Skupine potrjevalcev urejamo na zavihku Administracija / Nastavitve potrjevanja / Skupine potrjevalcev.

Skupino vnesemo na gumbu Vnesi zapis in odpre se spodnje okno.

Šifra: vnesemo poljubno šifro vzorca

Naziv: vnesemo poljubno besedilo, običajno so to imena potrjevalcev v tej skupini

Opravilo: če želimo, da potrjevalci prejmejo obvestilo na e-naslov o prejetih dokumentih v potrjevanje, izberemo opravilo, ki se bo aktiviralo ob pošiljanju računa v potrjevanje.

Aplikacija: izberemo aplikacijo, iz katere bomo pošiljali dokumente v potrjevanje

Ob zaključku potrjevanja obvesti: izberemo udeleženca v procesu potrjevanja, za katerega želimo, da je obveščen o zaključku potrjevanja.

Obvezne analitike: tiste analitike, ki jih obkljukamo, bodo obvezne za vnos ob potrjevanju delnih zneskov.

Skrbnik aktivira nivoje potrjevanja: če polje obkljukamo, se potrjevanje začne, ko skrbnik v svoji čakalni vrsti aktivira proces potrjevanja. Če polje ni obkljukano, se bo dokument samodejno dodelil prvemu potrjevalcu v skupini. Ta možnost ni priporočljiva, ko vsi potrjevalci potrjujejo celoten dokument.

Aktiven: označimo skupine, ki so v uporabi.

Neto znesek iz prejetega računa: polje označimo, ko skupina potrjuje po delnih zneskih in želimo, da potrjevalec vidi v čakalni vrsti neto znesek (brez DDV). Preden pošljemo račun v potrjevanje, mora biti izpolnjen zavihek Davki. 

Z gumbom Nivoji potrjevanja določamo hierarhijo potrjevanja ter vsakemu potrjevalcu določimo aktivnost. Ob kliku na gumb se odpre okno za vnos nivojev.

Aktivnosti dodajamo po zaporedju, od zadnjega potrjevalca do prvega. Dodamo jo s klikom na gumb Dodaj aktivnost in odpre se okno za vnos.

Prva aktivnost, ki jo dodamo je Potrditev celotnega dokumenta, kot drugo, in vsako naslednjo, dodamo aktivnost Potrditev dokumenta ali Potrditev delnega zneska. Za zadnjega potrjevalca v vzorcu (direktor, ravnatelj) je možna le ena izbira aktivnosti.

Potrditev celotnega dokumenta - aktivnost zadnjega potrjevalca, ta omogoča tudi, da potrjevalec lahko potrjuje več dokumentov hkrati. 

Potrditev delnega zneska - v primeru, da referent dokumenta določi potrjevalcem dele dokumenta za potrditev ali določa v fazi potrjevanja SM, SN, …

Potrditev dokumenta - v primeru, da vsak potrjevalec potrdi dokument v celoti.

Sporočilo ob začetku, Sporočilo ob zaključku: označimo, če želimo, da potrjevalci prejemajo sporočilo na e-pošto ob začetku ali ob koncu potrjevanja.

Digitalni podpis: izberemo ali bomo potrjevali z digitalnim podpisom ali brez.

Potrjevalec: iz šifranta referentov izberemo potrjevalca. 

Poverjenik: potrjevalcu lahko določimo tudi Poverjenika (pooblaščenca). V takem primeru bosta določen dokument prejela v potrditev tako potrjevalec kot poverjenik. Ko eden od njiju dokument potrdi, se proces potrjevanja nadaljuje, oba pa lahko dostopata do potrjenega dokumenta.

Rok zaključka: pove nam, v kolikih dneh je potrebno dokument, poslan v potrjevanje, potrditi. V primeru, da aktivnost (potrditev / zavrnitev) ni zaključena v roku, je o tem obveščen skrbnik dokumentov po e-pošti.