V pripomočkih modula Dobavitelji in kupci si lahko z zmogljivim pripomočkom pomagate pri pripravi naročil dobaviteljem.

V modulu Naročila dobaviteljem in kupcev je na zavihku »Pripomočki« obdelava »Avtomatsko oblikovanje naročil«, ki oblikuje naročila dobaviteljem ali prenosnice med skladišči na podlagi minimalnih in maksimalnih zalog artikla ter potreb tega artikla v naročilih kupcev in/ali prenosnicah med skladišči. Obdelava lahko upošteva tudi nerealizirana naročila dobaviteljem.



Nastavitveno okno pripomočka je sestavljeno iz več nastavitvenih področij.

1. Naročila kupcev – potrebe
   V tem delu se omejimo na tista naročila kupcev, ki jih želimo upoštevati pri izračunu »Potrebne količine«. To je količina artiklov, ki je zajeta v nerealiziranih naročilih kupcev. Izbiramo lahko, v katerih letih so bila naročila vnesena. Omejimo se lahko še po številkah naročil kupcev, datumu naročila, datumu dobave ter naročniku. Knjige naročil kupcev lahko določimo z omejitvijo »od–do« ali pa s klikom na ikono . Odpre se izbirno okno, kjer z dvoklikom polja šifre knjige naročil ali polja naziva knjige naročil izbiramo knjige kupcev, ki jih želimo v svoji izbiri. Po končanem izbiranju kliknemo »Izberi«. 
   Aktivnost izbire vidimo kot število izbranih knjig naročil kupcev. 
   
   
   
   Naročila kupcev lahko izberemo tudi posamezno »iz preglednice« s klikom na ikono . Tu dobimo preglednico naročil kupcev v nastavljenem območju let.  Ostale omejitve polj Knjige naročila, Številka naročila, Datum naročila, Datum dobave in Naročnik ne vplivajo na prikaz naročil kupcev v tej preglednici. V preglednici so le naročila kupcev, ki so nerealizirana.
   
   
   
   Naročila izberemo s kombinacijo CTRL + levi klik za izbor posameznega naročila ali s kombinacijo Shift + levi klik, s katero izberemo vsa naročila med območjema, označenima s puščico , in območjem, kjer kliknemo s pridržano tipko Shift. Izbrana naročila se spredaj označijo s piko . Ob zaključku izbire kliknemo gumb »Izberi«. 
   
   Pojavi se potrditveno okno, kjer potrdimo izbiro. 
   Ob potrditvi izbire naročil kupcev se območje izbire naročil kupcev posivi.
   
   
   
   
2. Izbira artiklov
   V tem delu izberemo, za katere artikle želimo izdelati naročila dobaviteljem. Omejimo se lahko po dobavitelju, konsignantu, proizvajalcu (podatki, vneseni pri artiklu na zavihku »Zaloge« v polju »Dobavitelj«), šifri artikla, skupini artikla, klasifikaciji in oddelku. 
   Pri omejitvi s klasifikacijo lahko omejimo »globino« upoštevanja klasifikacijske šifre oziroma število prvih znakov klasifikacijske šifre, ki se upoštevajo. Prav tako lahko klasifikacijske šifre izberemo iz preglednice. Pri izbiri artiklov lahko izberemo tudi artikle, za katere se zaloga ne vodi (na primer naročilo storitev), izločimo proizvodne artikle ter se omejimo na določeno lastnost po meri.
   
   
3. Izbira skladišč
   V tem delu določamo, kje želimo, da program pridobi podatke o zalogah ter minimalnih in maksimalnih zalogah artikla. Če polji Skupina skladišča in Skladišče nista nastavljeni, program upošteva podatke o skupni zalogi posameznega artikla v izbranih tipih skladišč, prav tako pa upošteva minimalno zalogo iz tega tipa skladišča. Ti podatki so izpolnjeni v področju »Artikli – Zaloge« na zavihku »Tip skladišča«.
   
   
   
   
   
   Če definiramo skupino skladišč ali posamezno skladišče, se upošteva zaloga iz določenega skladišča, prav tako pa se predlagajo minimalne in maksimalne zaloge. Ti podatki so izpolnjeni v področju »Artikli – Zaloge« na zavihku »Skladišča«.
   
   Na dnu je še izbira »Samo knjige s tem skladiščem«, kjer se dodatno omejimo z izbiro knjig naročil kupcev le na tiste knjige, pri katerih nastavljeno polje »Skladišče iz« ustreza naši nastavljeni izbiri. 
   
   Nastavitev Samo knjige naročil dobaviteljev s tem skladiščem pa pomeni, da se glede na izbiro upoštevajo samo knjige naročil dobaviteljem, ki imajo vpisano izbrano skladišče.
   
   
4. Način predloga količin
   Predlog dobavitelja: 
   • Iz šifranta artiklov: V tem primeru se predlaga dobavitelj za določen artikel iz šifranta artikla (podatek je vnesen na zavihku »Zaloge«). 
   • Iz Artikli – stranke – najbolj ugodna cena: Pri tej izbiri se predlaga tisti dobavitelj, ki ima najugodnejšo ceno vneseno v področju »Artikli – stranke«.
     
     
     
     
   • Privzeti dobavitelj: Predlaga se dobavitelj, vnesen v spodnje polje »Dobavitelj«. 
     
     Faktor povečanja/zmanjšanja: V to polje vnesemo faktor, s katerim pomnožimo izračunano količino za naročanje.
     Načini izračuna potrebnih količin:
   • Celotna potrebna količina: Za naročilo dobavitelju se predlaga količina, ki je enaka količini nerealiziranih artiklov iz nastavitve knjige naročil kupcev. V tem primeru se trenutna zaloga artikla ne upošteva. 
   • Razlika med potrebno količino in količino na zalogi: Za naročilo dobavitelju se predlaga razlika med potrebno količino iz nerealiziranih naročil kupcev in zalogo nastavljenih skladišč. 
   • Celotna količina + količina do maksimalne zaloge: Za naročilo dobavitelju se predlaga vsa potrebna količina iz nerealiziranih naročil kupcev ter vsa trenutna razlika med maksimalno in trenutno zalogo nastavljenih skladišč. Potrebna količina iz nerealiziranih naročil kupcev se predlaga, čeprav je trenutna zaloga večja od maksimalne zaloge. 
   • Celotna količina + količina do minimalne zaloge: Za naročilo dobavitelju se predlaga vsa potrebna količina iz nerealiziranih naročil kupcev ter vsa trenutna razlika med minimalno in trenutno zalogo nastavljenih skladišč. Potrebna količina iz nerealiziranih naročil kupcev se predlaga, čeprav je trenutna zaloga večja od minimalne zaloge. 
   • Potrebna količina – količina na zalogi + minimalna zaloga: Za naročilo dobavitelju se predlaga razlika med potrebno količino iz nerealiziranih naročil kupcev in zalogo nastavljenih skladišč ter doda razlika do minimalne zaloge. 
   • Potrebna količina – količina na zalogi + maksimalna zaloga: Za naročilo dobavitelju se predlaga razlika med potrebno količino iz nerealiziranih naročil kupcev in zalogo nastavljenih skladišč ter doda razlika do maksimalne zaloge.
     
     Zaokroževanje količin:
   • Minimalno naročilo s korakom mnogokratnika: Predlagane količine se zaokrožijo v skladu z nastavitvami koraka in minimalnega naročila v »Artikli – stranke« za posamezen artikel.
   • Navzgor na 10, 100, 1.000: Predlagane količine se zaokrožijo navzgor na določeno vrednost. 
   • Navzgor glede na mnogokratnik iz šifranta Artikli – stranke: Predlagane količine se zaokrožijo v skladu z nastavitvami mnogokratnika v »Artikli – stranke« za posamezen artikel.
     
     
5. Dodatne nastavitve upoštevanja že naročenih/prevzetih količin artiklov ter upoštevanje nepoknjiženih odpremnih nalogov
   
   Upoštevam prenose med skladišči (konsignacije): Glede na izbiro se upoštevajo artikli, ki so na naročilih kupcev/odpremah kot konsignacije.
   Upoštevam odprta naročila dobaviteljem: Program pri predlaganih količinah upošteva tudi nerealizirana naročila dobaviteljem. Upoštevajo se vsa potrjena naročila dobaviteljem vseh let, ki nimajo statusa »Stornirano« ali »Zaprto«.
   Upoštevam nepoknjižene prevzeme in predprejeme: Program upošteva tudi tiste prevzeme in predprejeme, ki ne izhajajo iz naročil dobaviteljem.
   Upoštevam nepoknjižene odpremne naloge: Program upošteva artikle, ki so na odprtih odpremnih nalogih. Pri tem se upoštevajo samo odpremne naloge, ki ne izhajajo iz naročil kupcev.
6. Način predloga količin
   V tem delu nastavimo, kam in kako program oblikuje naročila dobaviteljem.
   Potrebe prenesi v:
   • Naročila dobaviteljem: program bo oblikoval naročilo v Naročila dobaviteljem.
   • Naročila kupcev (prenosnice): program bo oblikoval naročilo v Naročila kupcev kot prenos med skladišči.

Knjiga naročila: Določimo, v katero knjigo naročila se bo oblikovalo naročilo.
Dodaj na obstoječa naročila dobaviteljem: Program doda predlagane količine artiklov na obstoječa odprta naročila dobaviteljem glede na predlaganega dobavitelja. Če tako naročilo za dobavitelja ne obstaja, ga program oblikuje na novo.
Privzeti cenik za naročanje: Izberemo, iz katerega cenika se predlagajo cene za naročilo dobavitelju. Če je polje prazno, se predlagata cena in popust iz podatkov »Artikel – stranke«. Če program tu ne najde cene, jo izbere iz privzetega cenika.



Prenesi tudi že prenesene: Če izberemo to možnost, se upoštevajo tudi tista naročila kupcev, ki so že označena kot »Naročeno dobavitelju«.

Prenesi posamezne vrstice: Pri tej izbiri se v naročilo dobavitelja predlagajo posamezne vrstice artikla glede na kupca.
Upoštevam analitike: S to izbiro se v naročilo dobavitelja predlagajo posamezne vrstice artikla glede na analitike naročila kupca, iz katerih izhajajo. Združujejo se glede na analitiko, referenta, stroškovno mesto in stroškovni nosilec.
Prenesi nazive in opis artikla: S to izbiro se v naročilo dobavitelja predlagajo posamezne vrstice artikla glede na opis in naziv artikla iz naročila kupca, iz katerih izhajajo.
Prikaz količine za naročilo nič: S to izbiro dobimo v preglednico vse artikle, četudi je predlagana količina za naročilo dobavitelju enaka nič.
Upoštevaj skladišča in serije iz naročila kupca: pri tej izbiri se omogoči delitev naročil dobaviteljem glede na skladišče in serijo iz posameznih vrstic naročila kupca.

Tip predloga naročila:

• Samo artikli iz naročil kupcev: V predlogu naročila dobavitelju se pojavijo le tisti artikli, ki nastopajo v nerealiziranih naročilih kupcev v izbranem območju. Potrebne količine se izračunajo po nastavljenem načinu.
• Vsi izbrani artikli: V predlogu naročila dobavitelju se pojavijo vsi artikli, ki ustrezajo nastavitvam izbire artiklov (območje 2).
• Artikli pod minimalno zalogo: V predlogu naročila dobavitelju se pojavijo le tisti artikli, katerih trenutna zaloga v nastavljenih skladiščih je pod minimalno zalogo teh skladišč.

Zagon in obdelava predloga

Ob nastavljenih parametrih zaženemo obdelavo z gumbom »Potrdi«. Trajanje obdelave je odvisno od količine podatkov, na katere smo se omejili. Ob širši izbiri parametrov lahko obdelava traja več časa. Ob zaključku prvega dela obdelave se pojavi tabela.



Na vrhu tabele je polje »Dobavni rok (dni)«, kjer vnesemo dobavni rok, ki v kombinaciji z datumom naročila, vnesenim v polje desno, tvori datum »Predvidena dobava«, ki se izpolni v naročilu dobavitelja. Skrajno desno sta še gumba »Podrobno«, ki prikaže, iz katerih naročil kupcev se je izračunala »Potrebna količina«, ter gumb »Legenda«, ki prikaže barvno legendo polj v tabeli predloga. Položaje stolpcev lahko sami prilagajamo. Polja v tabeli lahko opišemo v več funkcionalnih sklopih.

• Podatki o artiklu:  Ta del sestavljajo polja Artikel (šifra artikla), Naziv 1 in Naziv 2 (naziva artikla), Opis artikla ter ME (merska enota artikla).
• Podatki o zalogah artikla:  Polja Minimalna zaloga, Maksimalna zaloga ter Trenutna zaloga. Vrednosti polj so odvisne od nastavitev v področju skladišč. Če se omejimo na skupino skladišč, se v omenjena polja napolnijo seštevki vrednosti. Na primer maksimalna zaloga je seštevek maksimalnih zalog zajetih skladišč.
• Zajete potrebe iz naročil kupcev, naročil dobaviteljev in neodpremljenih odpremnih nalogov.  Potrebna količina je seštevek nerealiziranih količin posameznega artikla iz zajetih naročil kupcev. Neodpremljena količina je seštevek količin posameznega artikla v neodpremljenih odpremnih nalogih, ki jih zajemajo nastavitve. Neodpremljeno dobavitelj je seštevek nerealiziranih količin posameznega artikla v potrjenih naročilih dobaviteljem.
• Izračunana polja predloga naročila:  Polje »Izračunana količina« je količina, ki se je izračunala po nastavljenem načinu izračuna. Količina ni zaokrožena. »Predlagana količina« je zaokrožena količina po izbranih načinih zaokroževanja. »Za naročilo količina« omogoča spreminjanje količine po lastni izbiri. Ta količina se prenese v naročilo dobavitelju.
• Podatki o izbranih dobaviteljih ter njihovih cenah in popustih. 
  Polje »Dobavitelj« vsebuje šifro stranke in omogoča izbiro druge šifre stranke. »Naziv dobavitelja 1–2« vsebuje naziv dobavitelja. Polje »Šifra CP predlog« vsebuje izbrano cenovno področje, ki se je uporabilo za pridobitev vnesenih cen. »Cena predlog« vsebuje ceno iz predlaganega cenovnega področja.
  
  V polji, označeni s svinčnikom (»Za naročilo količina« in »Dobavitelj«), lahko vnesemo želeno količino oziroma želenega dobavitelja.
  Pri tako urejeni tabeli s pritiskom na gumb »Izvajaj« zaženemo oblikovanje naročil dobaviteljev v skladu z nastavitvami in podatki iz tabele.