Na dnu preglednice modula Osnovna sredstva se nahaja pripomoček za pripravo in odklepanje temeljnice.
Za pravilno pripravo temeljnic so potrebne nastavitve knjiženja.
Na glavnem meniju modula Osnovna sredstva izberemo Nastavitve programa / Nastavitve knjiženja, kjer vnesemo konte za vse spremembe pri OS. Nastavitev imamo toliko, kolikor imamo kontov za osnovna sredstva.
Primer vnosa kontov je prikazan na naslednji sliki:
Nastavitve urejamo po sklopih. V prvem oknu nastavitve za NABAVO osnovnih sredstev, nato za AMORTIZACIJO, ODPISE - neodpisano vrednost in NAJEME. Za vsak sklop vnesemo tudi Temeljnico in Dogodek.
V primeru, da pri knjiženju prejetih računov za osnovna sredstva v glavni knjigi ne uporabljamo kontov pridobivanja zadostujejo naslednje nastavitve knjiženja:
Ko so urejene nastavitve za knjiženje, lahko pripravimo temeljnico amortizacije in jo prenesemo v glavno knjigo. Za knjiženje amortizacije zadostuje tudi začasni obračun amortizacije, ob koncu obračunskega leta pa ne smemo pozabiti obračunati dokončne amortizacije, ki se zabeleži tudi na spremembe osnovnih sredstev.
Obračunano amortizacijo na podlagi začasnega, rednega ali mesečnega obračuna dobimo na izpisu Obračun amortizacije pod gumbom Tiskalnik. Odpre se okno, kjer se omejimo na želene kriterije in pritisnemo Tiskaj.
Obračunano amortizacijo lahko pregledamo tudi v OLAP tabeli Analiza osnovnih sredstev.
Če želimo, da tabela prikaže vse podatke, kliknemo Potrdi, če pa se želimo omejiti le na določen kriterij, pa ga predhodno vpišemo.
Vrtilno tabelo si ustrezno oblikujemo tako, da dobimo prikazane tiste podatke, ki so za nas smotrni.
Ko preverimo izračunano amortizacijo, nadaljujemo s knjiženjem. Pod preglednico osnovnih sredstev se nahaja gumb Priprava temeljnice.
Odpre se novo okno, kjer vpišemo leto in datum za pripravo temeljnice. Označimo Tip, osnovna sredstva ali najemi in na desni strani izberemo vrsto prometa. Glede na oznako Tipa se odprejo polja na desni strani. Ko smo izbrali vrsto prometa, kliknemo na gumb Pripravi podatke.
V preglednici se prikažejo osnovna sredstva s podatkom o izračunani amortizaciji.
Če za izračunane podatke manjkajo določene nastavitve, program vrstice obarva rdeče in napako opiše pod svoj stolpec. V tem primeru lahko manjkajoče nastavitve uredimo na gumbu Nastavitve knjiženja.
Če so vsi podatki izpolnjeni, nadaljujemo s pripravo temeljnice tako, da s klikom na Izberi vse, označimo vse vrstice v preglednici in nadaljujemo s Pripravo knjiženja.
Program nas v naslednjem oknu opozori, ali manjka določena analitika na osnovnih sredstvih, ki je zahtevana na nastavitvah konta v kontnem planu.
Ko osnovna sredstva opremimo z manjkajočimi analitikami in program ne prikaže napak, lahko nadaljujemo s knjiženjem temeljnice. Odpre se nova preglednica, kjer vidimo temeljnico za posredno knjiženje. Za vsako osnovno sredstvo je prikazan izračun amortizacije za posamezen mesec po analitiki, ki je določena na kartici osnovnega sredstva. Konto, temeljnica in dogodek so se predlagali iz nastavitev knjiženja. Predlagal se je tudi dokument in opis.
Nad preglednico imamo na razpolago polja, na podlagi katerih lahko spreminjamo podatke v predlagani temeljnici.
Če označimo Zbirni prenos na zadnji dan izbranega obdobja, bo program predlagal obdobje glede na zadnji datum opravljene storitve.
Obdobje - program po privzeti nastavitvi izračuna amortizacijo po mesecih. V primeru, da želimo amortizacijo knjižiti v določeno obdobje, izpolnimo polje.
Temeljnica - program predlaga temeljnico, ki je določena v nastavitvah knjiženja. V primeru, da želimo spremeniti šifro temeljnico, podatek izpolnimo.
Opis - če želimo spremeniti opis od predlaganega, polje izpolnimo.
Dokument - če želimo vnesti drugačen dokument od predlaganega, izpolnimo polje.
Ko uredimo vse podatke za knjiženje in želimo amortizacijo poknjižiti v posredno knjiženje, izberemo tiste zapise, za katere želimo pripraviti temeljnico in kliknemo Potrdi. Če želimo pripraviti temeljnico vseh zapisov, na dnu preglednice kliknemo na Izberi vse.
V naslednjem koraku program odpre predogled temeljnice. S klikom na Knjiži je temeljnica poknjižena v posredno knjiženje.
Kadar imamo temeljnico amortizacije že poknjiženo v glavni knjigi in ugotovimo, da podatki niso bili ustrezno pripravljeni, imamo možnost priprave storno temeljnice.
Pod preglednico osnovnih sredstev se nahaja gumb Odklepanje temeljnice.
Odpre se novo okno, kjer vpišemo obdobje za pripravo temeljnice. Če želimo stornirati podatke samo za določeno osnovno sredstvo, izpolnimo polje Osnovno sredstvo. Označimo Tip (osnovna sredstva ali najemi) in na desni strani izberemo vrsto prometa. Glede na oznako Tipa se odprejo polja na desni strani. Ko smo izbrali vrsto prometa, kliknemo na gumb Potrdi.
Odpre se nova preglednica, kjer vidimo temeljnico, ki se je poknjižila v glavno knjigo. Za vsako osnovno sredstvo je prikazan izračun amortizacije za posamezen mesec po analitiki. Konto, temeljnica in dogodek so se predlagali iz nastavitev knjiženja.
Predlagal se je tudi dokument in opis. Nad preglednico imamo na razpolago polja, na podlagi katerih lahko spreminjamo podatke v predlagani temeljnici kot smo storili pri pripravi temeljnice.
Ko uredimo vse podatke za knjiženje, izberemo tiste zapise, za katere želimo pripraviti temeljnico v posredno knjiženje in kliknemo Potrdi. Če želimo pripraviti temeljnico vseh zapisov, na dnu preglednice kliknemo na Izberi vse.
Po enakem postopku kot knjižimo amortizacijo, lahko knjižimo tudi nabavo osnovnih sredstev. Pri temeljnici nabave se osnovna sredstva iz kontov pridobivanja preknjižijo na konte nabave.
Po kliku na Priprava temeljnice se odpre okno, kjer izberemo leto, obdobje pridobitve, tip, vrsto prometa in priprava podatkov. Prikažejo se pridobljena osnovna sredstva v izbranem obdobju. Označimo osnovna sredstva, katera želimo preknjižiti ali kliknemo možnost Izberi vse.
Ob kliku na gumb Priprava vknjižb, se pripravijo vknjižbe za temeljnico. Nad preglednico imamo na razpolago polja, na podlagi katerih lahko spreminjamo podatke v predlagani temeljnici. Navodila za spremembo so opisana v predhodnem poglavju.
V Posrednem knjiženju lahko na izpisu kontrolne bruto bilance preverimo stanje na kontih pridobivanja. Če je evidenca v glavni knjigi in osnovnih sredstvih usklajena, bodo konti pridobivanja zaprti.
Po enakem postopku kot odklepamo temeljnico amortizacije, lahko odklepamo tudi temeljnico nabave osnovnih sredstev.
Po kliku na Odklepanje temeljnice se odpre okno, kjer izberemo datum pridobitve, tip in vrsto prometa. Lahko se omejimo tudi samo na določeno osnovno sredstvo.
Prikaže se knjižena temeljnica nabave v glavno knjigo. Nad preglednico imamo na razpolago polja, na podlagi katerih lahko spreminjamo podatke v predlagani temeljnici. Navodila za spremembo so opisana v predhodnem poglavju.
Po enakem postopku kot knjižimo amortizacijo, lahko knjižimo tudi izločitve, prodajo, manko in višek osnovnih sredstev. Če pri osnovnemu sredstvu še ostaja neodpisana vrednost, se knjiženja za vsak konto nabave določijo v Osnovna sredstva / Nastavitve knjiženja na sklopu Neodpisane vrednosti.
Po kliku na Priprava temeljnice se odpre okno, kjer izberemo leto, obdobje, tip, vrsto prometa in priprava podatkov. Prikažejo se osnovna sredstva v izbranem obdobju. Označimo osnovna sredstva, ki jih želimo poknjižiti ali kliknemo možnost Izberi vse.
Ob kliku na gumb Priprava vknjižb, se pripravijo vknjižbe za temeljnico. Nad preglednico imamo na razpolago polja, na podlagi katerih lahko spreminjamo podatke v predlagani temeljnici.
V primeru, da je v Nastavitve / Nastavitve programa izbran Neto način knjiženja izločitve, bo program na kontu popravka vrednosti pripravil saldirano vknjižbo (če ostaja neodpisana vrednost, jo bo na kontu popravka odštel od celotne odpisane vrednosti).
Bruto način:
Neto način:
Tako kot ostale temeljnice, tudi temeljnico premikov osnovnih sredstev pripravljamo s pomočjo obdelave Priprava temeljnic.
Za premike po analitikah je treba v nastavitvah knjiženja najprej za vsak konto nabave določiti temeljnico in dogodek. Predlagamo izbiro svoje temeljnice. Dogodek naj je izbran kot vrsta vknjižbe O ali D.
V primeru, da nastavitev nimamo urejenih, nas program pri Pripravi temeljnice opozori.
Na zgornji sliki je prikazan primer opozorila programa, ko v nastavitvah programa za konto nabave 040000 nimamo vpisane šifre temeljnice. Do nastavitev lahko dostopamo prek gumba Nastavitve knjiženja.
Po kliku na Priprava temeljnice se odpre okno, kjer izberemo leto, datum od do, tip, vrsto prometa Premik po analitikah. S klikom na Pripravi podatke se prikažejo šifre, ki v izbranem obdobju vsebujejo dogodke povezane s spremembo analitik.
Dogodki, ki so povezani s spremembo analitik pri tipu Osnovna sredstva:
Na osnovnem sredstvu se sprememba zapiše na zavihku Spremembe:
Pri tipu drobnem inventarju, se upošteva dogodek PR.
Tudi pri tipi drobni inventar je sprememba zapisna na zavihku Spremembe.
Če nadaljujemo s pripravo temeljnice za knjiženje premikov, označimo šifre, katere želimo preknjižiti ali kliknemo možnost Izberi vse.
Ob kliku na gumb Priprava vknjižb, se odpre okno s pripravljeno temeljnico.
Program pri pripravi temeljnic pri tipu Osnovna sredstva upošteva skupno nabavno vrednost in skupni popravek vrednosti na datum spremembe, vpisanega pri dogodku analitike (ločeno so seštevani dogodki okrepitev in slabitev).
Začasni obračun amortizacije ni del prenosa, saj ni vključen med spremembami.
Za tip drobni inventar program upošteva Nabavno vrednost in Popravek vrednosti iz dogodkov PR.
Za dogodke premikov program upošteva konte, določene v Nastavitvah knjiženja. Program pripravi vknjižbe le za tiste konte nabavne vrednosti ali popravka vrednosti, ki so nastavljeni tako, da zahtevajo analitiko, ki je predmet prenosa. Na primer: če konto zahteva vnos stroškovnega mesta (SM) in je bila na osnovnem sredstvu izvedena sprememba stroškovnega mesta, bo program pripravil ustrezne vknjižbe.
Primer nastavitve konta nabavne vrednosti:
Nad preglednico so na razpolago polja, na podlagi katerih lahko spreminjamo podatke v predlagani temeljnici. Navodila za spremembo so opisana v predhodnem poglavju.
Nadaljujemo z izbiro knjižb in klikom na Potrdi:
V naslednjem koraku program odpre Predogled temeljnice. S klikom na Knjiži je temeljnica poknjižena v Posredno knjiženje. Če se knjižbe v posrednem knjiženju izbrišejo, se lahko temeljnica iz modula OSD ponovno pripravi. Če se temeljnica poknjiži v glavno knjigo, jo je možno z obdelavo odklepanja tudi stornirati.
Ko je sprememba analitike že zapisana, jo na osnovnem sredstvu pod zavihkom spremembe, ne moremo več brisati. V primeru, da jo poskusimo brisati preko gumba za brisanje, nas program na to tudi opozori.
V primeru spremembe ali popravka dogodka na osnovnemu sredstvu je najprej potrebno izvesti odklepanje. Temeljnico premikov osnovnih sredstev odklepamo preko gumba Odklepanje temeljnice. Odpre se okno, kjer vpišemo obdobje zapisanih sprememb, tip in vrsto prometa. Omejimo se lahko tudi na popravek posamezne šifre.
S klikom na gumb Potrdi, se prikaže knjižena temeljnica premikov po analitikah v glavni knjigi. Knjižbe so prikazane z obrnjenim predznakom.
Knjižbe izberemo in nadaljujemo:
Program nam odpre predogled temeljnice, kjer s klikom na Knjiži prenesemo temeljnico v Posredno knjiženje.
Zapisani dogodki na šifrah se po knjiženju temeljnice znova sprostijo.
BLOG: En sam klik lahko ogrozi celotno poslovanje
PRIROČNIK: ZIURS – pregled ključnih novosti interventnega zakona
BLOG: Strožja EU uredba o embalaži
PRIROČNIK: Povračila stroškov - pogoste napake v praksi