Navodila so namenjena uporabnikom, ki se v svojem poslovanju poslužujejo predplačil (avansov) in v iCentru uporabljajo knjigovodski modula Dvostavno knjigovodstvo.

Predvsem v gospodarstvu se je uveljavila praksa, da kupec na podlagi predračuna (ponudbe) vnaprej izvede plačilo. Ker za prejeto plačilo nismo dobavili blaga oz. opravili storitve, ga imenujemo predplačilo. Z dnem prejema predplačila nastane obveznost za plačilo DDV-ja.

V kolikor prejeto predplačilo in izdani račun (končni račun) za blago/storitev nista v istem davčnem obdobju, smo dolžni izstaviti račun za predplačilo (avansni račun). Osnovni namen računa za predplačilo je obračun DDV-ja. Če sta prejeto predplačilo in končni račun v istem davčnem obdobju ni potrebe po računu za predplačilo. 

V iCentru proces obvladujemo preko dveh različnih mehanizmov: Predplačila in avansni računi. Ob bančnem nakazilu stranke bančni izpisek poknjižimo na vnaprej določen konto (običajno 2300). Nastavimo finančni vir, ki zajema odprte postavke  na tem kontu in omogoča koriščenje teh postavk na končni fakturi v tekočem mesecu (davčnem obdobju). Po koncu meseca koriščenje predplačil ni več možno in računovodja mora na osnovi odprtih postavk z namensko obdelavo kreirati avanske račune. Na končni fakturi nato koristimo postavke avansnih računov.

Nastavitve

Nastavitve za koriščenje predplačil

Za delovanje mehanizma predplačil je potrebni narediti nov finančni vir, ki bo na podlagi odprtih postavk na določenih kontih prikazoval podatke o predplačilu. Na preglednici strank preko gumba »promet« lahko dostopamo do šifranta virov.

Nastavitve naj bodo enake kot na spodnji sliki. V kolikor je kljukica za uvoz vključena in imamo vklopljeno storitev osveževanja virov, se bo znesek predplačil po strankah samodejno ažuriral. Šifro finančnega vira moramo obvezno poimenovati »AVANS«. V polju vrsta je potrebno izbrati iz spustnega seznama opcijo »avans – kupca«. Uporabnik DK je obvezen in predstavlja uporabnika (podjetje) na katerem se nahaja modul dvostavno knjigovodstvo. Običajno je uporabnik DK enak kot uporabnik FAK. 

Bistveni del finančnega vira je »šifra zbira«, ki določa iz katerih kontov se bodo prepisovale odprte postavke. Običajno se predplačila knjižijo konto 2300, vendar to mora definirati tisti, ki knjiži v modulu DK. Če ustreznega zbira še nimamo, ga lahko ustvarimo.

V našem primeru zbir »AVANS« že obstaja, pogledali pa si bomo kako je nastavljen. 

Zbir za hitri pregled odprtih postavk »AVANS« v našem primeru zajema le konto 23000. To pomeni, da moramo pri knjiženju bančnega izpiska obvezno vnesti konto 23000.

Po potrditvi vseh oken se vrnemo na preglednico strank. Pravkar ustvarjeni finančni vir moramo sedaj napolniti s podatki iz dvostavnega knjigovodstva. To naredimo preko gumba »uvoz iz DK«

V kolikor se ne ponuja, izberemo ustrezen finančni vir preko gumba »viri finančno« in potrdimo.

Podatki o odprtih postavkah na kontu 2300 se ažurirajo. Če se postavimo na stranko in ponovno uporabimo gumb »promet«, dobimo zbir zneskov v dobro za izbrano stranko.

V izogib dnevnemu ročnemu posodabljanju finančnih podatkov preko gumba »uvoz iz DK«, se lahko nastavi tudi mehanizem, ki bo te podatke samodejno prenašal. Za nastavitev avtomatskega prenašanja finančnih podatkov se obrnite na svetovalca iz podpore SAOP.

Nastavitve za koriščenje avansnih računov

Na vrsticah avansnega računa se uporablja poseben artikel tipa avans. Artikel mora imeti isto davčno stopnjo kot blago oz. storitev za katero bomo ta avans koristili. Na artiklu avansa je potrebno definirati ali se bo uporabljal za blago oz. za storitev. Na podlagi tega podatka se bo pri knjiženju avansa v davčno knjigo, znesek DDV umestil v pravilen razdelek. V kolikor imamo več različnih davčnih stopenj oz. fakturiramo tako blago kot storitve, lahko imamo več artiklov tipa avans.

Avansne račune se kreira v ločeni knjigi računov, ki jo običajno poimenujemo »AR«. Avansne račune ločimo od končnih zaradi lažjega pregledovanja odprtih avansov in njihovega koriščenja (črpanja) na končnih računih. Nastavite knjige »AR« se ne razlikujejo od nastavitev ostalih knjig v Fakturiranju.

V primeru uporabe modula NDK je možno koriščenje avansov pri knjiženju dobavnice v FAK. Na nastavitvah knjige kupca so v ta namen tri nastavitve. Na zavihku »ostala knjiženja« je potrebno definirati kateri artikel tipa avans uporabljamo na avansnih računih. Če za avanse uporabljamo le eno knjigo računov, jo tukaj vnesemo. V kolikor je knjig računov za avanse več, tukaj pustimo polje prazno in bo sistem kontroliral nekoriščene avanse v vseh knjigah računov. Običajno je razlog za več knjig avansnih računov davčno potrjevanje. Na gotovinskih avansih mora biti davčno potrjevanje vklopljeno, na avansih preko bančnega nakazila pa ne. 

Tretja nastavitev na knjigi kupca pa se nahaja v zavihku »nastavitve knjiženja«. Potrebno je dodati kljukico »zapiranje avansov«.

Predplačila

Na osnovi predračuna (ponudbe) kupec nakaže dogovorjeni znesek. V modulu dvostavno knjigovodstvo se bančni izpisek uvozi in znesek plačila v dobro se knjiži na vnaprej dogovorjeni konto (običajno 23000). Mehanizma predplačil ni možno koristiti, če v dvostavnem knjigovodstvu ni knjižbe. Iz tega razloga se mora knjiženje bančnih izpiskov vršiti dnevno.

Smiselno je, da odgovorna oseba dnevno po knjiženju bančnega izpiska finančne podatke iz dvostavnega knjigovodstva prenese na šifro vira preko gumba  na preglednici šifranta strank. Oseba odgovorna za fakturiranje lahko stanje v dobrem pregleduje preko stolpca »Prejeti avans«.

Prikazani znesek prejetih avansov je vsota odprtih postavk v dobro na kontu 23000. Preko mehanizma predplačil bo močno koristiti le postavke iz istega obdobja, kot je datum končnega računa. Za podrobnejši pregled lahko preko gumba »Promet« dostopamo do odprtih postavk.

V našem primeru bo na končnem računu z datumom 10.10.2022 možno koristiti le prvo odprto postavko iz 01.10.2022. Za postavko iz 15.09.2022 je potrebno kreirati avansni račun. Iz prikazanega pregleda pa ni vidno, če je avansni račun že bil kreiran.

Koriščenje predplačila na računu

V kolikor za stranko obstaja vsaj eno predplačilo se gumb  obarva v zeleno. S klikom na ta gumb dobimo preglednico predplačil, v katero črpamo odprte postavke iz zbira AVANS.

Z uporabo sistema »multiselect« preko dvoklika izberemo eno ali več vrstic. Na razpolago nam je tudi gumb »izberi vse« spodaj levo. Izbiro potrdimo.

V kolikor je odprta postavka višja od zneska računa dobimo opozorilo.

Na vrstici računa imamo znesek 150€ + DDV, zato moramo v predplačilih črpati znesek 183€. Po ureditvi zneska z gumbom zapri zapustimo preglednico počrpanih predplačil.

Med vrsticami računa se ni pojavila nova vrstica, kot črpanju avansnega računa. Preko odebeljene pisane na gumbu predplačila vemo, da je na računu bilo počrpano predplačilo.

V primeru uporabe modula NDK se račun kreira na osnovi dobavnice. Pri knjiženju dobavnice v fakturi se po uporabi gumba potrdi odpre novo okno.

V oknu zgoraj imamo na razpolago vse odprte avanse, spodaj pa predplačila iz enakega obdobja kot je datum fakture. Izberemo predplačila, ki jih želimo koristiti po enakem sistemu kot bi to lahko storili kasneje na fakturi.

Kreirana faktura bo v preglednici predplačil že imela vrstico koriščene odprte postavke, lahko pa še vedno znesek na fakturi korigiramo ali pa vrstico koriščenega predplačila izbrišemo.

Ob izstavitvi računa je na standardnem izpisu vidno katero predplačilo smo na računu smo pokoristili in v kakšnem znesku.

Avansni računi

Izstavitev avansnih računov na podlagi predplačil

Oseba, ki dela v modulu DK (dvostavno knjigovodstvo) mora najkasneje zadnji dan obdobja na osnovi nekoriščenih odprtih postavk kreirati avansne račune. Če to ne naredi pravočasno, prvi dan naslednjega obdobja fakturist ne bo mogel počrpati zneska v dobrem. Sistem mu ne bo dovolil črpati odprtega predplačila iz prejšnjega meseca, avansni račun pa še ne bo kreiran. Pred kreiranjem avasnih računov je potrebno poknjižiti izdane račune, da zapremo odprte postavke, ki so bile pokoriščene.

Pripomoček za izstavitev avansih računov na podlagi odprtih postavk se nahaja v meniju »Dnevne obdelave«

Pripomoček se odpre v novem oknu. Pod sliko se nahaja opis polja, ki so na voljo na maski.

Konto: Izbor kontov (iz kontnega plana) za katere želimo zajeti odprte postavke (običajno 2300)

Datum od/do: Filter na datum odprte postavke

Leto: Leto odprte postavke

Knjiga računa: Knjiga FAK v katero želimo kreirati avanske račune. Vedno ista knjiga »AR«

Datum računa: Datum na katerega se kreira avansni račun

☑ Izstavi na datum plačila: Vsak kreirani avanski račun naj ima datum plačila iz katerega je kreiran

Šifra artikla: Šifra artikla, ki bo na vrsticah kreiranih avansih računov.

Po potrditvi se nam odpre predogled predplačil, ki jih je sistem našel na podlagi vnesenih parametrov.

Na levi strani je potrebno s kljukico označiti vrstice, ki jih želimo poslati v avansni račun. Z gumbom »potrdi vse« lahko izberemo vse zajete vrstice. Z gumbom zapri se vrnemo na prejšnje okno in lahko dopolnemo parametre za iskanje predplačil. Z uporabo gumba »Pripravi račune« se avansni računi kreirajo.

Knjiženje avansnega računa

Ne glede na to, po kateri metodi smo avansni račun kreirali, ga moramo obvezno knjižiti. Knjiženje avansnega računa je bistvenega pomena, ker se le tako prenesejo podatki v davčno knjigo.

Čeprav v praksi včasih kupec ne potrebuje avansnega računa, ga v iCentru moramo izstaviti. Šele izstavljen (moder) račun je možno poknjižiti preko gumba knjiži ali pa masovno. Knjižen račun postane rdeč in šele takrat se knjižbe vpišejo v davčno knjigo – kar je tudi namen kreiranja avansega računa.

Knjiženje računa na katerem so le artikli tipa A-avans rezultirajo v drugačni knjižbi, kot bi bila za končni račun. Ne knjiži se terjatev niti prihodek. Primer knjižbe avanskega računa:

Pregled odprtih avansov

V modulu fakturiranje nam je na voljo pregled vseh kreiranih avansnih računv. Pregled avansov se nahaja v meniju Izpisi.

Bistveno je, da v polje »Knjiga« vnesemo knjigo rezervirano za avanse. V nadaljevanju si bomo pogledali kako izgleda preglednica, ki jo odpremo preko gumba spodaj levo.

Preglednica prikazuje vrstico za vsak avanski račun (tudi že v celoti pokoriščene). Na nivoju vrstice je viden je vplačan znesek, porabljen znesek in saldo. Preko gumba  se nam odprejo končni računi, kjer smo avans pokoristili. 

Koriščenje avansov

Po odpremi blaga oz. opravljeni storitvi kreiramo končni račun. V kolikor gre za storitev, lahko končni račun kopiramo iz predračuna. Če pa gre za blago, bomo račun kreirali na podlagi dobavnice (v kolikor imamo modul NDK). V vsakem primeru se na vrsticah računa nahajajo vrstice artiklov, ki jih fakturiramo. 

V kolikor za stranko obstaja vsaj eden avansni račun, ki ima še nepokoriščen saldo, se gumb  obarva v zeleno. S klikom na ta gumb dobimo preglednico avansov, ki so na razpolago za koriščenje.

V kolikor imamo na fakturni knjigi nastavljeno stroškovno mesto ali nosilec se bosta v preglednici samodejno ponujala. Če želimo pregledati vse kar ima stranka v dobrem je potrebno ob filtra pobrisati.

Z uporabo sistema »multiselect« preko tipke CTRL in levega miškinega klika izberemo eno ali več vrstic. Označene vrstice se barvajo v rdečo barvo. Na razpolago nam je tudi gumb »izberi vse« spodaj levo. Po potrditvi se na račun doda nova vrstica, ki zmanjšuje vrednost za plačilo. 

Vrstica za koriščenje avansa dobi vedno količino -1 in ceno, ki ustreza vrednosti salda iz izbranega avansa. V kolikor ne želimo koristiti celotnega zneska, ceno avansa pretipkamo na željeni znesek. Nepokoriščen znesek bo še naprej viden v pregledu odprtih avansov in na razpolago za koriščenje kasneje. Tudi z brisanjem vrstice se avans sprosti in se prikazuje nazaj kot nepokoriščen. Če je znesek koriščenega avansa višji od zneska za plačilo, račun rezultira v negativnem znesku za plačilo (dobropisu).

Če uporabljamo modul NDK (Dobavitelji in kupci) se faktura kreira pri knjiženju dobavnice v FAK. 

V kolikor so nastavitve na knjigi kupca ustrezne, se po uporabi gumba potrdi odpre novo okno. V oknu izberemo avanse, ki jih želimo koristiti po enakem sistemu kot bi to lahko storili kasneje na fakturi.

Kreirana faktura bo že imela vrstico koriščenega avansa, lahko pa še vedno znesek na fakturi korigiramo ali pa vrstico koriščenega avansa izbrišemo.

Ob izstavitvi računa je na standardnem izpisu vidno kateri avansni račun smo pokoristili in v kakšnem znesku.