OLAP Analiza

OLAP je kratica za OnLine Analytical Processing (sprotna analitična obdelava). Je pripomoček, ki omogoča, da v kratkem času analiziramo veliko podatkov. Praviloma prikazuje podatke večrazsežno oz. večdimenzionalno. Pravimo ji tudi OLAP kocka.

OLAP analiza omogoča hitro in pregledno analizo podatkov iz različnih zornih kotov. Uporablja se za pregledovanje in primerjanje poslovnih podatkov po različnih dimenzijah, kot so obdobje, kupec, artikel, stroškovno mesto, itd. Z OLAP analizami lahko uporabniki podatke filtrirajo, grupirajo, primerjajo med obdobji ter se iz povzetkov poglobijo v podrobnejše podatke.

Najpogosteje se uporablja za pregled prihodkov in odhodkov, analizo glavne knjige, odprtih postavk, stroškovnih mest, prodaje ter povezav s prejetimi računi.

Analizo lahko pripravimo po različnih vrstah podatkov, odvisno od tega, kakšen pregled želimo pridobiti. Glede na izbrano možnost analize program samodejno ponudi različne etikete (filtre, stolpce), ki so prilagojeni vrsti prikazanih podatkov.

Možnost Računi in knjižbe prikazuje podatke iz računov skupaj z vsemi pripadajočimi knjižbami. Takšen pregled je namenjen podrobnejši analizi knjiženja, kontov, stroškov in finančnih evidenc ter omogoča spremljanje povezave med računom in knjižbami v glavni knjigi.

Možnost Računi in davki pa prikazuje podatke iz računov skupaj z obračunanimi davki. Pregled je namenjen predvsem analizi DDV evidenc, davčnih osnov, davčnih stopenj in zneskov DDV ter omogoča lažje preverjanje davčnih podatkov in pripravo davčnih poročil.

Osnovni pregled tabele

Okno prikaza podatkov v obliki vrtilne tabele (OLAP) je razdeljeno na več delov:

Nad podatki vrtilne tabele je vrstica z ikonami, ki nam omogočajo upravljanje s pogledi na vrtilno tabelo, tiskanje in izvoze podatkov.

 - dostop do SAOP spletne strani za informacije in pomoč

 - dostop do lastnih zaznamkov in organizacijskih navodil

  - gumb za shranjevanje in urejanje shranjenih poizvedb

 - gumb za izvoz podatkov. Gumb  vam omogoča direkten izvoz v excel, TXT ali PDF datoteko in s tem še lažje pripravo poročil.

Podatki v glavi omogočajo filtriranje ter prilagoditev prikaza vrtilne tabele glede na potrebe analize.

1. V zgornjem delu glave se nahaja nabor podatkov, ki so namenjeni filtriranju in trenutno niso vključeni v prikaz. Ta polja lahko po potrebi vključimo v stolpce ali vrstice vrtilne tabele, s čimer razširimo ali prilagodimo pogled.
2. V spodnjem delu glave so prikazana številčna oziroma vrednostna polja, ki se izračunavajo in prikazujejo v podatkovnem delu vrtilne tabele.
3. Njihova razporeditev določa tudi vrstni red prikaza vrednosti v tabeli. 
4. Polja, ki določajo stolpce vrtilne tabele in omogočajo pregled podatkov po različnih kategorijah oziroma kriterijih.

Z desnim klikom v zgornji del glave OLAP analize se nam odpre spustni seznam.

Prikaži seznam polj – odpre se nam okno, v katerega lahko odlagamo oz. iz katerega lahko jemljemo filtrirna oz. podatkovna polja s pomočjo miške. Podatkovna polja so obarvana v rumeno barvo in jih lahko odlagamo samo v podatkovni del glave vrtilne tabele (2).

Prikaži pogovorno okno filtra – odpre se nam pogovorno okno filtra, ki nam omogoča sestaviti napreden filter za prikaz podatkov vrtilne tabele

Skrij/pokaži filter polja – nam omogoči hitro začasno skritje/prikaže filter polj in s tem prikaz več podatkov na ekranu.

Omogoči izbor več podatkov – nam omogoča izbor več podatkov za prikaz detajlov in kopiranje podatkov.

Prikaži/Skrij vsoto vrstic – prikaže/skrije skupne seštevke podatke vrstic.

Prikaži/Skrij vsoto stolpcev - prikaže/skrije skupne seštevke podatke stolpcev.

Sortiranje po abecedi – etikete oziroma polja za prikaz posortiramo po abecedi

Lastnosti – odpre se nam okno nastavitev OLAP analize

Telo vrtilne tabele prikazuje izbrane podatke. 

V kolikor nas zanimajo podrobnosti, ki tvorijo seštevke, ki jih vidimo na zaslonu, označimo polje, ki nas zanima, kliknemo z desno miškino tipko. Odpre se nam meni, kjer izberemo Podrobnosti. 

Nato se odpre nova tabela, ki prikazuje podrobnosti. 

Ker želimo zbir po določenem sklopu podatkov, drugi podatki pa nam ne služijo, si tabelo uredimo. Posamezne stolpce lahko izločimo iz našega pregleda. Postavimo se nanj in kliknemo desni gumbek na miški in izberemo možnost Izloči ta stolpec.

Če izberemo možnost Izbor stolpcev, lahko v prikazano okno povlečemo stolpce, ki nas ne zanimajo.

Željen stolpec enostavno izberemo in prestavimo v preglednico.

Nivoji prikaza vrtilne tabele

Ko se vrtilna tabela s podatki prikaza odpre so prikazani najvišji nivoji prikaza. S klikom na + pred podatkom razširimo prikaz na pod nivoje izbranega podatka. S klikom na – pa se vrnemo v izhodiščni položaj.

Če želimo odpirati in zapirati več podatkov skupaj pa desno kliknemo na  področju kjer se nam prikazujejo nivoji vrtilne tabele se nam odpre spustni meni, ki nam omogoča naslednja dejanja:

Strni/Razširi – strne oziroma razširi eno nivo ene vrstice prikaza

Strni vse/razširi vse – strne oziroma razširi izbrani nivo prikaza v vseh vrsticah

Razširi/strni vse po vseh nivojih - strne vse po vseh nivojih (Ctrl+S)/ razširi vse po vseh nivojih (Ctrl+R)

Če v prikazu ne želimo prikazovati vrstic z vmesnimi ali končnimi seštevki (sumami), jih lahko skrijemo tudi z desnim klikom na ta gumb.

Odpre se nam okno, kjer na možnosti Vidnost virov izberemo tvNone (total value None).

Filtriranje podatkov 

Razvrščanje podatkov lahko spremenimo (naraščajoče/padajoče) s pomočjo izbora na etiki vrstice ali stolpca.

Podatke prikazane na vrtilni tabeli lahko filtriramo tudi tako, da na etiketah kliknemo na polja s puščico.

Odpre se nam okno na katerem si izberemo podatke, ki jih želimo pregledovati. Privzeta vrednost je, da so prikazani vsi podatki. Če v filtru niso izbrani za prikaz vsi podatki, se puščica na etiketi obarva v modro.

Pogled OLAP analize

Poglede na vrtilno tabelo lahko tudi shranimo. Odpre se nam meni z dvema izboroma. 

Izbor Shrani nam omogoča shraniti trenutni pogled na vrtilno tabelo. Odpre se nam okno, v katerega vpišemo ime pripravljene vrtilne tabele. 

Shranjujejo se nastavitve in izgled vrtilne tabele ne pa sami podatki in filtri podatkov – le-ti se vedno jemljejo sveži iz podatkovnih baz.  

Shranjeni pogled na vrtilno tabelo lahko aktiviramo tako, da izberemo . Odpre se nam preglednica, iz katere izberemo želeni pogled na vrtilno tabelo. Izbiramo lahko med lastnimi pogledi na vrtilno tabelo in pogledi, ki so jih za vrtilno tabelo dali avtorji v skupno rabo. 

Podatke, ki jih imamo v tabeli lahko tudi grafično prikažemo na gumbu . 

Odpre se nam okno z grafičnim prikazom zbirnih podatkov. Podatki se prikazujejo po poljih, ki jih imamo v vrstičnem delu in nam omogočajo sprehajanje v globino. Graf je možno natisniti ali shraniti v PDF obliki. 

Podatke lahko primerjamo tudi znotraj enega pogoja. Na Nivojih podatkov izbiramo pogoje prikaza podatkov. V našem primeru imamo prikaz stroškov in prihodkov po obdobjih.  

V kolikor želimo prikaz spremeniti, npr. prikaz stroškov in prihodkov po SM, primemo pogoj z miško in ga prenesemo na prvo pozicijo. 

V kolikor želimo prikaz samo določenih podatkov to uredimo na Nivojih podatkov z izbiro Izberi vrednost.  

Prvi nivo podatkov lahko poimenujemo nadrejeni nivo podatkov. Drugi kriterij, ki mu sledi pa podrejeni nivo. S klikom na ustrezen stolpec stolpčnega grafikona lahko za izbrani nadrejeni podatek pogledamo njemu podrejene vrednosti.  

 

Izvoz podatkov

Podatke lahko izvozimo s pomočjo gumba za izvoz. Odpre se nam spodnji meni z različnimi vrstami izvozov.

Izvoz v Excel (xlsx) - vrstice vse – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel različice 2007 ali novejše tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža se samo vsebina ne pa tudi oblika. Pred izvozom se izvede razširitev podatkov po vseh nivojih. 

Izvoz v Excel (xlsx) - vrstice pogled – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel različice 2007 ali novejše tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža se samo vsebina ne pa tudi oblika. Izvoženi nivoji so v datoteki taki, kot so bili ob zagonu izvoza.

Izvozi v Txt – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v besedilno datoteko.

Izvozi v PDF – omogoča izvoz liste podatkov v PDF obliki.

Primeri 

Računi in knjižbe

Pregled stroškov po dobaviteljih se uporablja za podroben pregled in primerjavo stroškov po posameznih dobaviteljih. Omogoča hitrejše spremljanje porabe, analizo nabavnih trendov ter lažje odkrivanje odstopanj ali možnosti za optimizacijo stroškov.

Pregled stroškov po stroškovnih mestih se uporablja za spremljanje in analizo stroškov glede na posamezna stroškovna mesta v podjetju. Omogoča boljši nadzor nad porabo, primerjavo stroškov med oddelki ter lažje načrtovanje in optimizacijo poslovanja.

Pregled knjižb na računih za osnovna sredstva se uporablja za pregled in analizo vseh knjižb, povezanih z osnovnimi sredstvi. Omogoča lažje spremljanje računov, ki so bili knjiženi na konto osnovnih sredstev, niso pa povezani z osnovnim sredstvom v registru osnovnih sredstev.

Računi in davki

Pregled DDV-ja po dokumentih in strankah omogoča podroben pregled obračunanega DDV-ja po posameznih dokumentih in poslovnih partnerjih. Uporablja se za preverjanje pravilnosti DDV evidenc ter lažje usklajevanje podatkov pri pripravi davčnih obračunov.