Prehod v novo leto je obdelava, ki kumulativne podatke stanja na dan prepiše v nov dokument, ki se postavi za novo poslovno leto kot 1. dokument, ki je pred vsemi ostalimi dokumenti in nosi začetno kalkulacijo za naslednje poslovno leto.
Obdelavo je potrebno izvesti, ko ste vse zaključili do 31.12., a najkasneje do 31.01., ker je vnos dokumentov z datumom 01.02. dalje onemogočen brez obdelave prehoda (velja tudi za uporabnike, ki poslovno leto nimajo usklajeno s koledarskim letom).
Prehod v novo leto naredite, ko ste popolnoma vse končali za tekoče leto, saj po izvedeni obdelavi knjiženje v preteklo leto več ne bo mogoče. Pred zagonom obdelave predlagamo, da izdelate dodaten arhiv podatkov, ki vam pride prav, v kolikor ob izvajanju kontrole uspešnega prehoda ugotovite, da se zaloga ni prepisala pravilno.
Prehod v novo leto se izvaja istočasno za vse poslovalnice, ki so na skupni licenci oz. bazi! Tekoče poslovno leto vidite v nastavitvah modula Trgovina na drobno. Leto se samodejno spremeni, ko izvedemo uspešen prehod v novo leto.
Uporabniki modula, ki koristite tudi povezavo na modul Materialno Skladiščno Poslovanje morate biti pozorni, saj izvajate prehod v novo leto tudi na omenjenem modulu, za kar obstajajo samostojna navodila.
Uporabniki brez povezave na modul Materialno Skladiščno Poslovanje lahko posamezne odstavke teh navodil preskočite, saj niti nimate določenih opisanih obdelav.
Če uporabljamo vrednostno trgovsko blago v začetnem stanju nastaneta dva zapisa.
Če uporabljamo serije: v začetnem stanju nastane toliko zapisov, kolikor različnih serij je v prometu za posamezen artikel in poslovalnico.
Pred prehodom v novo leto moramo izvesti nekaj kontrol nad podatki, da ne bo nepotrebnih zapletov.
Kontrola knjiženja dokumentov TDR v MSP samo uporabniki s povezavo na MSP!!! - ostali nadaljujete na strani 5.
V pripomočkih modula na meniju izberemo Pregled knjiženja v MSP – Materialno skladiščno poslovanje. Odpre se preglednica, kjer za vsako poslovalnico tekočega poslovnega leta preverjamo neskladja za vsak tip prometa posebej. V kolikor se v preglednici pojavijo zapisi, so to neskladni dokumenti med Trgovino na drobno in Materialno skladiščnim poslovanjem. Za vsak neskladen dokument lahko preko plusav vrstici preverite neskladne vrstice – le-te so obarvane v rdeče. Hitrejši pregled neskladnih artiklov je omogočen preko gumba spodaj Preglednica po artiklih, ki prikaže vse artikle vseh tipov prometa za izbrano leto in poslovalnico. Ko je preglednica popolnoma prazna, lahko nadaljujemo z naslednjimi preverjanji usklajenosti podatkov.
Za tip prometa N – negotovinska prodaja in tip prometa G – gotovinska prodaja, nam je na preglednici neusklajenih dokumentov na voljo spodaj gumb Knjiži. Gumb za vsak tip prometa ločeno knjiži dokument za dokumentom, kot bi ga že enkrat potrdili ročno enega za drugim. V kolikor imamo v nastavitvah programa označeno Knjiženje – prikaz liste napak, se odpre dnevnik knjiženja za dokumente, ki jih program sam ne uspe urediti. Za ostale tipe prometa (P, V, Z in I) je potrebno dokumente vsakega posebej ponovno knjižiti na način, da dokument po dokumentu v prometu potrdimo na gumb Knjiži na določeno vrsto prometa in skladišče. V kolikor ne uspemo izprazniti neskladij v preglednici, moramo za te artikle izvesti dodatna knjiženja, da se zaloga ustrezno poveča. Omenjeno knjiženje lahko naredimo preko ročnega vnosa negativne izdaje ali prejema. Na voljo je tudi pripomoček preko gumba Dokument popravkov, ki omogoča za vsa neskladja pripravo dokumenta prejema na izbrano vrsto prometa prejema ter nadaljnje knjiženje v Materialno skladiščno poslovanje. V kolikor se le-tega poslužujete, se zavedajte, da si lahko obetate večje inventurne razlike zaradi zamenjav artiklov ali neknjiženih dokumentov prejema. Dokument se pripravi po potrditvi predhodnega opozorila. Na potrditev Da se odpre nastavitveno okno s parametri. Na Potrdi se pripravi naslednja zaporedna številka prejema z vrsticami, ki so neskladne. Dokument še ni knjižen v Materialno skladiščno poslovanje, zato program predlaga knjiženje. Na Da se odpre okno za izbiro vrste prometa ter skladišča. Po potrditvi je zaloge dovolj, da lahko dokumente ponovno knjižimo.
Pred obdelavo je priporočljivo narediti dodaten arhiv podatkov! Obdelavo je priporočljivo sprožiti pred prehodom v novo leto in kontrolnimi izpisi podatkov. Med obdelavo se ne sme izvajati knjiženj na modulu preko tega ali drugih računalnikov, niti drugih modulih navezanih na Trgovino na drobno. Obdelavo sprožimo za vsako poslovalnico posebej! Usklajevanje prometa ima več kontrolnih obdelav:
Kontrola podatkov prometa
Po pognani obdelavi se prikaže dnevnik obdelave:
Dostop do kontorle gotovinske prodaje imamo v meniju Pripomočki in Odokepanje računov:
Izbremo za vsako poslovalnico posebej in za vrsto prometa, katere uporabljamo za Gotovinsko prodajo ter kliknemo na gumb
po končanem javi: Po dodatnih obdelavah se vrnemo na Usklajevanje prometa
in potrdimo še usklajevanje prometa, ki lahko traja dalj časa [čas obdelave je odvisen od hitrosti strojne opreme – velik vpliv ima hitrost zapisovanja podatkov na disk strežnika]. Vsem uporabnikom materialno skladiščnega poslovanja predlagamo, da označijo tudi kljukico na Usklajevanje NC. Obdelava nabavne cene vrstic prejemov preverja, ali so enake v Materialnem skladiščnem poslovanju. Odpre se obvestilo – potrdimo na Da Obdelave ne prekinjajte in počakajte na konec obdelave, ko se pojavi obvestilo
Zaloga količinsko ne sme biti negativna! Velja predvsem za uporabnike, ki si v nastavitvah modula z nastavitvijo omogočite prodajo brez zaloge – tako nastane brez težav negativno količinsko stanje.
Ravno tako se lahko pojavijo izredni primeri negativnega količinskega stanja z zaporo. Kontrolo negativnega stanja najlažje izvedemo na izpisu – Zaloga blaga, kjer določimo potrebne nastavitvene parametre. Po izbiri tabele izvedemo še razvrstitev preglednice naraščajoče na stolpcu Zaloga.
V preglednici tako dobimo negativno stanje v prvih zapisih, če le-teh ni, so podatki pripravljeni za prehod v novo leto.
V primeru negativnega stanja vam je na preglednici preko desnega klika omogočen čarovnik za izvoz podatkov. Obvezno se je potrebno negativnega stanja pred prehodom znebiti tako, da izvedemo dodatna knjiženja! Kontrola skupnega seštevka količin zaloge Trgovina na drobno in pripadajoča skladišča v Materialno skladiščnem poslovanju
samo uporabniki s povezavo na MSP !!! - ostali nadaljujete na naslednji strani.
Zaloga blaga v Trgovini na drobno na preglednici vsebuje spodaj seštevek količin.
Enakovreden seštevek najdemo na skladiščih poslovalnice. Preko izpisov v modulu materialno skladiščno poslovanje z ustreznimi nastavitvenimi parametri na Stanju zalog in seštevkom na Preglednici. V primeru neskladji predlagamo izvoz obeh preglednic zaloge po artiklih s prikazom količin 0 v datoteko preko desnega lika ter primerjavo podatkov. Za ugotovljena neskladja predlagamo kontrolo kartic artiklov na strani Trgovine na drobno in kartic na strani Materialno skladiščnega poslovanja. V kolikor kartice niso usklajene, lahko pričakujete neskladja izpisa stanje 31.12. in 1.1. po prehodu v novo leto.
V primeru morebitnih težav na podatkih je priporočljiva tudi kontrola Maloprodajne vrednosti zaloge z DDV med dvema izpisoma. Izpis: Evidenca o nakupu in prodaji TDR Kjer končno stanje za dan popisa inventure Povečano: In izpis: Zaloga blaga Kjer lahko preko predogleda ali skupnega zneska v preglednici preverimo ujemanje skupne vrednosti. V primeru slik se zneski ne ujemajo! – zaradi prikaza samo količinske zaloge! Velja za vse, ki imate na eni poslovalnici tako količinsko kot vrednostno trgovsko blago, je v Evidenci o nakupu in prodaji vse skupaj sešteto izpisa stanja zalog, morate narediti pa vsako zalogo zase in zneska seštet. Zaradi zaokrožitev podatkov po posameznih dokumentih je dovoljena minimalna razlika med Stanjem zaloge in znesku v Evidenci o nabavi in prodaji TDR! V primeru, da ene od kontrol ne izvedete uspešno, predlagamo, da se povežete s SAOP! Omenjene kontrole lahko izvedete, tudi ko se ne pripravljate na prehod v novo leto ali nekaj dni prej (da se terminsko uskladimo) in nato kontrolo izvedete še tik pred prehodom v novo leto.
Obdelava prehoda v novo leto je v meniju knjiženje. Odpre se nam lahko obvestilo, v kolikor nismo izvedli vseh predhodnih kontrol uspešno. Obdelave ne moremo nadaljevati! V kolikor program ne najde neskladij, se odpre okno z obvestilom.
Po potrditvi se odpre nastavitveno okno s predlaganim datumom dokumenta začetnega stanja 1.1. in tipom prometa Z za dokument otvoritve. Šifre artiklov se odpirajo za vnos samo v primerih uporabe vrednostnega trgovskega blaga in na navedene šifre se prepiše skupna vrednost zaloge glede na davčno stopnjo. Po končani obdelavi se pojavi obvestilo.
Po uspešno opravljenem prehodu v novo leto preverite stanje zaloge 31.12. in stanje po dokumentu Otvoritve leto oz. stanje na 1.1., v kolikor na ta dan niste nič drugega knjižili. Če se srečate z neskladjem, si lahko pomagate po prej opisanih postopkih, da najdete razlike in s pomočjo arhiva se vrnete nazaj in uredite potrebna neskladja ter postopek ponovite.
PRIPOROČAMO Držite se naslednjih korakov:
TDR in MSP brez narejenega prehoda v novo leto. Sledimo naslednjim korakom:
Pomembno je, da se vse podatke prodaje prenese na centralo in naredi arhiv podatkov pred prehodom. Prehod izvedemo samo po opisanem postopku brez posebnih kontrol. Po opravljenem prehodu v novo leto samo še napolnimo blagajno iz ON-line s svežimi podatki in nemoteno prodajamo.
Velja enako kot za prejšnje opisane primere, s tem, da ne upoštevamo alinej, vezanih na Materialno skladiščno poslovanje.
Velja enako kot za prejšnje opisane primere, s tem da ne upoštevamo alinej, vezanih na Materialno skladiščno poslovanje. Posebnost: Za vsak artikel se v začetnem stanju naredi 2 zapisa: prvi s podatkom o skupni vrednosti blaga, drugi zapis nosi zadnjo kalkulacijo vrednostnega artikla.
POSNETEK: Potni nalogi v spletni rešitvi mojINFO
PRIROČNIK: So trajnostna proizvodna podjetja bolj konkurenčna?
PRIROČNIK: S. p. in bolniška odsotnost v praksi
BLOG: Prazniki in šolski koledar 2024/2025