Nastavitve v modulu Blagajniško poslovanje

Da bo vaše poslovanje z gotovino potekalo gladko, je prvi korak pravilna nastavitev osnovnih šifrantov in nastavitev.

Nastavitev blagajne

V modulih knjigovodstva izberemo modul Blagajniško poslovanje. Z nastavitvami začnemo v Šifranti / Blagajne. Z gumbom Vnesi nov zapis vnesemo blagajne.

Odpre se nam okno za vnos blagajne.

• Šifra – izberemo poljubno številčno oznako blagajne.

• Naziv – vnesemo naziv blagajne.

• Vrsta – izberemo, ali gre za domačo ali devizno blagajno.

• Denarna enota – vnesemo šifro denarne enote iz šifranta.

• Blagajniški maksimum – določimo najvišji dovoljeni znesek gotovine, ki se po pravilih poslovanja lahko nahaja v blagajni.

• Maksimalno izplačilo – določimo največji posamični znesek gotovine, ki ga je dovoljeno izplačati z enim blagajniškim izdatkom.

• Konto – izberemo konto, na katerem se bodo evidentirala sredstva blagajne.

• Nezaokroženi dokumenti – s kljukico označimo, ali se zneski na blagajniških dokumentih vodijo natančno na cente brez zaokroževanja.

• Dovoljeni dnevi – vnesemo število dni, v katerih je po vnosu začetnega salda še dovoljeno vnašati prejemke in izdatke.

• Analitike – določimo analitike, če želimo spremljati prejemke in izdatke po posameznih analitikah.

• Šifra tečajne liste – izberemo tečajno listo, ki se bo uporabljala za preračune valut.

• Poslovno leto – vnesemo tekoče koledarsko ali poslovno leto.

• Datum začetnega salda – vnesemo datum, na katerega vnesemo začetni gotovinski znesek v blagajni.

• Začetni saldo – vnesemo dejanski začetni znesek gotovine v domači valuti.

• Začetni saldo TDE – vnesemo začetni znesek v tuji denarni enoti, če gre za devizno blagajno.

• Datum tečaja – vnesemo datum uveljavitve tečaja za preračun začetnega salda v domačo valuto.

• Tečaj – vnesemo ali potrdimo menjalni tečaj tuje valute na datum začetnega salda.

Ob kliku na gumb Številke dokumentov v spodnjem levem kotu okna lahko določimo začetno zaporedno številko dnevnika, prejemka in izdatka.

S klikom na gumb Potrdi shranimo nastavitve blagajne. Program nas obvesti, da je bil vpis začetnega salda uspešen. Začetni saldo se odpre pod zaporedno številko 0. Program nam ob vpisu ta dnevnik tudi zaključi. Vrstice začetnega salda ni mogoče brisati.

Nastavitev vrste prejemkov in izdatkov

V Šifranti / Vrste prejemkov in izdatkov vnesemo prejemke in izdatke, ki jih bomo uporabljali.

S klikom na gumb Vnesi nov zapis se nam odpre okno:

• Šifra – vnesemo poljubno trimestno šifro vrste.

• Naziv – vnesemo naziv prejemka oziroma izdatka.

• Konto GK – vnesemo konto, na katerega se bo knjižil prejemek oziroma izdatek.

• Oznaka – izberemo, ali gre za prejemek ali izdatek.

• Cena – vpišemo znesek, če imamo na tej vrsti dokumenta fiksno vrednost.

• Denarna enota – izberemo šifro denarne enote, ki se bo uporabljala na tej vrsti dokumenta.

• Izvoz po načinu plačila – če obkljukamo to možnost, ne vpišemo ničesar v polje Konto GK, ampak vpišemo konte v šifrant Konti po načinih plačil, iz katerega program določa konte na blagajniških dnevnikih.

• Predlagaj saldo blagajne – ob izbiri vrste izdatka s to nastavitvijo nam program predlaga znesek trenutnega salda blagajne kot znesek za izplačilo.

• Izpis UPN – obkljukamo, če želimo ob vnosu izdatka izpisati univerzalni plačilni nalog.

• Neaktiven – obkljukamo, če te vrste ne uporabljamo več.

Nastavitev načinov vplačil in izplačil

V Šifranti / Načini vplačil in izplačil določimo plačilna sredstva. Vpišemo želeno dvomestno šifro ter naziv plačilnega sredstva.

Nastavitev tekstov na dokumentih

Če želimo, da se na blagajniških prejemkih in izdatkih izpisuje poljubno besedilo, to uredimo v tem šifrantu.

• Šifra – izberemo šifro blagajne, v kateri se bo pripenjalo to besedilo.

• Dokument – izberemo, kje se bo ta napis izpisoval. Izbiramo lahko med prejemkom, izdatkom, dnevnikom in seznamom denarja.

• Oznaka – izberemo mesto na dokumentu, kjer naj se vpisano besedilo prikaže. Izbiramo lahko med nogo in glavo dokumenta.

• Tekst – vpišemo besedilo, za katero želimo, da je izpisano na dokumentu.

Besedilo se izpiše, ko želimo natisniti dokument.

Nastavitev blagajnikov

V Ostalih šifrantih / Blagajniki je treba vnesti tudi blagajnike, ki bodo modul uporabljali.

Z gumbom Vnesi nov zapis se nam odpre okno za vnos blagajnikov. Blagajnike lahko zavarujemo tudi z geslom, da vsak operater vnaša le pod svojim blagajnikom.

• Šifra – vnesemo poljubno številčno ali alfanumerično šifro blagajnika.

• Oznaka aktivnosti – kljukico pustimo označeno za aktivne blagajnike, v primeru prenehanja dela pa jo odstranimo, da se blagajnik ne ponuja več ob vnosu.

• Naziv – vnesemo uporabniško oznako blagajnika.

• Ime in priimek – vnesemo ime in priimek osebe, ki bo knjižila pod to šifro blagajnika.

• Stroškovno mesto – izberemo pripadajoče stroškovno mesto, na katero se nanaša delo tega blagajnika.

• Telefon – vnesemo kontaktno telefonsko številko blagajnika za interne potrebe ali izpise.

• Geslo – vnesemo varnostno geslo za dostop do blagajniških funkcij. Če pustimo polje prazno, program ob vnosu blagajnika ne bo zahteval gesla.

• Potrditev gesla – ponovno vpišemo enako geslo za preverjanje pravilnosti vnosa, če smo geslo nastavili.

• Dodaten opis – po potrebi vnesemo dodatne opombe ali podrobnosti o blagajniku.

• Davčna številka – vnesemo davčno številko blagajnika, ki je obvezna za potrebe davčnega potrjevanja računov.

• Referent – s seznama izberemo povezano osebo iz šifranta referentov.

• Operater – izberemo sistemskega uporabnika programa Saop, ki je povezan s tem blagajnikom za avtomatsko prijavo in beleženje sledljivosti.

Nastavitve programa

Po vnesenih šifrantih moramo določiti še nastavitve programa.

• Šifra gotovine – izberemo šifro iz šifranta načinov plačila, ki predstavlja gotovino.

• Šifra domače denarne enote – izberemo šifro domače valute iz šifranta.

• Oznaka domače denarne enote – z vpisom šifre se nam izpolni tudi polje s kratico DE.

• Šifra pozitivne tečajne razlike – izberemo šifro vrste prejemka za knjiženje pozitivnih tečajnih razlik pri poslovanju s tujimi valutami. Tečajne razlike moramo predhodno vnesti v šifrant Vrste prejemkov/izdatkov.

• Šifra negativne tečajne razlike – izberemo šifro vrste izdatka za knjiženje negativnih tečajnih razlik pri poslovanju s tujimi valutami. Tečajne razlike moramo predhodno vnesti v šifrant Vrste prejemkov/izdatkov.

• Šifra začetnega stanja – izberemo vrsto prejemka, ki bo uporabljena ob vnosu začetnega salda blagajne.

• Številčenje dokumentov v okviru – s spustnega seznama lahko izbiramo med dvema možnostma Šifra blagajne (prehod v novo leto je potreben, da se dokumenti številčijo od 1 naprej) ali Šifra blagajne in leto iz datuma dokumenta (prehod v novo leto ni potreben, možnost zaključka leta osivi). Ko enkrat nastavite drugo možnost, priporočamo, da nastavitve ne spreminjate več na prvo možnost.

• Vrsta dokumenta – izberemo privzeto vrsto dokumenta za izpis blagajniškega dnevnika. To moramo predhodno odpreti v eRegistratorju.

• Analitike v glavi dokumenta – označimo polje, če želimo, da se analitični podatki vnašajo v osnovni maski in so vidni na preglednici.

• Vrstice: vnos količine – označimo polje, če želimo pri vnosu postavk blagajniškega dokumenta poleg zneska vnašati tudi količine in vrednosti enote. Če polje v nastavitvah ni označeno s kljukico, sta polji neaktivni.