Storitve, ki se obračunavajo v programu OST, lahko poleg staršev sofinancirajo tudi  šolski sklad ali druge organizacije (občine, Karitas, ZPM, podjetja, fizične osebe, ipd.).

V praksi se še vedno pojavlja napačen vnos doplačil tako, da se znesek vnese neposredno v obračun kot »negativna« storitev. Na računu je v tem primeru storitev prikazana z negativnim predznakom:

Takšen način ni pravilen, saj povzroča:

• prenizko evidentirane prihodke,

• napačen promet za DDV,

• nezmožnost izpisa po doplačnikih,

• nezmožnost priprave računa za doplačnika iz modula OST v Fakturiranje,

• nezmožnost izvoza podatkov za dohodnino (poročanje izplačil iz šolskega sklada).

Navodila za pripravo podatkov za VIROPR.DAT so objavljena na tej povezavi. Da bomo lahko avtomatično poročali o izplačilih šolskega sklada je potrebno pridobiti davčno številko otroka, kateremu šolski sklad doplačuje storitev. Priporočamo, da se davčna številko pridobi preden se upošteva plačilo iz šolskega sklada, saj lahko kasnejše pridobivanje povzroči težave pri poročanju. 

Pravilno je vodenje doplačil preko »Šifranta doplačnikov«.

Doplačnike storitev vnesemo v Šifrantih – Doplačniki storitev:

S klikom na Vnesi zapis se odpre okno Doplačniki storitev, kjer vnesemo podatke o storitvi, ki jo bo za določenega otroka delno ali v celoti plačal doplačnik.

Šifra otroka - vnesemo šifro otroka, kateremu bo doplačnik kril storitev. 

Šifra doplačnika - Šifra doplačnika - vnesemo šifro doplačnika ali ga izberemo iz šifranta strank. Vsak doplačnik (tudi šolski sklad), mora biti odprt kot stranka.

Posebnost pri šolskem skladu

Pri poročanju v dohodnino se poročajo samo doplačila posameznim učencem.
Če šolski sklad krije storitev za:

• vse otroke šole ali

• celoten razred,

se takšno doplačilo ne poroča v dohodnino.

Zato moramo imeti v šifrantu dve ločeni stranki, npr.:

• Šolski sklad (doplačila, ki se poročajo),

• Šolski sklad – se ne poroča.

S tem zagotovimo pravilen izbor podatkov pri pripravi VIROPR.DAT.

Izbor
Izberemo način doplačila:

Za storitev – doplačnik sofinancira izbrano storitev.

Vse storitve – doplačnik sofinancira celoten račun.

Šifra storitve

Pri izbiri Za storitev izberemo eno storitev iz šifranta.

Pri izbiri Vse storitve obkljukamo vse storitve, ki jih bo doplačnik kril.

Odstotek doplačila
Določimo odstotek sofinanciranja.
100 % vnesemo, kadar doplačnik plača celotno storitev.

Znesek doplačila
Izpolnimo samo, kadar doplačnik krije storitev v fiksnem znesku.
Če določamo doplačilo za več storitev, velja vneseni znesek za vsako storitev posebej, ne za skupni znesek.

Opombe
Vpišemo lahko opis ali sklic (datum odločbe, sklepa, pogodbe ipd.).

Če doplačnik krije vse storitve določenemu otroku, je potrebno za vsako storitev posebej določiti 100 % doplačilo.
Če doplačnik krije storitve v skupnem fiksnem znesku, je treba ta znesek razdeliti po storitvah, tako da skupni znesek ni presežen.

PRIMER: 

Doplačnik je Šolski sklad, ki nekaterim učencem sofinancira šolo v naravi.

V šifrantu strank odpremo stranko Šolski sklad (če še ne obstaja).

V šifrantu storitev odpremo storitev Šola v naravi (če še ne obstaja).

V Doplačnikih storitev izberemo otroka, doplačnika in storitev.

Pri enem otroku določimo odstotek doplačila, pri drugem znesek doplačila.

Na spodnji sliki vidimo primer obeh učencev. Pri enam smo vnesli doplačilo v odstotku, pri drugemu pa v znesku.

Na računih učencev oziroma staršev je nato jasno prikazano:

• vrednost storitve,

• znesek doplačila,

• znesek, ki ostane staršem za plačilo.

Izpis doplačil za posameznega doplačnika dobimo v: Obračun → Izpisi → Obračun za doplačnika

Spodaj vidimo primer izpisa za doplačnika. Vrednost šole v naravi je 180 eur, doplačnik plača 140 eur, starši pa preostanek 40 eur.

Sedaj nam preostane še priprava računa za doplačnika, ki plačuje del storitev otrokom, učencem, dijakom, itd.

Račun doplačniku izdamo z: Izvoz podatkov → Izvoz v fakturiranje

Izvoz je mogoč le, če imamo poleg modula Obračun storitev tudi modul Fakturiranje.

Postopek izvoza v program Fakturiranje je opisan na spodnji povezavi:

Izvoz v fakturiranje