Na že izstavljenem računu lahko urejate določene podatke, ki so potrebni za nadaljnje knjiženje izdanega računa v analitične knjigovodske evidence in ne spreminjajo izdanega računa.

Potreba po tej obdelavi je predvsem zaradi:

• Zagotavljanja zadnje izdane verzije izdanega računa v dokumentnem sistemu eRegistrator. Dosedanji način je z vračanjem v pripravo in ponovnim izstavljanjem tvoril nepotrebne verzije, ki niso obstajale.
• Preprečitve tvorjenja nepotrebnih dokumentov za eArhiv. Z nepotrebnim vračanjem v pripravo smo namreč tvorili dodatne dokumente, ki so se prenašali v eArhiv in zasedali nepotreben prostor.
• Neupravičeno smo izgubljali informacije o tem, kdo je zadnji urejal račun oz. kdo ga je dejansko izstavil.
• Srečevali smo se z dodatnim delom, ko je morala ponovno izstavitev znova skozi podpisovanje skupine internih potrjevalcev prek čakalne vrste.
• Povzročali smo si nepotrebno delo, ko je bilo na stranki določeno, da gre račun za izstavitev po ePoti, in smo morali spreminjati nastavitve na stranki, da ji nismo po nepotrebnem dvakrat dostavili istega dokumenta, ob tem pa smo morali biti previdni, da smo nastavitve na stranki tudi povrnili.

Da bi lahko urejali želene podatke, si morate omogočiti dostop prek aplikacijskega varnostnega sistema. Tovrstne podatke naj bi urejal odgovorni fakturist ali računovodja in ne kdorkoli. Varnostni ključ 'FAK – RAČUNI, Dopolnitev' je nastavljen na način eksplicitne prepovedi, kar pomeni, da moramo določiti, kdo to sme početi.

  Na ta način operater pridobi ustrezno dovoljenje za urejanje podatkov na računu, ki je že izstavljen in tudi potrjen s strani potrjevalcev ali z davčnim potrjevanjem. Obdelava 'Dopolnitev računa' se prikaže z desnim klikom na izbrani račun za dopolnjevanje v sami preglednici računov, ko so izpolnjeni naslednji pogoji:

• Operater ima dovoljenje.
• Račun še ni zaklenjen (knjižen).
• Račun je izstavljen.

Odpre se okno računa, ki je enako vnosnemu, le da se pri določenih vnosnih poljih pojavijo oznake z rdečo zvezdico – primer za Opombo: . Tako lahko vsa ta polja dopolnjujemo s potrebnimi podatki, da si lahko zagotovimo nemoteno knjiženje oz. nadaljnje prenose v knjigovodske evidence. Ker gre za dopolnjevanje analitično-statističnih podatkov, jih je največ na zavihku Dodatno. Tako za glavo računa    kot za vrstice.

 Po knjiženju oz. potrditvi se dopolnjeni podatki shranijo v podatkovno bazo. Vsakršna dopolnitev podatkov po opisanem postopku se v sistemu evidentira kot podrobna zgodovina, ki uporabniku ni na voljo.

POMEMBNO!

Spremembe polj, ki so dopolnjena prek polj z zvezdico, ne vplivajo na izpisani izdani račun. Račun kot dokument, ki je že bil izstavljen, ostaja nespremenjen in ti spremenjeni podatki se na izpisu ne odražajo. Računa s spremenjenimi podatki ne moremo izpisati, saj je že izstavljen. Izpišemo lahko le kopijo originalnega računa, ki se ustrezno evidentira glede na zakon o davčnem potrjevanju računov.