Račune odklepamo takrat, ko ugotovimo, da smo kaj narobe zapisali, vnesli ali so potrebni kakršni koli popravki. Ob vstopu v masko računa so polja siva in jih ne moremo spreminjati.
Račun lahko spreminjamo samo, ko ima status V pripravi. To pomeni, da nima še ustvarjenih knjižb, ni v potrjevanju, ni povezan z materialnim knjigovodstvom ter ni še zanj pripravljen plačilni nalog.
Če želimo popravljati osnovne podatke na računu, ki je že v statusu Pripravljen za knjiženje, moramo temu računu na oknu Knjiženje in davki pobrisati kontiranja in davčne vrstice.
Račun odklenemo tako, da vstopimo v Knjiženje in davki in pobrišemo vse knjižbe in DDV vrstice. Najprej moramo pobrisati vknjižbe na ikoni za brisanje vrstic. Če gumb za izbris vseh vrstic ni aktiven moramo pobrisati vsako vrstico posebej. Ko pobrišemo knjižbe se nam aktivira tudi ikona za brisanje DDV vrstic.
Ko knjižbe pobrišemo se nam siva polja v začetni maski računa spremenijo v editabilna.
Če ima račun status Knjižen pomeni, da ima račun pripravljene knjižbe v Posrednem knjiženju ali pa je bil že knjižen v Glavno knjigo.
Prva možnost odklepanje računa s statusom knjižen je v modulu Knjiga prejetih računov. To naredimo tako, da se postavimo na račun, ki ga želimo odkleniti, pritisnemo desno tipko na miški in izberemo Odklepanje in storno v DK in DDV.
Tako pripravimo storno knjižbe v Dvostavnem knjigovodstvu v Posrednem knjiženju in storno vrstice v DDV-ju. Program nas vpraša če želimo dokument odkleniti:
S potrditvijo na gumbu Da nas program obvesti, da je bilo odklepanje zaključeno in so bile ustvarjene storno knjižbe.
Ko je račun odklenjen dobi status Pripravljen za knjiženje. Odklepanje takega računa je opisano v prejšnji točki.
Druga možnost odklepanja računa s statusom knjižen je preko pripomočka. Pripomoček najdemo v modulu Prejeti računi, v razdelku Pripomočki.
Odpre se nam okno z več kriteriji, kjer izberemo katere račune želimo odkleniti. Na tem pripomočku lahko odklenemo tudi več računov hkrati.
Ponujeni kriteriji so:
Knjiga – izberemo v kateri dokumentov se račun nahaja
Leto – izberemo leto, v katerem se račun nahaja
Številka računa – vpišemo zaporedne številke računov, ki jih želimo odkleniti
Od datuma prejema … do – Izberemo datume, na katere so bili izbrani računi prejeti. Program nam avtomatsko ponudi današnji datum.
Obvezno obkljukamo okence pred Odklepanje in storno v DK in DDV.
Ko program zaključi odklepanje nam izpiše poročilo:Po odklepanju račun dobi status Pripravljen za knjiženje. Odklepanje takega računa je opisano v prejšnji točki.
Plačilne naloge lahko odklenemo tudi s pomočjo pripomočka, ki se nahaja v modulu Knjiga prejetih računov, v razdelku Pripomočki.
Obvezno obkljukamo okence pred Odklepanje PP.
Odpre se nam okno z izbranimi plačilnimi nalogi. Nalogi s statusom Neoznačeni ali Označeni nalogi imajo omogočeno odklepanje.
Odklepanje potrdimo s tipko Odkleni.
V razpredelnici modula Plačilni promet lahko plačilni nalog odklenemo. V nadaljevanju si bomo pogledali kako lahko odklenemo plačilni nalog, ki se nahaja v statusu Poslani nalogi.
Nalog lahko poiščemo tako, da izberemo ustrezne filtre.
Nalog odklenemo tako, da se postavimo na izbran nalog in pritisnemo kombinacijo tipk Ctrl in levo tipko na miški. Na začetku vrstice se nam pokaže puščica.
Ko je nalog označen, pritisnemo tipko Odklepanje nalogov, ki se nahaja v spodnjem delu razpredelnice. Ob kliku nas program vpraša ali odklene izbrane naloge:
Ob potrditvi nas program opozori, da je odklepanje plačilnih nalogov zaključeno.
Odklenjen plačilni nalog se nato prestavi v Označene naloge:
Tukaj lahko plačilni nalog uredimo, popravimo, dopolnimo in ga ponovno pripravimo.
V primeru, da želimo odkleniti več plačilnih nalogov, je postopek enak. Razen pri označevanju, želene naloge izberemo tako, da držimo tipko Ctrl in označimo naloge z levo tipko na miški.
Naloge s statusom Poslani nalogi ne moremo odklepati v modulu Knjiga prejetih računov.
Odklenemo jih s pomočjo pripomočka, ki se nahaja v modulu Plačilni promet, v razdelku Pripomočki.
Odpre se nam okno z različnimi kriteriji, s katerimi se lahko omejimo.
Opis TRR – izberemo transakcijski račun, na katerega so bili nalogi pripravljeni
Banka – se nam izpolni, ko izberemo Opis TRR
Številka naloga od … do – napišemo zaporedne številke nalogov, ki jih želimo odkleniti
Tip naloga od … do – izberemo katere tipe nalogov želimo odklepati
Datum zapadlosti od … do – izberemo datum zapadlosti nalogov, ki jih želimo odkleniti
Šifra stranke od … do – izberemo šifre strank nalogov, ki jih želimo odkleniti
Šifra zaposlenega od … do – izberemo šifre zaposlenih nalogov, ki jih želimo odkleniti
Številka dokumenta od … do – izberemo dokumente, ki jih želimo odkleniti
Neto rok plačila od … do – določimo neto datume plačila nalogov, ki jih želimo odkleniti
Datum predloga od … do – določimo datume ustvarjenega naloga, ki jih želimo odkleniti
Pri kriterijih od … do lahko izberemo samo eno številko, en tip, itd. Kriterija Opis TRR in Banka sta obvezna, v nasprotnem primeru program javi:
Ob izbiri gumba Potrdi nas program opozori, da je odklepanje plačilnih nalogov zaključeno.
Odklenjeni plačilni nalogi se nato prestavijo v Označene naloge:
Tukaj jih lahko uredimo, popravimo, dopolnimo ali pa ponovno pripravimo.
V modulu Plačilni promet je omogočeno paketno odklepanje plačilnih nalogov. Paketno odklepanje je možno za plačilne naloge, ki imajo status Poslani nalogi.
V preglednico plačilnih nalogov dodamo stolpec Paket, kjer se zapiše številka poslanega paketa. Številka paketa je sestavljena iz leta, meseca, dneva in zaporedne številke paketa (npr. številka paketa 20260509002 pomeni: leto 2026, mesec 05, dan 09 in zaporedna številka paketa 002).
Stolpec paket v preglednico dodamo tako, da v preglednici plačilnih nalogov z desnim klikom na miški označimo poljubno polje in izberemo Izbira stolpcev. Na levi strani, kjer imamo polja, ki so na voljo, poiščemo naziv Paket in ga s puščico v desno prenesemo na desno stran, kjer so naša izbrana polja. Izbrana polja se nam prikažejo v preglednici plačilnih nalogov.
Paket odklenemo tako, da se postavimo na vrstico plačilnega naloga, ki vsebuje številko paketa, ki ga želimo odkleniti. Na izbranem plačilnem nalogu z desnim klikom na miški označimo in izberemo Odkleni paket.
Odpre se okno, kjer imamo v preglednici vse plačilne naloge, ki so zajeti v paketu. S klikom na ikono Odkleni se odklene celoten paket, torej vsi plačilni nalogi, ki so v tem paketu.
Program nas vpraša, ali želimo odkleniti paket. Izberemo Da.
Odpre se pojavno okno z informacijo, da je odklepanje plačilnih nalogov zaključeno. Izberemo V redu.
Ko je paket odklenjen, se vsi plačilni nalogi, ki so v paketu, iz statusa Poslani nalogi prenesejo v status Označeni nalogi. Stolpec paket pa postane prazen.
Naloge s statusom Plačani nalogi ne moremo odklepati v modulu Knjiga prejetih računov.
Ko je nalog pripravljen oziroma je bila pripravljena datoteka za uvoz na banko se zapiše kljukica, da je bil že plačan. Zapiše se tudi datum plačila in znesek plačila:
Ko prejmemo bančni izpisek iz banke, program dobi informacijo, da je bil nalog plačan in ga prestavi v status Plačani nalogi.
V tem primeru se nalog odklene tako, da v modulu Plačilni promet v razdelku Pripomočki izberemo Odklepanje plačilnih nalogov. Pri tem moramo paziti, da označimo kljukico:
Ob izbiri gumba Potrdi nas program opozori, da bo odklenil že plačane naloge in nas vpraša ali želimo, da nadaljuje.
Ob izbiri gumba Da nas program opozori, da je odklepanje plačilnih nalogov zaključeno.
Po odklepanju se nalog prestavi v status Označeni nalogi:
Če ima račun status V potrjevanju pomeni, da je bil račun poslan v potrjevanje, a ni bil še v celoti potrjen.
Tak račun odklenemo tako, da račun brišemo iz potrjevanja. Najprej je potrebno ugotoviti kdo sta referent in skrbnik dokumenta. Te informacije najdemo v začetni maski računa.
Za nas je pomemben skrbnik dokumentov, saj lahko edini briše račune iz potrjevanja. V program se vpišemo v program z operaterjem 0000001, v tem primeru Skrbnik. Gremo v modul Potrjevanje.
Skrbnik dokumentov mora obvezno označiti kljukico pri Skrbništvo nad dokumenti, kjer se nahajajo vsi dokumenti, ki jih ima operater v skrbništvu.
S kljukico v prvem stolpcu označimo račune, ki jih želimo brisati iz potrjevanja. Nato kliknemo gumb Briši potrjevanje. Program nas vpraša, če želimo brisati račune iz potrjevanja.
Program nas obvesti, da je račune odklenil.
V primeru, da račun še nima ustvarjenih knjižb, dobi status V pripravi in ga lahko spremenimo, popravimo in ponovno knjižimo ali pošljemo v plačilni promet.
Če ima račun status Potrjen pomeni, da je bil račun poslan v potrjevanje in je bil že potrjen s strani vseh potrjevalcev.
Skrbnik dokumentov mora obvezno označiti kljukico pri Skrbništvo nad dokumenti, kjer se nahajajo vsi dokumenti, ki jih ima operater v skrbništvu. Tu moramo pa še paziti, da odstranimo kljukico pri Nepotrjeni dokumenti, da vidimo vse dokumente.
PRIROČNIK: ZIURS – pregled ključnih novosti interventnega zakona
BLOG: Strožja EU uredba o embalaži
PRIROČNIK: Povračila stroškov - pogoste napake v praksi
PRIROČNIK: 8 kadrovskih izzivov in rešitev v praksi