Navodila so namenjena uporabnikom, ki v svojem poslovanju uporabljajo predplačila (avanse) in v Saop uporabljajo knjigovodski modul Dvostavno knjigovodstvo.
Predvsem v gospodarstvu se je uveljavila praksa, da kupec na podlagi predračuna (ponudbe) vnaprej izvede plačilo. Ker za prejeto plačilo nismo dobavili blaga oz. opravili storitve, ga imenujemo predplačilo. Z dnem prejema predplačila nastane obveznost za plačilo DDV.
Če prejeto predplačilo in izdani račun (končni račun) za blago/storitev nista v istem davčnem obdobju, smo dolžni izstaviti račun za predplačilo (avansni račun). Osnovni namen računa za predplačilo je obračun DDV. Če sta prejeto predplačilo in končni račun v istem davčnem obdobju, ni potrebe po računu za predplačilo.
V Saop proces obvladujemo prek dveh različnih mehanizmov: predplačil in avansnih računov. Ob bančnem nakazilu stranke bančni izpisek poknjižimo na vnaprej določen konto (običajno 2300). Nastavimo finančni vir, ki zajema odprte postavke na tem kontu in omogoča upoštevanje teh postavk na končnem računu v tekočem mesecu (davčnem obdobju). Po koncu meseca predplačil ni več mogoče upoštevati in računovodja mora na podlagi odprtih postavk z namensko obdelavo kreirati avansne račune. Na končnem računu nato upoštevamo postavke avansnih računov.
Za delovanje mehanizma predplačil je treba narediti nov finančni vir, ki bo na podlagi odprtih postavk na določenih kontih prikazoval podatke o predplačilu. Na preglednici strank lahko prek gumba ''Promet'' dostopamo do šifranta virov.
Nastavitve naj bodo enake kot na spodnji sliki. Če je kljukica za uvoz vključena in imamo vklopljeno storitev osveževanja virov, se bo znesek predplačil po strankah samodejno posodabljal. Šifro finančnega vira moramo obvezno poimenovati "AVANS". V polju "Vrsta" je treba izbrati iz spustnega seznama možnost "avans – kupca". Uporabnik DK je obvezen in predstavlja uporabnika (podjetje), pri katerem je modul Dvostavno knjigovodstvo. Običajno je uporabnik DK enak uporabniku FAK.
Bistveni del finančnega vira je "Šifra zbira", ki določa, s katerih kontov se bodo prepisovale odprte postavke. Običajno se predplačila knjižijo na konto 2300, vendar mora to določiti tisti, ki knjiži v modulu Dvostavno knjigovodstvo. Če ustreznega zbira še nimamo, ga lahko ustvarimo.
V našem primeru zbir "AVANS" že obstaja, pogledali pa bomo, kako je nastavljen.
Zbir za hitri pregled odprtih postavk "AVANS" v našem primeru zajema le konto 23000. To pomeni, da moramo pri knjiženju bančnega izpiska obvezno vnesti konto 23000.
Po potrditvi vseh oken se vrnemo na preglednico strank. Pravkar ustvarjeni finančni vir moramo zdaj napolniti s podatki iz Dvostavnega knjigovodstva. To naredimo prek gumba "Uvoz iz DK".
Če se ne ponudi, izberemo ustrezen finančni vir prek gumba "Viri finančno" in potrdimo.
Podatki o odprtih postavkah na kontu 2300 se posodobijo. Če se postavimo na stranko in ponovno uporabimo gumb "Promet", dobimo zbir zneskov v dobro za izbrano stranko.
Da se izognemo dnevnemu ročnemu posodabljanju finančnih podatkov prek gumba "Uvoz iz DK", lahko nastavimo tudi mehanizem, ki bo te podatke samodejno prenašal. Za nastavitev samodejnega prenašanja finančnih podatkov se obrnite na svetovalca podpore Saop.
Na vrsticah avansnega računa se uporablja poseben artikel tipa avans. Artikel mora imeti isto davčno stopnjo kot blago oz. storitev, za katero bomo ta avans upoštevali. Na artiklu avansa je treba določiti, ali se bo uporabljal za blago oz. za storitev. Na podlagi tega podatka se bo pri knjiženju avansa v davčno knjigo znesek DDV umestil v pravilen razdelek. Če imamo več različnih davčnih stopenj oz. fakturiramo tako blago kot storitve, lahko imamo več artiklov tipa avans.
Avansne račune kreiramo v ločeni knjigi računov. Avansne račune ločimo od končnih zaradi lažjega pregledovanja odprtih avansov in njihovega upoštevanja (črpanja) na končnih računih. Nastavitve knjige "AR" se ne razlikujejo od nastavitev drugih knjig v Fakturiranju.
Pri uporabi modula NDK je mogoče avanse upoštevati pri knjiženju dobavnice v FAK. V nastavitvah knjige kupca so v ta namen tri nastavitve. Na zavihku "Ostala knjiženja" je treba določiti, kateri artikel tipa avans uporabljamo na avansnih računih. Če za avanse uporabljamo le eno knjigo računov, jo tukaj vnesemo. Če je knjig računov za avanse več, tukaj pustimo polje prazno in sistem bo preverjal neupoštevane avanse v vseh knjigah računov. Običajno je razlog za več knjig avansnih računov davčno potrjevanje. Na gotovinskih avansih mora biti davčno potrjevanje vklopljeno, pri avansih prek bančnega nakazila pa ne.
Tretja nastavitev v knjigi kupca je na zavihku "Nastavitve knjiženja". Dodati je treba kljukico "Zapiranje avansov".
Na podlagi predračuna (ponudbe) kupec nakaže dogovorjeni znesek. V modulu Dvostavno knjigovodstvo se bančni izpisek uvozi in znesek plačila v dobro se knjiži na vnaprej dogovorjeni konto (običajno 23000). Mehanizma predplačil ni mogoče uporabljati, če v Dvostavnem knjigovodstvu ni knjižbe. Zato je treba bančne izpiske knjižiti dnevno.
Smiselno je, da odgovorna oseba dnevno po knjiženju bančnega izpiska finančne podatke iz Dvostavnega knjigovodstva prenese na šifro vira prek gumba na preglednici šifranta strank. Oseba, odgovorna za fakturiranje, lahko stanje v dobro pregleduje prek stolpca "Prejeti avans".
Prikazani znesek prejetih avansov je vsota odprtih postavk v dobro na kontu 23000. Prek mehanizma predplačil bo mogoče upoštevati le postavke iz istega obdobja, kot je datum končnega računa. Za podrobnejši pregled lahko prek gumba "Promet" dostopamo do odprtih postavk.
V našem primeru bo na končnem računu z datumom 10. 10. 2022 mogoče upoštevati le prvo odprto postavko z dne 1. 10. 2022. Za postavko z dne 15. 9. 2022 je treba kreirati avansni račun. Iz prikazanega pregleda pa ni razvidno, ali je bil avansni račun že kreiran.
Če za stranko obstaja vsaj eno predplačilo, se gumb obarva zeleno. S klikom na ta gumb dobimo preglednico predplačil, v katero se prenesejo odprte postavke iz zbira AVANS.
Z uporabo sistema "multiselect" prek dvoklika izberemo eno ali več vrstic. Na voljo nam je tudi gumb "Izberi vse" spodaj levo. Izbiro potrdimo.
Če je odprta postavka višja od zneska računa, dobimo opozorilo.
Na vrstici računa imamo znesek 150 € + DDV, zato moramo pri predplačilih upoštevati znesek 183 €. Po ureditvi zneska z gumbom "Zapri" zapustimo preglednico upoštevanih predplačil.
Med vrsticami računa se ni pojavila nova vrstica, kot pri upoštevanju avansnega računa. Po odebeljeni pisavi na gumbu predplačila vemo, da je bilo na računu upoštevano predplačilo.
Pri uporabi modula NDK se račun kreira na podlagi dobavnice. Pri knjiženju dobavnice v Fakturiranju se po uporabi gumba "Potrdi" odpre novo okno.
V zgornjem delu okna imamo na voljo vse odprte avanse, spodaj pa predplačila iz enakega obdobja, kot je datum fakture. Izberemo predplačila, ki jih želimo upoštevati po enakem sistemu, kot bi to lahko storili pozneje na fakturi.
Kreirana faktura bo v preglednici predplačil že imela vrstico upoštevane odprte postavke, lahko pa še vedno znesek na fakturi korigiramo ali pa vrstico upoštevanega predplačila izbrišemo.
Ob izstavitvi računa je na standardnem izpisu vidno, katero predplačilo smo na računu upoštevali in v kakšnem znesku.
Oseba, ki dela v modulu Dvostavno knjigovodstvo, mora najpozneje zadnji dan obdobja na podlagi neupoštevanih odprtih postavk kreirati avansne račune. Če tega ne naredi pravočasno, prvi dan naslednjega obdobja fakturist ne bo mogel upoštevati zneska v dobro. Sistem mu ne bo dovolil upoštevati odprtega predplačila iz prejšnjega meseca, avansni račun pa še ne bo kreiran. Pred kreiranjem avansnih računov je treba poknjižiti izdane račune, da zapremo odprte postavke, ki so bile upoštevane.
Pripomoček za izstavitev avansnih računov na podlagi odprtih postavk je v meniju "Dnevne obdelave".
Pripomoček se odpre v novem oknu. Pod sliko je opis polj, ki so na voljo na maski.
Konto: izbor kontov (iz kontnega plana), za katere želimo zajeti odprte postavke (običajno 2300)
Datum od/do: filter na datum odprte postavke
Leto: leto odprte postavke
Knjiga računa: knjiga FAK, v kateri želimo kreirati avansne račune. Vedno ista knjiga "AR"
Datum računa: datum, na katerega se kreira avansni račun
☑ Izstavi na datum plačila: vsak kreirani avansni račun naj ima datum plačila, iz katerega je kreiran
Šifra artikla: šifra artikla, ki bo na vrsticah kreiranih avansnih računov.
Po potrditvi se odpre predogled predplačil, ki jih je sistem našel na podlagi vnesenih parametrov.
Na levi strani je treba s kljukico označiti vrstice, ki jih želimo poslati v avansni račun. Z gumbom "Potrdi vse" lahko izberemo vse zajete vrstice. Z gumbom "Zapri" se vrnemo na prejšnje okno in lahko dopolnimo parametre za iskanje predplačil. Z uporabo gumba "Pripravi račune" se avansni računi kreirajo.
Ne glede na to, po kateri metodi smo avansni račun kreirali, ga moramo obvezno knjižiti. Knjiženje avansnega računa je bistvenega pomena, ker se le tako prenesejo podatki v davčno knjigo.
Čeprav v praksi včasih kupec ne potrebuje avansnega računa, ga v Saop moramo izstaviti. Šele izstavljen (moder) račun je mogoče poknjižiti prek gumba "Knjiži" ali pa masovno. Knjižen račun postane rdeč in šele takrat se knjižbe vpišejo v davčno knjigo – kar je tudi namen kreiranja avansnega računa.
Knjiženje računa, na katerem so le artikli tipa A – avans, povzroči drugačno knjižbo, kot bi bila za končni račun. Ne knjižita se niti terjatev niti prihodek. Primer knjižbe avansnega računa:
V modulu Fakturiranje nam je na voljo pregled vseh kreiranih avansnih računov. Pregled avansov je v meniju "Izpisi".
Bistveno je, da v polje "Knjiga" vnesemo knjigo, rezervirano za avanse. V nadaljevanju bomo pogledali, kako je videti preglednica, ki jo odpremo prek gumba spodaj levo.
Preglednica prikazuje vrstico za vsak avansni račun (tudi že v celoti upoštevane). Na ravni vrstice so vidni vplačani znesek, porabljeni znesek in saldo. Prek gumba se odprejo končni računi, na katerih smo avans upoštevali.
Po odpremi blaga oz. opravljeni storitvi kreiramo končni račun. Če gre za storitev, lahko končni račun kopiramo iz predračuna. Če pa gre za blago, bomo račun kreirali na podlagi dobavnice (če imamo modul NDK). V vsakem primeru so na računu vrstice artiklov, ki jih fakturiramo.
Če za stranko obstaja vsaj en avansni račun, ki ima še neupoštevan saldo, se gumb obarva zeleno. S klikom na ta gumb dobimo preglednico avansov, ki so na voljo za upoštevanje.
Če imamo v fakturni knjigi nastavljeno stroškovno mesto ali nosilec, se bosta v preglednici samodejno ponudila. Če želimo pregledati vse, kar ima stranka v dobro, je treba oba filtra izbrisati.
Z uporabo sistema "multiselect" prek tipke CTRL in levega miškinega klika izberemo eno ali več vrstic. Označene vrstice se obarvajo rdeče. Na voljo nam je tudi gumb "Izberi vse" spodaj levo. Po potrditvi se na račun doda nova vrstica, ki zmanjšuje vrednost za plačilo.
Vrstica za upoštevanje avansa dobi vedno količino -1 in ceno, ki ustreza vrednosti salda iz izbranega avansa. Če ne želimo upoštevati celotnega zneska, ceno avansa pretipkamo na želeni znesek. Neupoštevan znesek bo še naprej viden v pregledu odprtih avansov in na voljo za upoštevanje pozneje. Tudi z brisanjem vrstice se avans sprosti in se ponovno prikaže kot neupoštevan. Če je znesek upoštevanega avansa višji od zneska za plačilo, račun rezultira v negativnem znesku za plačilo (dobropisu).
Če uporabljamo modul NDK (Dobavitelji in kupci), se faktura kreira pri knjiženju dobavnice v FAK.
Če so nastavitve v knjigi kupca ustrezne, se po uporabi gumba "Potrdi" odpre novo okno. V oknu izberemo avanse, ki jih želimo upoštevati po enakem sistemu, kot bi to lahko storili pozneje na fakturi.
Kreirana faktura bo že imela vrstico upoštevanega avansa, lahko pa še vedno znesek na fakturi korigiramo ali pa vrstico upoštevanega avansa izbrišemo.
Ob izstavitvi računa je na standardnem izpisu vidno, kateri avansni račun smo upoštevali in v kakšnem znesku.
BLOG: En sam klik lahko ogrozi celotno poslovanje
PRIROČNIK: ZIURS – pregled ključnih novosti interventnega zakona
BLOG: Strožja EU uredba o embalaži
PRIROČNIK: Povračila stroškov - pogoste napake v praksi