Potrjevalce lahko po e-pošti obvestimo, da imajo v čakalni vrsti račune, ki ji morajo potrditi. Imamo dve možnosti obveščanja, in sicer posamično ali zbirno. Lahko uporabimo tudi kombinacijo obeh.

Posamično obveščanje

S to opcijo prejme potrjevalec e-pošto za vsak račun posebej takrat, ko je račun poslan v potrjevanje in ga čaka v čakalni vrsti.

Predhodno so potrebne sledeče nastavitve:

• tehnična podpora vnese opravilo Obveščanje iz potrjevanja v Razporejevalcu opravil,
• na Skupini potrjevalcev izberemo opravilo Obveščanje iz potrjevanja in na nivojih določimo, katri potrjevalec bo obveščen, da ga v čakalni vrsti čaka dokument za potrditi

• na operaterju mora biti vnesen e-naslov prejemnika sporočila.

Obveščanje uredimo na tistih skupinah in za tiste potrjevalce, kjer je to potrebno.

Zbirno obveščanje

Pri zbirnem obveščanju prejmejo potrjevalci, za katere nastavimo obveščanje, e-pošto enkrat na dan ob določeni uri za vse račune, ki jih imajo v čakalni vrsti za potrditi.

Predhodno so potrebne sledeče nastavitve:

• tehnična podpora vnese opravilo Obveščanje iz potrjevanja v Razporejevalcu opravil,
• v šifrantu referentov označimo Obvestilo iz potrjevanja, 

• na operaterju mora biti vnesen e-naslov prejemnika sporočila,

• v Nastavitvah potrjevanja / Nastavitve / Splošne nastavitve izberemo Opravilo za obveščanje.