Pripravljena naročila lahko pošljemo dobavitelju. Pri izstavitvi naročilnic ne prezrite osnovnih napotkov poslovne komunikacije:

1. Izstavljene naročilnice nikoli ne spreminjajte. Če je treba naročilnico spremeniti, obstoječo naročilnico pisno prekličite in izstavite novo.
2. Pri naročilih, poslanih po e-pošti, vklopite možnost obveščanja o prevzemu e-pošte. Dobavitelja s tem tudi seznanite. Na tak način boste z veliko verjetnostjo seznanjeni, da je dobavitelj naročilo sprejel.

V Saop priporočamo izstavljanje naročil, ki je opisano v poglavju »Pošiljanje naročil po e-pošti«. Na ta način natančno določite, na kateri naslov se pošilja naročilo, prednastavite obliko naročilnice in uredite spremno besedilo v e-pošti.

Ne glede na način pošiljanja naročil je izhodišče za pošiljanje vedno enako. V tabeli izberemo naročilo, ki še ni bilo poslano, in kliknemo gumb .

Gumb ima več funkcij in se v posameznih fazah dokumenta prikaže na ustrezen način.

Napis na gumbu za tiskanje ima v različnih fazah izstavitve različne napise:

1. Gumb  pomeni, da potrjevanje naročila ni predvideno ali prag potrjevanja ni presežen.

2. Gumb   pomeni, da je potrjevanje naročila zahtevano. Naročilo je treba pred izstavitvijo poslati v potrjevanje.

Za aktivacijo vseh izstavitev se uporablja enoten gumb

Dokument, ki je že bil izstavljen, je označen

Če želimo preveriti, kakšen dokument smo poslali, kliknemo, kot je označeno s puščico.

Če želimo še enkrat poslati naročilo po e-pošti prejemniku, ki je vpisan kot referent na naročilu, kliknemo, kot je označeno na spodnji sliki.

Pošiljanje naročil po e-pošti

Za uspešno pošiljanje naročil po e-pošti je treba ustrezno urediti podatke pri stranki in nastavitve ePoštarja. Del nastavitev ePoštarja naj uredi informatik, kar pa lahko uredite sami, je opisano v teh navodilih.

Nastavitve v podatkih dobavitelja

V podatke dobavitelja vpišemo podatke za izstavitev dokumentov.

V pogovorno okno vpišemo:

• tip dokumenta
• način izstavitve nastavimo
• izberemo obrazec naročilnice
• e-naslov: kot zadnja potrebna nastavitev je e-naslov, na katerega želimo poslati naročilo za tega dobavitelja. Če želite, lahko v to polje vpišete tudi dva ali več naslovov. Pri več naslovih morate med naslovi postaviti podpičje in presledek, na primer:

dobavitelj.prvi@narocila.si;  moj.naslov@kupec.si 

V takem primeru lahko naenkrat pošljete naročilo na dobaviteljev in svoj e-naslov.

Nastavitve ePoštarja

V Saop se prijavimo kot skrbnik in prek zavihka »Administracija« odpremo funkcijo »Nazivi in licence«.

Dvokliknemo številko licence, na kateri izvajamo knjižbe.

Odpre se …

Kliknemo gumb ePoštar.

Okna za ponudnika e-storitve ne spreminjajte. Ta del naj uredi vaš informatik. Dopolnite pa nastavitve vrstice Oddaja PDF računov. Te nastavitve spremenite tako, da dvokliknete to vrstico.

Odpre se okno, kjer najprej vpišete zadevo. Ta zapis se bo vpisal v e-pošto kot zadeva.

Zadevo vpišete na primer: Naročilo številka: Nato kliknete z desnim gumbom miške, da se prikaže polje, kjer lahko izberete podatke iz Saop, ki so vezani na določen dokument. Tu običajno izberemo podatek Številka dokumenta.

Zapis v zadevi bo videti tako:

Zdaj uredimo še besedilo e-pošte. To naredimo tako, da kliknemo označeni gumb.

Odpre se okno za vnos.

V besedilo lahko tudi prek gumba Insert in Insert Merge Field dodate nekatere podatke dokumenta (na tej sliki so označeni s puščicami), lahko pa dodajate tudi slike, logotipe …

Ko končate predlogo, jo še shranite in zaprite.

Priporočamo, da vklopite tudi potrditev branja in navedete, na kateri naslov želite prejeti odgovor, da je bilo e-poštno sporočilo poslano.

Priporočilo:

Ko vam bo informatik urejal ePoštarja za poštni strežnik (e-pošta), naj predhodno izdela račun, ki ne pomeni vašega lastnega e-naslova, ampak vaš uradni e-naslov za pošiljanje naročil. 

Pošiljanje naročila prek e-pošte

Ko je naročilo vpisano, je označeno kot osnutek. Kliknemo gumb Osnutek.

Odpre se okno.

S klikom na gumb Predogled si lahko ogledamo naročilo.

1. Če lahko operater naročilo pošlje neposredno dobavitelju, se izdela dokument in čaka v ePoštarju za izstavitev.
2. Če je treba dokument pred pošiljanjem potrditi, se prikaže slika dokumenta z vodnim napisom »nepotrjeno naročilo«. Če to okno potrdimo, se dokument prestavi v čakalno vrsto potrjevanja, če pa okno zapustimo, se dokument ne izdela in naročilnico lahko še spreminjamo.

Po potrditvi se dokument samodejno prestavi v ePoštarja in čaka na ukaz za izstavitev.

Izstavitev

Izstavitev vseh dokumentov (računov in naročilnic) je v enotni čakalni vrsti. Dokumente lahko pošiljamo masovno (priporočen način), masovno samo svoje dokumente ali posamično, dokument po dokument.

Priporočen način dela je, da vsaj enkrat na dan izstavite dokumente v ePoštarju.

Odpre se okno izstavitve.

Vsi dokumenti, ki imajo kljukico (1) in pri katerih kliknete Izstavi (2), bodo predani ePoštarju za pošiljanje na e-naslov. Če kliknete Vrni v pripravo (3), se obkljukani dokumenti vrnejo v pripravo in jih lahko ponovno spreminjate. Na zgornji sliki je v desnem zgornjem kotu tudi kljukica Samo moji osnutki. Na tak način bi pošiljali samo dokumente, katerih avtor ste vi.

Obvestila, ki jih dobite na e-naslov po pošiljanju dokumenta

Na poročilu, ki ga izdela Outlook, se vidi, da je bilo naročilo poslano in da je prejemnik e-pošto odprl.

Ponovno pošiljanje dokumenta po e-pošti

Dokumente, ki so že bili poslani, a jih prejemnik ni prejel ali jih je spregledal, lahko najlažje pošljete tako, da kliknete:

Neposredno se odpre Outlook, kjer je dokument že priloga e-pošti.

Ročno pošiljanje naročil

Če na naročilu ni zahtevano potrjevanje, je mogoče tudi ročno pošiljanje naročilnic. V tem primeru se dokument ne zabeleži v dokumentni sistem. Tak način je omogočen iz predogleda tiskanja.

Na ta način se odpre okno za pošiljanje naročilnice po e-pošti. Dokument se ne zabeleži v sistemu Saop.

Tiskanje na papir

Tretja možnost izstavitve je tiskanje na papir. To možnost izberite, če vas obišče predstavnik dobavitelja in želi pisno naročilo. V programu boste imeli kopijo dokumenta, dokument pa bo tudi natisnjen na papir.

Pomembno: zaključek postopka naročanja   

Ko pošljete naročilo dobavitelju, vpišite še datume potrditve. Na tak način sistem ve, da vam lahko naročilnico dobavitelju predlaga v prevzem.

Dvokliknemo vrstico dokumenta, ki smo ga izstavili dobavitelju.

Vpišemo datum pošiljanja in predvideni datum dobave.

Tako potrjeno naročilo lahko prepišemo v prevzem.