Za uspešen uvoz e-računov v knjigo prejetih računov, je potrebno pripraviti stisnjeno mapo, ki vsebuje vse potrebne datoteke računov v ustreznem formatu. Vsak e-račun mora za uspešno obdelavo vsebovati tri datoteke: XML datoteko s podatki računa, PDF, vizualno obliko za pregled dokumenta ter pripadajočo ovojnico, ki sistemu omogoča pravilno usmerjanje in prepoznavanje datotek.

Račune uvozimo na ikoni za uvoz računov v modulu Knjiga prejetih računov, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu modula.

Ob kliku na ikono se odprejo možnosti za uvoz. Izberemo možnost za Uvoz e-računov.

Odpre se okno Uvoz e-računov. 

Uvozi iz mape –  izberemo mapo, kjer se nahajajo prejeti računi, pripravljeni za uvoz. Priporočljivo je ustvariti mapo za uvoz na C disku računalnika.

Knjige dokumentov  –  izberemo knjigo dokumentov, v katero želimo, da se bodo prejeti računi shranili. Za različne vrste prejetih računov je možno izbrati ločene knjige dokumentov ali uporabiti isto knjigo za vse. Če kliknemo na gumb Prepis knjig, program zapiše vsa polja za različne vrste računov knjigo dokumentov, ki je nastavljena v prvem oknu pod Računi.

Ob uvozu pripravi še plačilni nalog  –  ob uvozu lahko opcijsko pripravimo plačilni nalog, ki se samodejno pošlje v modul Plačilni promet. Če je nalog uspešno ustvarjen, se na vrhu vnosne maske računa prikaže obvestilo, da je plačilni nalog pripravljen.

Ob uvozu prepiši dokumente na vrsto fascikla  –  določimo, v kateri fascikel se bodo shranili uvoženi dokumenti.

Javni fascikel  –  če izberemo to možnost, bodo uvoženi dokumenti dostopni in vidni vsem operaterjem, ki imajo pravice za vpogled v dokumente v e Registratorju. Če je polje neoznačeno, drugi operaterji ne bodo mogli odpreti fascikla in si ogledati datotek. 

Datum prejema  –  ročno določimo datum, ko smo prejeli dokumente. Če polje ostane prazno, program uporabi datum iz XML datoteke računa.  

Uvoz podatkov o DDV  –  iz XML datoteke se prepišejo vse davčne stopnje v zavihek Davki.  

Uvoz stroškovnega mesta –  če je izdajatelj računa podatek o stroškovnem mestu navedel na e-računu, se ta samodejno prenese na vrstice naših knjižb.

Uvoz TTR iz eRačuna  –  ta možnost se uporablja, kadar ima dobavitelj več transakcijskih računov. Ko je možnost označena, program prebere transakcijski račun dobavitelja iz računa.

Preprečitev uvoza v pretekla leta  –  v prehodnem obdobju, ko hkrati prejemamo račune tako za tekoče kot za preteklo poslovno leto, moramo biti še posebej pozorni, da uvozimo račune v pravilno leto. Preprečitev uvoza v pretekla leta deluje kot varnostni mehanizem, ki onemogoči uvoz dokumentov v obdobja, ki so v vašem računovodstvu že zaključena in zaklenjena. To možnost izberemo tudi, kadar želimo, da se vsi prejeti računi uvozijo v tekoče leto, kljub temu, da imajo računi v XML datoteki zapisan datum, ki je starejši od tekočega leta.

Določitev datuma opravljanja, če v e-računu manjka  –  pri uvozu računov ni pomemben datum, ki ga vidimo na sliki računa v PDF-ju, temveč tisti, ki je zapisan v XML datoteki. V določenih primerih izdajatelj računa navede datum opravljanja storitve samo na sliki računa (PDF-ju), vendar ta ni naveden v XML-ju ali pa je kot datum opravljanja naveden besedilni opis, npr. »Obračun december«. V takih primerih, ko datuma opravljanja manjka ali ni naveden v obliki konkretnega datuma, moramo med uvozom sami določiti, kako naj program obravnava tak račun. Nastavitev Določitev datuma opravljanja, če v e-računu manjka omogoča, da sistemu sam doda ta podatek, če ga dobavitelj ni navedel. Program v teh primerih uporabi današnji (tekoči)  datum.

Uvoz z izbranim datumom opravljanja  –  kadar želimo, da imajo vsi uvoženi računi, ne glede na vsebino, enak datum opravljene storitve, uporabimo možnost Uvoz z izbranim datumom opravljanja. V spodnjem polju Datum opravljanja sami vpišemo želeni datum.

Ko imamo vse nastavitve uvoza pravilno nastavljene, račun uvozimo s potrditvijo na gumb .