Podatke v Obračun plač lahko uvozite tudi iz Excelove datoteke. Pogoj za uvoz je pravilno pripravljena Excel datoteka. Uvoz nam omogoča Čarovnik za uvoz podatkov, ki se nahaja v Posrednem vnosu obračuna plač. Poleg samega uvoza podatkov iz različnih datotek nam Čarovnik uvoza podatkov omogoča tudi upravljanje s specifikacijami. Za vsak vir podatkov, ki jih uvažamo, enkrat opišemo strukturo podatkovnega vira ter jo shranimo za kasnejšo uporabo. Ko kasneje želimo uvoziti podatke, samo izberemo datoteko s podatki in specifikacijo, ki opisuje strukturo podatkovnega vira ter uvozimo podatke.

V Obračunu plač izberemo Posredni vnos. Desno zgoraj se nahaja ikona za uvoz podatkov, kjer lahko podatke uvozimo.

Ob zagonu se odpre okno za uvoz podatkov s pomočjo čarovnika.

Okna so prilagojena konkretnemu uvozu, vsa pa vsebujejo običajno naslednje dele:

• Ikono Nova za upravljanje s specifikacijami uvoza.
• Vnosna polja za nastavitev uvoza, ki so prilagojena konkretnemu uvozu. Obvezna sestavina sta polji za izbor specifikacije uvoza in polno ime datoteke s podatki za uvoz. Poleg polja z imenom datoteke, se nahaja ikona Uvozi, ki postane aktiven ob izboru specifikacije in imena datoteke.
• Preglednica z uvoženimi podatki, ki omogoča predogled podatkov, ki jih uvažamo v SAOP.

Uvoz podatkov s pomočjo čarovnika – priprava Excela in specifikacije

Excelova datoteka, ki ji bomo uvažali v Obračun plač, mora biti pripravljena na točno določen način. Na spodnji sliki je predstavljen primer, kako mora biti za vsakega zaposlenega pripravljen zapis – za vsako vrsto dela za zaposlenega, ki jo želimo uvoziti, mora biti pripravljena svoja vrstica in izpolnjeni ustrezni stolpci glede na vsebino podatkov, ki jih bomo uvažali.

Postopek uvoza:

Preden prvič uvažamo podatke iz Excel datoteke, je potrebno pripraviti specifikacijo za uvoz, ki jo potem vsakič naslednjič enostavno izberemo iz nabora specifikacij. S klikom na ikono za uvoz se odpre okno, kjer moramo najprej na ikoni za izbor datoteke s področja, kamor smo pripravljen Excel shranili, izbrati ustrezno datoteko. Nato kliknemo na Nova. S tem bomo pripravili specifikacijo, ki jo bomo za vse naslednje uvoze samo izbrali iz seznama.

Vnos nove specifikacije uvoza

Vnos oz. sprememba specifikacije poteka s pomočjo čarovnika v 4 korakih.

1. korak – izbor oblike datoteke

V prvem koraku izberemo obliko, v kateri so shranjeni podatki, ki jih želimo uvažati s pomočjo čarovnika. 

Ker bomo podatke uvažali iz Excela, izberemo MS Excel (končnica .xlsx) ali MS Excel 2007 (končnica .xls), odvisno od različice Excela, ki ga uporabljamo. Kliknemo Naprej.

2. korak – povezovanje podatkov

V drugem koraku povežemo podatke iz izvorne datoteke s stolpci v preglednici v katero uvažamo podatke. Ekran v tem koraku je različen za različne oblike izvornih podatkov. Podatki, ki jim je potrebno obvezno dodeliti izvor so označeni pred imenom, ostale podatke pa  lahko povežemo ali ne. Pri vseh oblikah podatkov lahko tudi določimo število vrstic na začetku vhodne datoteke, ki jih želimo preskočiti.

V nadaljevanju je opisano povezovanje podatkov za Excel datoteko (novejšo in starejšo). 

MS Excel

V levem delu okna izberemo ime podatka v ciljni preglednici in nato v predogledu vhodnih podatkov na desnem delu okna izberemo obseg podatkov. Povezavo vzpostavimo s tipko <Enter>.

MS Excel 2007

V levem delu okna izberemo ime podatka v ciljni preglednici in nato izberemo v predogledu vhodnih podatkov na desni strani okna stolpec z vhodnimi podatki.

Ko smo povezali želene podatke na levi strani s stolpci na desni, kliknemo Naprej.

3. korak – določitev oblike podatkov

V tretjem koraku določimo obliko vhodnih podatkov npr. obliko zapisa datuma, ure, decimalno ločilo, ... Poleg tega lahko tudi podrobneje določimo morebitno zamenjavo nizov v vhodnih podatkih po posameznih stolpcih ciljnih podatkov. Kliknemo Naprej.

4. korak – potrditev specifikacije

V zadnjem koraku vidimo predogled uvoženih podatkov in protokol uvoza. Da bomo to specifikacijo shranili, jo moramo poimenovati.  V polje Naziv specifikacije vpišemo želen naziv  in potrdimo specifikacijo z gumbom <Izvedi>.

Specifikacija uvoza se shrani in uvoz iz datoteke, na kateri smo definirali specifikacijo se izvede. Podatke iz Excela vidimo v preglednici. Za uvoz pa je potrebno klikniti še na ikono Uvozi, nato pa še na Izvedi.

Tako so podatki uvoženi. S klikom na Prenesi v posredni vnos pa se podatki prenesejo v Posredni vnos obračuna plač.

Izpiše se še statistika uvoza, kjer na zadnji strani preverimo skupno število zapisov in zapise po posameznih postavkah. Izpis zapremo. Zapremo tudi še postopek uvoza. 

Podatki zaposlenih so tako vidni v Posrednem vnosu.

Opozorilo!

V primeru, ko uvažamo podatke iz Excela tudi za opravljene ure (npr. redno delo, prazniki,….), je potrebno v Posrednem vnosu pred uvozom iz Excela izvesti pripravo podatkov iz vzorca oz. uporabiti funkcionalnost Dodaj vrstice vedno v obračunu (nahaja se na gumbu Dodatno na Posrednem obračunu), da se zaposlenim zapišejo vse vrstice za dodatke (npr. dodatek za delovno dobo, …).

Dodajanje vrstic Vedno v obračunu

V kolikor se vam pripeti, da se vam vrstice Vedno v obračunu pobrišejo iz bilo katerega razloga lahko te vrstice ponovno dodate v Posredni vnos. 

Kliknemo na gumb Dodatno in izberemo Dodaj vrstice Vedno v obračunu.