Nastavitve v programu

Nastavitve knjiženja

V primeru, da nastavitev knjiženja nimate urejenih in knjiženje želite avtomatizirati, lahko to uredite na Nastavitve / Nastavitve knjiženja.

Vsak konto nabave, ki ga vsebuje šifra osnovnega sredstva, mora za knjiženje amortizacije imeti izpolnjen razdelek Amortizacija:

Za knjiženje amortizacije, se lahko nastavi en konto amortizacije in en konto popravka vrednosti. Nastavitve knjiženja posameznega konta se lahko kopirajo na nov konto nabave z gumbom Vnesi zapis iz.

Če je konto, ki ga določimo, stroškovni in zahteva vnos analitik, npr. stroškovno mesto, morajo biti šifre osnovnih sredstev v registru opremljene s to analitiko.

Primer spremembe / dodajanja stroškovnega mesta osnovnemu sredstvu:

Če se šifra osnovnega sredstva amortizira in ima sedanjo / neodpisano vrednost, ji je treba dodeliti tudi ustrezne analitike, ki jih konti za knjiženje zahtevajo.

Ko vnesemo ustrezno analitiko in potrdimo, nas program vpraša za datum spremembe, ki se zapiše na kartico osnovnega sredstva. Datum spremembe analitike mora biti časovno naveden pred datumom obračuna amortizacije. Če je bil obračun že izveden za to obdobje, ga je treba ponoviti. Ker se nabavljeno osnovno sredstvo začne amortizirati s 1. 8. 2025, je treba spremembo zapisati pred tem dnem:

Če se v registru nahajajo osnovna sredstva, ki niso vsebovala analitike že predhodnih letih, je za obračun amortizacije tekoče leta potrebno spremembo vnesti na zadnji dan predhodnega leta obračuna (npr. 31.12.2024).

Manjkajoče analitike lahko preverite tudi skozi OLAP analizo obračuna amortizacije.

Če si OLAP analizo obračuna ustrezno oblikujemo, lahko ugotovimo, katere šifre vsebujejo manjkajoče analitike, ki so potrebne za knjiženje amortizacije v glavno knjigo:

Na prikazani OLAP analizi je razvidno, da stroškovnega mesta za obračun amortizacije ne vsebujeta šifri 0000112 in 4000009. Na šifrah je pred novim obračunom (začasnim, rednim) treba ustrezno vnesti spremembe analitik.

Nastavitve programa

Za knjiženje amortizacije po virih financiranja je treba urediti novo nastavitev v meniju Nastavitve programa / Knjiženje / Knjiženje po virih financiranja. Nastavitev se ob inštalaciji Saop-a ne aktivira samodejno. Vnesete jo ročno samo v primeru, da vam sistem knjiženja opisan v teh navodilih ustreza.

Ko je izbrana opcija Prenos amortizacije, nas program opozori, da je potrebno opredeliti analitiko, ki za nas pomeni vir financiranja. Analitika, ki se uporabi za knjiženje vira financiranja je lahko:

• SM -Stroškovna mesta

• SN - Stroškovni nosilci

• AN1 - Analitika 1

• AN2 - Analitika 2

• AN3 - Analitika 3

Izbor analitike vira financiranja je obvezen. V tem trenutku je potrebno izbrati ustrezno analitiko vira financiranja, saj poznejša sprememba nastavitev ne bo možna, če bodo za izbrano analitiko obstajali zapisi na konto.

Viri financiranja

Na Šifranti / Viri financiranja se nahaja preglednica z vsemi vnesenimi zapisi povezave virov na osnovnih sredstvih. Ta del šifranta osnovnih sredstev nam služi spremljanju financiranja naših sredstev. Izpis financiranih osnovnih sredstev dobimo pod tiskalnikom v meniju Osnovna sredstva in drobni inventar, ko izberemo Register osnovnih sredstev po virih financiranja.

Šifrant viri financiranja

Na dnu preglednice se nahaja šifrant virov financiranja.

V šifrantu se odprejo vse šifre, ki jih imamo vnesene v programu. Tukaj lahko dodajamo nove vire, če je to potrebno.

Nastavitve knjiženja po virih financiranja

Ko je nastavitev urejena, nadaljujemo v meniju Šifranti / Viri financiranja, kjer je na voljo nov gumb za vnos Nastavitve knjiženja po virih financiranja. Gumb je aktiven le v primeru, če je urejena nastavitev za knjiženje po virih financiranja. Dostop do nastavitev se lahko omeji z varnostnim sistemom.

Za vnos nastavitev se nam odpre tabela, kjer vnesemo nastavitve za knjiženje:

S klikom na gumb Vnesi nov zapis, se nam odpre vnosno okno za vnos kontov za knjiženje za posamezen vir financiranja.

• Vir financiranja - iz šifranta virov financiranja izberemo vir, za katerega želimo vnesti nastavitve za knjiženje. Za vsak vir financiranja se lahko vnese samo ena nastavitev.

Konti za knjiženje amortizacije po virih financiranja:

• Konto vira financiranja - vnesemo konto vira financiranja. Konto iz razreda 9. Program bo vknjižbo vedno pripravil v breme tukaj navedenega konta.

• Konto prenosa amortizacije v breme vira - vpišemo konto za prenos amortizacije v breme vira. To je konto podskupine 462.

• Stran knjiženja prenosa amortizacije v breme vira - obvezno izberemo stran knjiženja. Amortizacija v breme vira se lahko knjiži v breme z minus predznakom ali pa v dobro. Poljubno izberemo.

• V primeru, da v šifrantu navajate tudi vir, kjer prenosa amortizacije v breme vira ni, se konte ne navede. Če konti niso navedeni, se prenos amortizacije za dotični vir potem ne knjiži.

Analitika v breme vira financiranja:

• Možen je vnos nastavitve samo za eno analitiko, ki smo jo v nastavitvah programa izbrani kot analitiko vira financiranja. V primeru na sliki je to Stroškovni nosilec. Možen je izbor samo ene analitike za izbrani vir.

Nastavitve, ki smo jih vnesli v šifrant po zgoraj opisanem postopku, se nam preslikajo na posamezna sredstva glede na vir financiranja, ki je opredeljen na samem sredstvu. Če v tabeli stolpci niso prikazani, je treba tabelo ponastaviti z »privzeto« načinom (desni gumb miške na tabeli). To vidimo na sami preglednici Virov financiranja. Dodani so novi stolpci o Kontu vira, Kontu prenosa AM in o Analitiki, na katero se bo amortizacija knjižila. Stolpci so vidni samo v primeru, da je v nastavitvah programa izbrano knjiženje po virih financiranja. Program bo sam, glede na nastavitve knjiženja po virih, sredstva opremil z ustreznimi podatki za knjiženje po viru.

Vnos virov financiranja na eno šifro osnovnega sredstva

Vir financiranja lahko vnesemo v Šifrantu virov financiranja z klikom na Vnesi zapis ali pa na posamezni šifri osnovnega sredstva. Na šifri osnovnega sredstva pritisnemo na gumb Viri financiranja in kliknemo na Vnesi zapis.

Odpre se okno, kjer kot obvezen podatek vnesemo Šifro osnovnega sredstva, Vir financiranja in Procent ali Znesek.

Če se vnese Procent, bo program glede na skupno nabavno vrednost in skupni popravek vrednosti osnovnega sredstva izračunal znesek nabavne vrednosti in popravka vrednosti posameznega vira financiranja. Če se namesto procenta vnese znesek, bo program najprej izračunal odstotek tega vira financiranja glede na skupno nabavno vrednost osnovnega sredstva. Glede na preračunane odstotke program viru financiranja določi nabavno vrednost in popravek vrednosti osnovnega sredstva. Vrednosti izračunava glede na trenutno aktivne vnesene vire.

Kot novost lahko pri dodajanju vira financiranja vnesemo tudi sledeče datume:

• Datum spremembe - od kdaj velja ta sprememba. Datum ne sme biti starejši od datuma nabave osnovnega sredstva. Vnos tega podatka se upošteva pri prikazovanju nabavne vrednosti pri izpisih po virih financiranja.

• Datum začetka amortizacije - je datum, ki se ga vnese, če se sprememba amortizira drugače kot je navedeno na osnovnem sredstvu, sicer pustimo polje prazno.

• Datum zaključka - spremembo zaključimo, ko se procentualno razmerja med različnimi viri financiranja na enem sredstvu spremenijo. Veljavnost nekega podatka se prekine z vnosom datuma zaključka in vnosom novih podatkov. Vnos datuma vpliva na zaključek amortizacije v določenem obdobju.

Vnos datumov ni obvezen in se jih uporabi takrat, kadar se na šifri osnovnega sredstva spremeni struktura virov financiranja (npr. sprememba vrednosti na osnovnemu sredstvu, ki vpliva na razmerje med viri financiranja).

Primer vnosa spremembe zaradi spremembe vrednosti:

Na zgornji sliki je prikazana sprememba v Virih financiranja kot posledica spremembe nabavne vrednosti na dan 30. 4. 2025. Sprememba nabavne vrednosti osnovnega sredstva je povezana z drugim financerjem. Od dne 30. 4. 2025 zato velja novo razmerje virov financiranja. Pri vnosu / spremembi novega razmerja virov moramo biti pozorni pri datumu zaključka prejšnjih virov in datumu začetka amortizacije novih virov. Vsaka sprememba vrednosti osnovnega sredstva vpliva na obračun amortizacije v naslednjem obdobju, zato je pri vnosu novih virov financiranja vnesen datum začetka amortizacije 1. 5. 2025.

Vnos virov financiranja na več šifer osnovnih sredstev

V šifrantu Viri financiranja se nahaja gumb , ki nam omogoča dodajanje ali brisanje vira financiranja na več osnovnih sredstev hkrati. Odpre se nam novo okno, kjer se lahko omejimo na osnovno sredstvo od ... do ... in vnesemo določeni vir financiranja:

Vneseni viri se prikažejo v preglednici Virov financiranja:

Podatke o vnesenih virih lahko dobimo tudi v prikazu OLAP analize, ki se nahaja v registru osnovnih sredstev.

Popravek obstoječih virov financiranja

Vire financiranja, ki so že vneseni na posamezna sredstva, ni potrebno popravljati v primeru, če je sredstvo 100% financirano samo iz enega vira.

Ravno tako ni potrebno popravljati sredstva, kjer za celotno dobo amortiziranja velja enaka osnova amortizacije. Npr. če je nakup sredstva delno financiran iz enega vira in delno iz drugega vira v trenutku nabave, oz. velja enaka amortizacijska osnova za oba vira ves čas amortiziranja sredstva, vpis novih podatkov na viru ni potreben.

Če je sredstvu naknadno spremenjena vrednost, je na takem sredstvu potrebno časovno opredeliti veljavnost osnove amortizacije po posameznem viru.

Knjiženje amortizacije po virih financiranja

Knjiženje amortizacije po virih financiranja se izvede v primeru vključene opcije opisane na predhodnih straneh teh navodil.

Temeljnico amortizacije po virih financiranja lahko izvedemo s pripomočkom za knjiženje amortizacije. Če amortizacija ni poknjižena s pripomočkom, program ne bo pripravil temeljne za Knjiženje zmanjšanje amortizacije v breme vira financiranja. Pripomoček lahko pripravi temeljnico na podlagi začasnega ali dokončnega obračuna amortizacije.

Gumb za pripravo temeljnice se nahaja na dnu preglednice osnovnih sredstev:

V pripomočku najprej poknjižimo redno amortizacijo po že obstoječem postopku knjiženja:

Pri pripravi podatkov program najprej vrši kontrole, ki so povezane z nastavitvami programa. V primeru, da v Nastavitvah knjiženja manjka določena nastavitev, nas program opozori. Opozorila se prikažejo v stolpcu Napaka. Dokler nastavitve niso ustrezno urejene, nam program ne bo omogočil knjiženja.

Če so nastavitve ustrezno urejene, lahko nadaljujemo na Pripravo knjiženj. Program pripravi temeljnico po kontih virov financiranja kot so navedeni v samih nastavitvah za knjiženje po virih in glede na delež posameznega vira na sredstvu.

V tabeli so prikazani stolpci, ki so povezani z viri financiranja. Tabelo si lahko ustrezno oblikujemo. Program poleg prikazanih podatkov virov financiranja vknjižbi dodeli tudi analitiko, ki je povezana s samim virom. Da program ustrezno pripravi temeljnico na analitike, po katerih je amortizacija razdeljena, mora biti konti tudi ustrezno odprti (Stroškovni konti).

Program v tem delu kontrolira tudi odstotek vnesenih virov. Če je odstotek višji od 100%, nam prikaže napako. Vnos vira ustrezno popravimo na napačno zapisani šifri in ponovimo knjiženje temeljnice.

Vnos vira ustrezno popravimo na napačno zapisani šifri in ponovimo knjiženje temeljnice.

Ko je le ta poknjižena, lahko nadaljujemo s temeljnico prenosa amortizacije v breme vira financiranja. Knjiženje zmanjšanja amortizacije v breme vira financiranja se izvede preko dodatne temeljnice.

V pripomočku za knjiženje amortizacije izberemo nastavitev označeno na sliki:

Pripravijo se nam vknjižbe za temeljnico na konte, ki so določeni na nastavitvah knjiženja po virih financiranja. Poknjižena amortizacija posameznega vira se preko Konta prenosa AM v breme vira prenese na Konto vira financiranja. Če konti na viru niso določeni, se izračunana amortizacija tistega vira ne prenese na konte vira financiranja.

Odklepanje knjižene amortizacije po virih financiranja

V primeru dodatnih popravkov, ki vplivajo na knjižene podatke v glavni knjigi, lahko pripravimo storno temeljnic tako amortizacije kot knjiženje zmanjšanja amortizacije v breme vira. Storno temeljnic pripravimo na gumbu Odklepanje temeljnice:

Program pripravi storno vknjižbe celotne predhodno poknjižene temeljnice. Če želimo pripraviti storno samo določene šifre osnovnega sredstva, jo lahko vpišemo v polje.

Po potrditvi program prikaže podatke v preglednici, kjer izberemo kaj želimo stornirati. Program pripravi podatke z obrnjenim predznakom. Postopek storna je enak kot pri redni temeljnici.

Za direktno knjiženje temeljnic v Posredno knjiženje modula Dvostavno knjigovodstvo, mora biti v nastavitvah programa urejana povezava do uporabnika:

Če povezava ni vzpostavljena, program vknjižbe shrani v .xlsx obliki (Excel oblika).

Viri financiranja na preglednici OS

Vir financiranja, znesek ali delež financiranja vidimo že na sami tabeli osnovnih sredstev. Če je sredstvo financirano samo iz enega vira, je le ta naveden na sredstvu v deležu ali znesku.

Če je sredstvo financirano iz različnih virov, je na tabeli informacija »Več virov«. Podatek posameznega vira lahko preverimo na samem sredstvu ali v šifrantu virov ali pa na izpisu registra OS po virih financiranja.

Kontrolni izpisi

Če je v Nastavitvah programa vključena nastavitev Knjiženje amortizacije po virih financiranja, sta med Izpisi na preglednici osnovnih sredstev na voljo nova izpisa, Obračun amortizacije po virih financiranja in Register osnovnih sredstev po virih financiranja.

Nova izpisa zamenjata prejšnji izpis.

Kontrolna izpisa prikazujeta izračunane vrednosti na podlagi aktivnih zapisov virov financiranja, vezanih na osnovna sredstva. Na podlagi teh zapisov se izvede izračun strukture virov financiranja, ki jo kontrolna izpisa upošteva pri prikazu podatkov na izbrani dan / obdobje.

Obračun amortizacije po virih financiranja

Izpis prikazuje nabavo in izračunano amortizacijo po virih financiranja na podlagi začasnega ali rednega obračuna amortizacije. Podatek Nabava vključuje nabavo, spremembo vrednosti, okrepitev in oslabitev. Amortizacija vključuje redno amortizacijo, amortizacijo okrepitve in amortizacijo oslabitve. Program pri prikazu upošteva aktivne zapise virov financiranja v izbranem obdobju. Za pripravo izpisa najprej izberemo želene omejitvene pogoje:

• Osnovno sredstvo - omejimo se lahko na eno ali več zaporednih osnovnih sredstev.

• Konto nabave - omejimo se lahko na en ali več zaporednih kontov.

• Vir financiranja - omejimo se lahko na en ali več zaporednih virov financiranja

• Konto vira financiranja - omejimo se lahko na en ali več zaporednih kontov virov financiranja.

• Analitika vira financiranja - omejimo se lahko na eno ali več zaporednih analitikih virov financiranja.

• Datum nabave - omejimo se lahko na datum nabave osnovnih sredstev.

• Vrsta - omejimo se lahko na določeno vrsto.

• Način izpisa - izberemo lahko Posamezno ali Zbirno. Posamezno pomeni, da program prikaže vse zapise osnovnih sredstev, ki spadajo pod izbrane pogoje.

• Osnovna sredstva, drobni inventar - izberemo lahko določen tip.

• Zaporedje podatkov - tukaj lahko podatke razvrščam glede na

  • Vir financiranja - prikažejo se nam vrednosti Nabave in Amortizacije v izbranem obdobju razvrščene po Virih financiranja.

  • Vir financiranja, Konto nabave - prikažejo se nam vrednosti Nabave in Amortizacije v izbranem obdobju po razvrščene Virih financiranja podgrupi kontov.

  • Konto nabave, Vir financiranja - prikažejo se nam vrednosti Nabave in Amortizacije v izbranem obdobju po Kontih nabave in podgrupi Viri financiranja.

• Po šifri / Nazivu - če izberemo posamezni način izpisa, nam na izpis program lahko razvršča podatke glede na šifro ali naziv.

• Z izločitvami - če želimo na izpisu imeti zajeto tudi amortizacijo izločenih osnovnih sredstev v izbranem obdobju.

• Datum izločitve - če vpišemo datumsko mejo od - do, bo program v izpis vključil amortizacijo izločenih osnovnih sredstev določenega obdobja.

• Tiskanje opomb, Izpis nastavitev, Naziv liste - nastavitve povezane z prikazom na izpisu.

Primer izpisa glede na zaporedje podatkov Konto nabave, Vir financiranja:

Če se nam na izpisu prikazuje Vir financiranja: Neopredeljeno pomeni, da določene šifre osnovnih sredstev nimajo v 100 - odstotku določenega vira. Taka osnovna sredstva lahko najdemo na način, da na nastavitvenem oknu izpisa Način izpisa izberemo Posamično.

Register osnovnih sredstev po virih financiranja

Izpis prikazuje stanje osnovnih sredstev na izbrani dan po virih financiranja. Program na izbrani dan upošteva strukturo virov financiranja in skupne vrednosti osnovnih sredstev po njej razdeli. Za pripravo izpisa najprej izberemo želene omejitvene pogoje:

• Na dan - program nam izpiše Nabavno vrednost, Popravek Vrednosti in Sedanjo vrednost osnovnih sredstev na izbrani dan. Začasni obračun amortizacije ne povečuje Popravka vrednosti v izpisu.

• Osnovno sredstvo - omejimo se lahko na eno ali več zaporednih osnovnih sredstev.

• Konto nabave - omejimo se lahko na en ali več zaporednih kontov.

• Vir financiranja - omejimo se lahko na en ali več zaporednih virov financiranja

• Konto vira financiranja - omejimo se lahko na en ali več zaporednih kontov virov financiranja.

• Analitika vira financiranja - omejimo se lahko na eno ali več zaporednih analitikih virov financiranja.

• Datum nabave - omejimo se lahko na datum nabave osnovnih sredstev.

• Vrsta - omejimo se lahko na določeno vrsto.

• Način izpisa - izberemo lahko Posamezno ali Zbirno. Posamezno pomeni, da program prikaže vse zapise osnovnih sredstev, ki spadajo pod izbrane pogoje.

• Osnovna sredstva, drobni inventar - izberemo lahko določen tip.

• Zaporedje podatkov - tukaj lahko podatke razvrščam glede na

  • Vir financiranja - prikažejo se nam vrednosti registra na določen dan razvrščene po Virih financiranja.

  • Vir financiranja, Konto nabave - prikažejo se nam vrednosti registra na dan razvrščene po Virih financiranja podgrupi kontov.

  • Konto nabave, Vir financiranja - prikažejo se nam vrednosti registra na dan razvrščene po Kontih nabave in podgrupi Viri financiranja.

• Po šifri / Nazivu - če izberemo posamezni način izpisa, nam na izpis program lahko razvršča podatke glede na šifro ali naziv.

• Z izločitvami - če želimo na izpisu imeti zajeta tudi izločena osnovna sredstva v izbranem obdobju.

• Datum izločitve - če vpišemo datumsko mejo od - do, bo program v izpis vključil izločena osnovna sredstva določenega obdobja.

• Tiskanje opomb, Izpis nastavitev, Naziv liste - nastavitve povezane z prikazom na izpisu.

Primer zbirnega izpisa glede na zaporedje podatkov Konto nabave, Vir financiranja:

Če se nam na izpisu prikazuje Vir financiranja: Neopredeljeno pomeni, da določene šifre osnovnih sredstev nimajo v 100 - odstotku določenega vira. Taka osnovna sredstva lahko najdemo na način, da na nastavitvenem oknu izpisa Način izpisa izberemo Posamično.