Pri enostavnih potrjevanjih je Skrbnik običajno računovodja ali tajnik, pri kompleksnejših sistemih potrjevanja pa je odvisno od uporabniških internih procesov.

Skrbnik dokumentov v okviru procesa potrjevanja opravlja sledeče aktivnosti:

• vnaša skupine potrjevalcev in ureja hierarhijo na nivojih potrjevanja,
• skrbi za potrjevanje določenega dokumenta in ima pregled nad celotnim potrjevanjem,
• briše potrjevanje,
• obveščen je o zavrnitvi računa in na to ustrezno odreagira,
• znotraj potrjevanja dodaja oz. odvzema določene aktivnosti (potrjevalce),
• vnaša nadomeščanje potrjevalcev v času njihove odsotnosti.

Brisanje potrjevanja

V primeru, da v okviru procesa potrjevanja pride do napake (npr. izbrana je napačna skupina potrjevalcev, podpisnik pomotoma potrdi / zavrne dokument...), lahko skrbnik, ki je naveden na določenem prejetem računu, briše potrjene ali nepotrjene aktivnosti. V čakalni vrsti moramo obkljukati možnost Skrbništvo nad dokumenti.

Želeno aktivnost obkljukamo in kliknemo na gumb Briši potrjevanje. Program od nas zahteva potrditev brisanja.

Posebej nas opozori, če je račun že knjižen ali poslan v plačilni promet. 

Po brisanju lahko prejeti račun popravimo in iz Knjige prejetih računov ponovno pošljemo v potrjevanje.

Opozorilo: Če imamo na ePoštarju urejeno pošiljanje povratnic za prejete račune (npr. na UJP oz. ZZI) in je prejeti račun že dokončno potrjen, brisanje računa iz potrjevanja ni možno!

Sporočilo o zavrnitvi dokumenta

V primeru, da je potrjevalec zavrnil dokument, dobi račun s Knjigi prejetih računov status potrjevanja V potrjevanju in je oranžno obarvan.

Skrbnik dokumentov dobi sporočilo v čakalno vrsto.

Ko vrstico z dvoklikom odpremo, lahko vidimo, zakaj smo sporočilo prejeli.

Za nadaljevanje procesa potrjevanja imamo kot Skrbnik naslednje možnosti:

• če se z zavrnitvijo ne strinjamo, lahko dokument Vrnemo v potrjevanje,
• če dokument ni bil poslan pravi skupini potrjevalcev, Brišemo potrjevanje in račun dodelimo drugi skupini potrjevalcev,
• lahko ga dokončno Potrdimo,
• se strinjamo z zavrnitvijo, ga dokončno Zavrnemo.

V primeru dokončne zavrnitve prejetega računa, dobi tak račun v Knjigi prejetih računov status Zavrnjeno in je obarvan oranžno. Zapiše se tudi datum zavrnitve.

Dodajanje/odvzemanje aktivnosti

Ko je račun poslan v potrjevanje, lahko dodamo aktivnost oz. potrjevalca v verigi.

To naredimo tako, da kliknemo na gumb Nivoji potrjevanja. Odpre se nam okno z opravili potrjevalcev po vrstnem redu, nastavljenem na skupini potrjevalcev. Aktivnost dodamo tako, da izberemo gumb Dodaj aktivnost. Odvečne ali napačne aktivnosti lahko brišemo tako, da se postavimo na aktivnost in izberemo gumb Briši aktivnost.