Potrditev celotnega dokumenta

Do potrjevanja dokumentov dostopamo v modulu Potrjevanje.

Ob vstopu v čakalno vrsto se privzeto prikažejo Nepotrjeni dokumenti.

Ob dvokliku na izbrani vrstici se odpre okno za potrditev.

Slika dokumenta - ko se okno odpre, se prikaže slika računa. V primeru, da ima dokument še druge priloge, jih pregledujemo ob dvokliku na izbrani dokument.

Komentar - tu vpišemo komentar, ki ga bodo naslednji potrjevalci videli v Opombah dokumenta in vnašalec v Opombah računa v Knjigi prejetih računov.

Dodaj dokument - dodajamo dokument po postopku dodajanja dokumenta v eRegistrator (v fascikel prejetega računa).

Opombe dokumenta - v tem polju vidimo opombe, ki jih je napisal vnašalec računa v Knjigi prejetih računov v Opombah ali predhodni potrjevalec v Komentarju.

Potrditev računa: račun potrdimo s klikom na gumb Potrdi. V primeru potrjevanja dokumenta z digitalnim potrdilom, se odpre še okno, kjer izberemo Podpiši.

Račun se dodeli naslednjemu potrjevalcu oziroma, če smo zadnji v verigi potrjevanja, se s tem potrjevanje zaključi.

Zavrnitev celotnega dokumenta

V procesu potrjevanja dokumentov lahko potrjevalec v izrednih situacijah dokument tudi zavrne. Potrjevalec izbere gumb Zavrni.

V primeru zavrnitve dokumenta program zahteva od potrjevalca vnos komentarja. Če razlog zavrnitve ni vpisan, nas program o tem obvesti.

Ko prvi potrjevalec račun zavrne, ima tak račun v Knjigi prejetih računov status V potrjevanju, polje je obarvano oranžno. Skrbnik dokumentov pa dobi Sporočilo v čakalno vrsto in nadaljuje s procesom potrjevanja. 

Potrditev po delnih zneskih

Ta način potrjevanja se uporablja takrat, ko potrjevalci potrjujejo račun po SM in / ali SN, oziroma, ko več potrjevalcev potrjuje vsak svoj del računa. Če potrjevalci v procesu potrjevanja določajo SM in SN, moramo na Skupini potrjevalcev izbrati spodaj navedene Obvezne analitike. Brez njih je potrjevanje onemogočeno. Konto mora biti označen kot analitični!

Opozorilo: Če potrjujemo Neto delne zneske računov, moramo pravilno izpolniti podatke v vrsticah DDV na prejetem računu, preden pošljemo račun v potrjevanje.

Običajno je prvi potrjevalec tudi Referent za potrjevanje. Ko pošljemo račun v potrjevanje, pride v čakalno vrsto Referenta za potrjevanje. V preglednici prejetih računov ima dokument status Poslano v potrjevanje.

Pri Referentu se odpre čakalna vrsta nepotrjenih aktivnosti. Referent ima nalogo, da zneske iz računa razdeli ustreznim potrjevalcem, oz. določi SM in SN. Šele ko Referent opravi svojo aktivnost, Skrbnik dokumentov vidi račun v svoji čakalni vrsti.

Z dvoklikom na vrstico se odpre okno za urejanje potrjevanja. Vnesemo nov zapis, kjer lahko izbiramo potrjevalce.

Izberemo potrjevalca in določimo mu določimo znesek za potrditi. Če so na Skupini potrjevalcev izbrane obvezne analitike, so le-ta obarvajo rdeče. 

S klikom na Potrdi in novo se vpisani podatki zabeležijo, program pa predlaga v potrditev ostanek zneska. Pri dodajanju drugega podpisnika lahko izbiramo podpisnika iz obstoječega vzorca, ali pa za dotičen primer dodamo drugega podpisnika, ki je na seznamu vseh možnih potrjevalcev. Drugo izbiro uporabimo v primeru, ko se obstoječi skupini občasno pridruži še nov podpisnik. 

Ko je znesek za potrjevanje razdeljen, se zaključi dodajanje potrjevalcev delnih zneskov z gumbom Potrdi. Preverimo vrstice računa in račun pride v čakalno vrsto potrjevalca, ki prvi potrjuje. Če želi Referent za potrjevanje dodati kak dokument pred potrditvijo, klikne na gumb Nazaj, kar ga vrne v okno priprave dokumenta na potrjevanje. Odpre se okno, v katerem lahko skeniramo, prilepimo ali poiščemo dokument iz eRegistratorja. 

Če se Referent s potrjevanjem ne strinja, lahko vrne dokument v prejete račune na začetno obravnavo tako, da briše potrjevanje na gumbu Briši potrjevanje. 

Če se v celoti strinja s predlaganim, klikne na gumb Naprej in nato Potrdi. Če želi urejati vrstico, se postavi nanjo in klikne na gumb Spremeni vrstico. Potrjevalec lahko spreminja analitične podatke, dodeljenega zneska iz računa pa ne. Nato Potrdimo vrstico. Ko potrdimo vse vrstice, ki so nam bile dodeljene, potrdimo račun na gumbu Potrdi.

Če želi vnašalec računa pripraviti knjižbe iz odhodka iz potrjevanja, moramo označiti na Knjigi dokumentov v oknu Potrjevanje spodnjo nastavitev.

Na zavihku Knjiženje kliknemo na Priprava vknjižb in pripravi se nam tudi konto odhodka iz potrjevanja s SM in SN. Računovodja izbere ustrezni konto stroška.

Zavrnitev po delnih zneskih

Če menimo, da nismo pristojni za podpis zneska, ki nam je bil dodeljen, odpremo dokument kot pri potrditvi, postavimo se na vrstico, vpišemo razlog zavrnitve in izberemo možnost Zavrni vrstico.

 Tak dokument se avtomatsko odstrani iz seznama naših nepotrjenih aktivnosti. Dokument bo viden Skrbniku dokumentov.