Z verzijo 2023.08.001 smo v programu Saop dodelali proces knjiženja več odpremnih nalogov v eno fakturo glede na naročnika oziroma plačnika. Prav tako smo preimenovali možnosti (potrditveni polji) za zbirno knjiženje:

• Združi po naročniku → prej: Skupaj v eno fakturo
• Združi po plačniku → prej: Skupaj v več prejemnikov na eno fakturo (glede na šifro plačnika)

Knjiženje več odpremnih nalogov v eno fakturo glede na naročnika

Pri dosedanjem načinu delovanja smo pri knjiženju več odpremnih nalogov v eno fakturo glede na naročnika šele po nastanku faktur ugotovili, ali je program ustvaril eno ali več faktur.

Z dopolnitvijo programa se bo, če so izpolnjeni vsi pogoji za zbirno fakturiranje, proces izvedel do končne zbirne fakture. Če vsi pogoji niso izpolnjeni, operater pred izvedbo fakturiranja dobi povratno informacijo o tem, koliko in kakšne račune bo knjiženje ustvarilo. Če operater s prikazanim ni zadovoljen, lahko knjiženje opusti brez ustvarjanja računov.

Če določeni pogoji za združitev odpremnih nalogov v eno fakturo glede na naročnika niso izpolnjeni, se odpre kontrolno okno, ki prikaže zaznane neujemajoče se podatke. Prikaže tudi naročnike, za katere bo ustvarjena samo ena faktura.

Kljub prikazanemu opozorilu, da se bo s to obdelavo za enega naročnika pripravilo več računov, lahko proces nadaljujemo, če se s prikazanim številom računov strinjamo.

Podrobnosti teh podatkov si lahko natančneje ogledamo, z dvoklikom na posamezno vrstico pa program odpre izbrani odpremni nalog.

Nekateri izmed pogojev, ki se morajo ujemati na odpremnih nalogih, da se lahko ustvari ena faktura, so: knjižna skupina, stroškovno mesto, stroškovni nosilec, referent, delovni nalog, knjiga računa, analitike, rabati, način plačila itd.

Pogoje, ki jih pri knjiženju ne želimo upoštevati, lahko določimo v Knjigi naročil na zavihku Zbirna knjiženja. Preostale pogoje pa lahko nastavljamo v samem vnosnem oknu odpremnega naloga.

Knjiženje več odpremnih nalogov v eno fakturo glede na plačnika

Enak način dela se je doslej uporabljal pri knjiženju več odpremnih nalogov v eno fakturo glede na plačnika. Dopolnitev prinaša enake spremembe kot pri fakturah glede na naročnika. Tudi v tem primeru od programa dobimo povratno informacijo o tem, koliko računov bo obdelava ustvarila, če pogoji za zbirno fakturiranje niso izpolnjeni, in ali je prišlo do kakšnih neujemanj podatkov. Operater lahko tudi v tem primeru postopek opusti, če s prikazanim ni zadovoljen. Če pa so vsi pogoji izpolnjeni, se bo proces zaključil z ustvarjanjem zbirne fakture.

Če določeni pogoji za združitev odpremnih nalogov v eno fakturo glede na plačnika niso izpolnjeni, se odpre kontrolno okno, ki prikaže zaznane neujemajoče se podatke. Prikaže tudi plačnika, za katerega bo ustvarjena samo ena faktura.

Kljub prikazanemu opozorilu, da se bo s to obdelavo za enega plačnika pripravilo več računov, lahko proces nadaljujemo, če se s prikazanim številom računov strinjamo.

Podrobnosti teh podatkov si lahko natančneje ogledamo, z dvoklikom na posamezno vrstico pa program odpre izbrani odpremni nalog.

Pogoji, glede katerih se morajo odpremni nalogi ujemati, so enaki, kot smo jih omenili zgoraj pri »Zbirnem knjiženju v eno fakturo glede na naročnika«.

V obeh primerih združevanja več odpremnih nalogov v eno samo fakturo obstaja še nekaj drugih parametrov, ki določajo, ali se dokumenti združijo ali ne.

1. »Upoštevaj neto dni za plačilo« – združevanje na podlagi polja »Neto dnevi za plačilo« iz dokumentov odpremnih nalogov.

2. »Način fakturiranja« – združevanje po načinu izstavljanja računov (običajno tedensko, mesečno, četrtletno), ki je določen za stranko.

Opozorilo: Sistem ne opozori, da se odpremni nalogi/dobavnice ne bodo združili v eno fakturo, če se podatki ne ujemajo.