Navodila so namenjena uporabnikom, ki v svojem poslovanju uporabljajo predplačila (avanse) in v Saop ne uporabljajo knjigovodskega modula Dvostavno knjigovodstvo.

Predvsem v gospodarstvu se je uveljavila praksa, da kupec na podlagi predračuna (ponudbe) vnaprej izvede plačilo. Ker za prejeto plačilo nismo dobavili blaga oz. opravili storitve, ga imenujemo predplačilo. Z dnem prejema predplačila nastane obveznost za plačilo DDV.

Če prejeto predplačilo in izdani račun (končni račun) za blago/storitev nista v istem davčnem obdobju, smo dolžni izstaviti račun za predplačilo (avansni račun). Osnovni namen računa za predplačilo je obračun DDV. Če sta prejeto predplačilo in končni račun v istem davčnem obdobju, ni potrebe po računu za predplačilo.

Nastavitve

Na vrsticah avansnega računa se uporablja poseben artikel tipa avans. Artikel mora imeti isto davčno stopnjo kot blago oz. storitev, za katero bomo ta avans upoštevali. Na artiklu avansa je treba določiti, ali se bo uporabljal za blago oz. za storitev. Na podlagi tega podatka se bo pri knjiženju avansa v davčno knjigo znesek DDV umestil v pravilen razdelek. Če imamo več različnih davčnih stopenj oz. fakturiramo tako blago kot storitve, lahko imamo več artiklov tipa avans.

Avansne račune kreiramo v ločeni knjigi računov, ki jo običajno poimenujemo "AR". Avansne račune ločimo od končnih zaradi lažjega pregledovanja odprtih avansov in njihovega upoštevanja (črpanja) na končnih računih. Nastavitve knjige "AR" se ne razlikujejo od nastavitev drugih knjig v Fakturiranju.

Pri uporabi modula NDK je mogoče avanse upoštevati pri knjiženju dobavnice v FAK. V nastavitvah knjige kupca so v ta namen tri nastavitve. Na zavihku "Ostala knjiženja" je treba določiti, kateri artikel tipa avans uporabljamo na avansnih računih. Če za avanse uporabljamo le eno knjigo računov, jo tukaj vnesemo. Če je knjig računov za avanse več, tukaj pustimo polje prazno in sistem bo preverjal neupoštevane avanse v vseh knjigah računov. Običajno je razlog za več knjig avansnih računov davčno potrjevanje. Na gotovinskih avansih mora biti davčno potrjevanje vklopljeno, pri avansih prek bančnega nakazila pa ne.

Tretja nastavitev v knjigi kupca je na zavihku "Nastavitve knjiženja". Dodati je treba kljukico "Zapiranje avansov".

Izstavitev avansnega računa

Davčna zakonodaja narekuje obveznost izdaje avansnega računa (računa za predplačilo), kadar predplačilo in končni račun za dobavljeno blago oz. opravljeno storitev nista v istem davčnem obdobju. Kljub temu je kreiranje avansnega računa edini način, da prejeto plačilo evidentiramo v sistemu (ko nimamo knjigovodskih modulov). Nič ni narobe, če avansni račun kreiramo ob vsakem predplačilu.

Avansni račun vedno kreiramo šele po prejemu plačila. Informacija, da je kupec plačilo res izvedel, lahko pride do fakturista na različne načine. Če uporabljamo modul Fakturiranje samostojno, se glede predplačila posvetujemo z računovodjo ali banko. Nato v knjigi "AR" ročno kreiramo nov račun in na vrstico vnesemo artikel tipa A – avans.

V modulu Fakturiranje odpremo preglednico računov. Postavimo se v tekoče leto in med knjigami izberemo tisto, ki je rezervirana le za avansne račune.

Prek standardne ikone  vnesemo nov račun. V glavi računa vnesemo ustreznega kupca, na vrsticah pa izberemo ustrezen artikel tipa A – avans. Izbrani artikel avansa mora ustrezati davčni stopnji končnega artikla, ki smo ga uporabili na predračunu. Prav tako mora izbrani artikel avansa ustrezati tipu končnega artikla (blago ali storitev), ki smo ga izbrali na predračunu. Če je bilo na predračunu kupcu ponujenih več artiklov z različnimi davčnimi stopnjami ali tipi, moramo tudi na avansu uporabiti več različnih artiklov tipa A – avans. Avansni račun ima lahko več vrstic, vendar morajo biti vse tipa A – avans.

Polje količina naj bo pri avansih vedno enako 1, bistveno pa je polje cena. Na ceno, ki jo bomo vnesli, bo sistem vedno dodal še DDV. Običajno vemo, kakšen je znesek predplačila, ne pa znesek brez DDV, zato si lahko pomagamo s funkcijsko tipko F6, ki od vnesene cene odbije DDV.

Zakon predvideva, da lahko predplačilo prejmemo le na podlagi izstavljenega predračuna (ponudbe). Če je temu tako, je smiselno avansni račun povezati s predračunom. S povezavo avansnega računa s predračunom je na predračunu vidno, da je ta plačan. Povezavo izvedemo prek gumba "Specifikacija avansa" na okenskem vnosu vrstice avansnega računa.

Odpre se novo okno, kjer poiščemo ustrezni predračun in določimo, kakšen znesek avansa mu je namenjen.

Po potrditvi specifikacije avansa se v opisu vrstice samodejno ustvari besedilo, ki bo prikazano tudi na izpisu avansnega računa.

Knjiženje avansnega računa

Ne glede na to, po kateri metodi smo avansni račun kreirali, ga moramo obvezno knjižiti. Knjiženje avansnega računa je bistvenega pomena, ker se le tako prenesejo podatki v davčno knjigo.

Čeprav v praksi včasih kupec ne potrebuje avansnega računa, ga v programu Saop moramo izstaviti. Šele izstavljen (moder) račun je mogoče poknjižiti prek gumba "Knjiži" ali pa masovno. Knjižen račun postane rdeč in šele takrat se knjižbe vpišejo v davčno knjigo – kar je tudi namen kreiranja avansnega računa.

Knjiženje računa, na katerem so le artikli tipa A – avans, povzroči drugačno knjižbo, kot bi bila za končni račun. Ne knjižita se niti terjatev niti prihodek. Primer knjižbe avansnega računa:

Pregled odprtih avansov

V modulu Fakturiranje nam je na voljo pregled vseh kreiranih avansnih računov. Pregled avansov je v meniju Izpisi.

Bistveno je, da v polje "Knjiga" vnesemo knjigo, rezervirano za avanse. V nadaljevanju bomo pogledali, kako je videti preglednica, ki jo odpremo prek gumba spodaj levo.

Preglednica prikazuje vrstico za vsak avansni račun (tudi že v celoti upoštevane). Na ravni vrstice so vidni vplačani znesek, porabljeni znesek in saldo. Prek gumba  se odprejo končni računi, na katerih smo avans upoštevali.

Upoštevanje avansov

Po odpremi blaga oz. opravljeni storitvi kreiramo končni račun. Če gre za storitev, lahko končni račun kopiramo iz predračuna. Če pa gre za blago, bomo račun kreirali na podlagi dobavnice (če imamo modul NDK). V vsakem primeru so na računu vrstice artiklov, ki jih fakturiramo.

Če za stranko obstaja vsaj en avansni račun, ki ima še neupoštevan saldo, se gumb  obarva zeleno. S klikom na ta gumb dobimo preglednico avansov, ki so na voljo za upoštevanje.

Če imamo v fakturni knjigi nastavljeno stroškovno mesto ali nosilec, se bosta v preglednici samodejno ponudila. Če želimo pregledati vse, kar ima stranka v dobrem, je treba oba filtra izbrisati.

Z uporabo sistema "multiselect" prek tipke CTRL in levega miškinega klika izberemo eno ali več vrstic. Označene vrstice se obarvajo rdeče. Na voljo nam je tudi gumb "Izberi vse" spodaj levo. Po potrditvi se na račun doda nova vrstica, ki zmanjšuje vrednost za plačilo.

Vrstica za upoštevanje avansa dobi vedno količino -1 in ceno, ki ustreza vrednosti salda iz izbranega avansa. Če ne želimo upoštevati celotnega zneska, ceno avansa pretipkamo na želeni znesek. Neupoštevan znesek bo še naprej viden v pregledu odprtih avansov in na voljo za upoštevanje pozneje. Tudi z brisanjem vrstice se avans sprosti in se ponovno prikaže kot neupoštevan. Če je znesek upoštevanega avansa višji od zneska za plačilo, račun rezultira v negativnem znesku za plačilo (dobropisu).

Če uporabljamo modul NDK (Dobavitelji in kupci), se faktura kreira pri knjiženju dobavnice v FAK.

Če so nastavitve v knjigi kupca ustrezne, se po kliku gumba "Potrdi" odpre novo okno. V oknu izberemo avanse, ki jih želimo upoštevati po enakem sistemu, kot bi to lahko storili pozneje na fakturi.

Kreirana faktura bo že imela vrstico upoštevanega avansa, lahko pa še vedno znesek na fakturi korigiramo ali pa vrstico upoštevanega avansa izbrišemo.

Ob izstavitvi računa je na standardnem izpisu vidno, kateri avansni račun smo upoštevali in v kakšnem znesku.