoju. To število dni lahko pri zaposlenem ustrezno popravimo (če njemu ne pripada to število dni). Na zaposlenega lahko po potrebi vnesemo več individualnih pogojev za dopust. Potrdimo.
Ko imamo vnesene vse potrebne kriterije za dopust za zaposlenega, za pripravo podatkov za obvestilo o letnem dopustu, kliknemo na ikono Obnovi podatke.
Ob kliku na ikono Obnovi podatke se izpiše naslednje obvestilo:
Kliknemo DA. Dodatni kriterij se je zapisal na zavihek Določitev dopusta.
Tako vnesemo dodatne individualne pogoje na vse zaposlene, katerim je to potrebno.
V primeru, ko imamo zaposlenega s krajšim delovnim časom, lahko podatek v stolpcu Ur ustrezno spremenimo in sicer tako, da se postavimo na vsako vrstico na zavihku Določitev dopusta in preko ikone za popravi zapis število ur ustrezno popravimo.
Zaposleni, ki delajo 6 dnevni tednik in imajo za to dodatne dni dopusta, morajo imeti Dopust za 6 dnevni tednik označen s kljukico. Tako označenim zaposlenim, bo program upošteval dodatni pogoj pri določitvi dopusta.
Zaposlenim, katerim pripravljamo dopust na podlagi KP za dejavnosti zdravstva in socialnega varstva in ima zavod delovni čas razporejen na 6 delovnih dni v tednu, po 37.členu KP ZSVS, izberemo ali se mu upoštevajo vse delovne sobote ali samo dve.
Podatki o dopustu zaposlenega, ki so vneseni na šifrantu zaposlenih, so povezani s podatki na preglednici v Dopustih po zaposlenih. To pomeni, da se tudi vsebina Obvestila o letnem dopustu spreminja, če popravljamo podatke na zavihku Določitev dopusta.
Zaposlenemu, ki ima odločbo o invalidnosti pripadajo dodatni dnevi dopusta. Dodatni dopust lahko dodamo preko osebnih pogojev (opisano zgoraj) ali pa na zavihku Invalidnost.
Ob kliku na Šifra vrste invalidnosti se nam odpre seznam Vrst invalidnosti, ki ga moramo sami izpolniti.
Ob kliku na gumb Vnesi zapis se nam odpre okno v kateremu določimo Šifro in Naziv odsotnosti. Za dodatne dneve dopusta moramo dodati kljukico za Dodatni dopust in vpisati število dodatnih dni dopusta.
V primeru, ko imamo npr. zaposlenega za določen čas in mu ob pripravi Obvestil za letne dopuste ne pripada celoten dopust ampak samo sorazmerni del, moramo v šifrantu zaposlenih, najprej, v Podatki plač, na zavihek Datumi in dobe v polje Datum prekinitve vnesti datum, do katerega imamo z njim sklenjeno pogodbo o zaposlitvi. Samo v primeru, ko bo v tem polju vpisan datum, bo program sam izračunal sorazmerni del dopusta za zaposlenega.
Ob pripravi podatkov za Obvestilo o letnem dopustu program tako upošteva, da zaposlenemu ne pripada celotno število dni dopusta ampak samo sorazmerni del. V ta namen doda tudi vrstico, v kateri odbije število dni, ki zaposlenemu ne pripadajo. Vrstica se izpiše tudi na izpisu Obvestila o letnem dopustu. Podatki o sorazmernem delu so izračunani točno po dnevih.
(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)
V kolikor zaposlenemu med letom podaljšate pogodbo, vam bo program ustrezno upošteval tudi pretekle pogodbe o zaposlitvi, v kolikor bodo v zavihku Datumi in dobe ustrezno zabeležene pretekle zaposlitve.
V kolikor imamo zaposlenega, ki ne dela 5 dni na teden, vpišemo število dni tedenske obveznosti v polje Dni na teden, v zavihku Plače…Plače – splošno.
Ob pripravi odločbe o dopustu, se nam bo, v tabeli Določitev dopusta, izpisala dodatna postavka.
Za pripravo obvestil na glavnem meniju, izberemo Obdelave, pregledi in izpisi…Dopusti in odsotnosti…Priprava dopusta. Dodamo nov zapis.
Leto – vpišemo leto, za katerega želimo da se pripravi izračun dopusta
Upoštevanje zaposlenih s statusom: Določen čas? - ob potrditvi, se podatki pripravijo za vse zaposlene. Sicer se za ljudi, ki so zaposleni za določen čas in imajo tak status vnesen na kadrovskih podatkih, odločbe o dopustu ne pripravijo.
Brisanje ročno vnesenih podatkov - potrdimo, če želimo za izbrano leto brisati podatke, ki so ročno vneseni za obvestila o letnih dopustih.
Od šifre zaposlenega/SM-do- program predlaga pripravo podatkov za odločbe za vse zaposlene (šifra od-do zaposlenega ni vpisana). Sami lahko omejimo pripravo le na posameznega ali skupino zaposlenih oz. od-do SM.
Datumi za izračun (podatek se lahko vnaša, oz. podatek je prikazan glede na nastavitev v nastavitvah programa.
Kliknemo na gumb Priprava. Program javi opozorilo:
Kliknemo DA. Program pripravi obdelavo ter nas ob zaključku opozori, da so podatki pripravljeni. Kliknemo V redu, potem pa še na gumb Zapri.
Obdelava avtomatsko upošteva osnovni dopust, ki smo ga vnesli v nastavitve, dopust za otroke, starost, delovno dobo, izobrazbo ter dopust, določen na organizacijsko enoto, stroškovno mesto ali dopust, določen po delovnih mestih.
Pripravljene podatke pregledamo na naslednji način:
Obdelave, pregledi in izpisi…Dopusti in odsotnosti…Dopusti po zaposlenih… Odpre se preglednica dopusti in odsotnosti, kot jo prikazuje slika (dokler prvič ne natisnemo odločb, so vse vrstice rdeče obarvane, potem se obarvajo črno).
Preglednica Dopusti in odsotnosti prikazuje podatke obvestil o letnem dopustu ter obseg in porabo letnega dopusta tekočega in preteklega leta po zaposlenih. Podrobneje v nadaljevanju.
OPOMBA: Program na ta način avtomatsko pripravi podatke za obvestila za vse zaposlene.
V primeru, ko želimo zaposlenim dodati še kakšen osebni kriterij (npr. Dopust za invalidnost, dopust za samohranilca,…) storimo to po postopku, ki je prikazan v nadaljevanju.
Na glavnem meniju izberemo Zaposleni…Zaposleni. Označimo določenega zaposlenega, kateremu želimo naknadno pripraviti podatke za LD ter kliknemo na ikono Popravi zapis. Izberemo Kadrovski podatki ter zavihek Določitev dopusta.
Takšen zaposleni ima tabelo Določitev dopusta prazno. Za pripravo podatkov za njegovo Obvestilo o letnem dopustu, kliknemo na ikono Obnovi podatke. Ob kliku na ikono Obnovi podatke se izpiše naslednje obvestilo:
Kliknemo Da. Program pripravi podatke za izpis Obvestila o letnem dopustu za tega zaposlenega.
V primeru, da ima zaposleni, poleg kriterijev, ki jih je program predlagal sam, tudi osebne (individualne kriterije), le-te vnesemo preko gumba Osebni pogoji za dopust zaposlenega. Ob zaključku vnosa osebnih kriterijev ponovno kliknemo na gumb Obnovi podatke, da program doda na Obvestilo še osebne pogoje zaposlenega.
Izpis obvestila zaposlenemu izvedemo tako, da kliknemo na Dopusti in odsotnosti.
Odprejo se podatki o pripravljenem dopustu zaposlenega (iz preglednice dopusti in odsotnosti). S klikom na ikono tiskalnik, kliknemo na Nova odločba. Kliknemo na Tiskaj, izberemo ustrezen vzorec izpisa in obvestilo natisnemo.
Na glavnem meniju izberemo Obdelave, pregledi in izpisi…Dopusti in odsotnosti…Dopusti po zaposlenih
Odpre se preglednica vseh zaposlenih, katerim so bili pripravljeni podatki za Obvestilo o letnem dopustu. Na vrhu preglednice se nahaja ikona za Tiskanje. Na omenjenem mestu lahko preverimo evidenco dopusta po zaposlenih, izpisujemo Obvestila (odločbe) o Letnem dopustu ter pripravimo sklep o koriščenju Izrednega dopusta.
S pomočjo analize (gumb ), ki se nahaja na vrhu preglednice Dopusti po zaposlenih, lahko po poljubnih kriterijih pripravimo analizo Dopustov in odsotnosti.
S klikom na Evidenca dopusta po zaposlenih, se nam odpre okno, v kateremu lahko izberemo kakšen izpis želimo. Zaposlene lahko uredimo po Priimku in imenu, Šifri, Stroškovnem mestu ali po Letu, medtem ko se nam dopust lahko prikazuje po Urah in dnevih, Urah ali Dnevih.
Če s kljukico označimo Tiskam vrstice, bo izpis takšen.
V kolikor tiskanje vrstic izključimo, je izpis krajši.
Na preglednici kliknemo na ikono Natisni ter izberemo izpis Nove odločbe o letnem dopustu.
Izberemo način tiskanja (Uredi po priimku in imenu, po šifri, SM) ter kliknemo na gumb Tiskaj. Odpre se okno, kjer lahko izberemo vzorec obvestila, ki ga želimo.
V primeru, ko imamo oblikovan lasten izpis, se postavimo nanj ter kliknemo na gumb Tiskaj ali na gumb Predogled, če želimo obvestila prej pogledati, preden jih tiskamo.
Če želimo vzorec oblikovati, si iz Saop vzorca pripravimo nov vzorec in preko gumba Oblikuj, ta vzorec oblikujemo po lastnih željah.
Na preglednici vseh zaposlenih izberemo zaposlenega, kateremu želimo tiskati Obvestilo (npr. če smo zanj naknadno pripravljali obvestilo ali smo njegove podatke popravljali, potem, ko smo natisnili že vse ostale). Kliknemo na ikono za popravi zapis, potem pa na ikono za tiskanje. Nadaljnji postopek je enak kot pri masovnem tiskanju Obvestil.
Obvestila lahko v eRegistrator shranimo na več načinov:
Obvestila o letnem dopustu se pošiljajo z uporabo spletne storitve ePoštar. Vsi tisti, ki uporabljate prevzem e-bolniških listov (eBol) v SAOP, pošiljanje obračunskih listov iz Drugih osebnih prejemkov (DOP), imate spletno storitev ePoštar aktivirano, potrebno je le preveriti ali je storitev povezana tudi na pošiljanje obračunskih listov iz programa obračuna plač (OPZ).
V kolikor tega nimate, vam mora najprej SAOP tehnična podpora urediti nastavitve te spletne storitve. Zaradi tega morate najprej oddati zahtevek za pomoč na SAOP tehnično podporo. Ko imamo urejene nastavitve ePoštarja, nadaljujemo z ureditvijo nastavitev po spodnjem navodilu.
Na zavihku Dopust, moramo pred prvim pošiljanjem obvestil o letnem dopustu določiti:
(vrsta dokumenta na sliki je testna)
Zaposlenemu, kateremu želimo poslati obvestilo o letnem dopustu po elektronski pošti, moramo v šifrantu zaposlenih na zavihek Stiki, dodati elektronski naslov ter dodati kljukico privzeti stik, na katerega bo prejel obvestilo o letnem dopustu. V kolikor imamo že urejeno pošiljanje obračunskih listov iz OPZ, potem to nastavitev preskočimo.
To storimo tako, da najprej v šifrantu zaposlenih izberemo zaposlenega, kliknemo na Popravi zapis, se postavimo na zavihek Stiki. Kliknemo na ikono Vnesi zapis. Vpišemo Naziv stika ter v polje Elektronska pošta, napišemo e-naslov, kamor bomo poslali Obvestilo o letnem dopustu. Vnos potrdimo.
Postopek ponovimo na vseh zaposlenih, katerim želimo poslati obvestilo o letnem dopustu po e-pošti.
(podatki na sliki so samo testni)
Pošiljanje obvestil o letnem dopustu se izvaja v modulu Kadrovska evidenca – Obdelave, pregledi in izpisi – Dopusti in odsotnosti – Dopusti po zaposlenih. V zgornjem desnem kotu izberemo ikono za Izvoz ter nato e-pošiljanje odločb.
Odpre se nastavitveno okno izvoza, kjer moramo najprej v razdelku Nastavitve e-pošte, s kljukico označiti polje Uporabi e-naslove prejemnikov izplačil. S tem se aktivira možnost izbire gesla za priponko, v razdelku Nastavitve.
S kljukico označimo polje Pošlji priponko. V polju Geslo za priponko izberemo tip gesla, s katerim bodo prejemniki odklenili obvestilo o letnem dopustu. Vsi tisti, ki že pošiljate obračunske liste po e-pošti, izberete enako geslo za odklepanje obvestil (npr.: če odklepate obračunske liste z vašo davčno številko, izberete tudi tukaj davčno številko).
Postopek priprave obvestil o letnem dopustu izvedemo tako, da obvestila najprej pripravimo. V ta namen kliknemo najprej na Pripravi odločbe.
Nato kliknemo Izberi.
S klikom na Izberi, vam program ponudi vzorce obvestil o letnem dopustu, izberemo ustrezno vrsto izpisa (v primeru, da imamo več različnih vzorcev, izberemo ustreznega) ter kliknemo Pripravi.
S klikom na Pripravi program pred pošiljanjem po e-pošti shrani obvestila o letnem dopustu v eRegistrator. V primeru, da obvestil o letnem dopustu ne shranimo v eRegistrator, ta ne bodo poslana po e-pošti, saj se pošiljanje izvaja samo za obvestila o letnem dopustu, ki so pred tem shranjena v eRegistrator.
Ko so dokumenti shranjeni, program javi spodnje obvestilo. Kliknemo V redu ter okno zapremo.
Obvestila o letnem dopustu pošljemo s klikom na Oddaj.
Ob končanem pošiljanju program izpiše seznam prejemnikov ter ustrezna opozorila. Na spodnji sliki je prikazan primer, v katerem pri enem zaposlenem nismo vnesli elektronskega naslova oz. označili kot privzeti stik. Tak zaposleni obvestila o letnem dopustu ne bo prejel po e-pošti.
Če smo zaposlenemu pozabili vnesti ustrezen stik z elektronskim naslovom oz. pozabili dodati kljukico Privzeti stik, to naknadno uredimo in Obvestilo o letnem dopustu pošljemo samo enemu zaposlenemu – uporabimo ustrezen filter od…do pri pošiljanju.
Ponovno kliknemo Pripravi odločbe, izberemo ustrezen vzorec obvestila in ga pošljemo zaposlenemu.
Dokumenti se v eRegistrator shranijo na zaposlenega. Do dokumentov zaposlenega dostopamo preko ikone Saop raziskovalec. S klikom na to ikono se odprejo vsi dokumenti zaposlenega. Obvestila o letnem dopustu, ki smo jih iz Kadrovske evidence shranili v eRegistrator, se shranijo v mapo, ki jo program kreira sam. V to mapo, se bodo nato shranjevala vsa obvestila o letnem dopustu, ki jih bomo letno pripravljali.
PRIROČNIK: Vodič po zakonodaji za odmero in izrabo dopusta
POSNETEK: Nova poslovna analitika za računovodski servis
KALKULATOR DOPUSTOV: Brezplačno orodje za planiranje svojega dopusta
BLOG: Kaj pravi zakon glede izplačila poslovne uspešnosti?