Bruto bilanca se nahaja v meniju Dvostavno knjigovodstvo / Izpisi in pregledi / Bilance / Bruto bilanca. Prikazuje knjižene podatke iz Dvostavnega knjigovodstva (glavne knjige). Pri pripravi bruto bilance lahko določimo naslednje parametre:

• Letnica obr. leta – predlaga se letnica iz nastavitev. Če želimo tiskati bruto bilanco za pretekla leta, v tem polju zamenjamo letnico.
• Vrsta izpisa – izberemo lahko kumulativno bruto bilanco, bruto bilanco s prometom, bilanco na dan ali bilanco prihodkov in odhodkov.
• Obdobje od … do – ko tiskamo kumulativno bruto bilanco, lahko vnesemo samo obdobje do, ko pa tiskamo bruto bilanco s prometom in bilanco na dan, se nam odpre tudi polje od. Ko tiskamo bilanco prihodkov in odhodkov, lahko izberemo obdobje do, polje Konti od … do pa je neaktivno.
• Datum dokumenta od … do – vpišemo datum, za katerega pripravljamo pregled bilance.
• Datum opr. storitve od … do – vpišemo datum, za katerega pripravljamo pregled bilance. Če za izbrane zapise datum opravljene storitve ne obstaja, program omejitev upošteva v polju Datum dokumenta.
• Konti od … do – vnesemo konte, za katere želimo pregled. Izbira je neaktivna, ko tiskamo bilanco prihodkov in odhodkov.
• Izbrani konti – če izpisujemo bilanco samo za določene konte, ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• SM od … do – vnesemo stroškovna mesta, za katera želimo izpis.
• Izbrana SM – če izpisujemo bilanco samo za določena stroškovna mesta, ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• Šifra višjega SM – vnesemo šifro višjega SM (ko izpisujemo bruto bilanco s prometom ali bilanco na dan).
• Izbrana višja SM – če izpisujemo bilanco samo za določena višja stroškovna mesta, ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• SN od … do – vnesemo šifre stroškovnih nosilcev, za katere želimo izpis.
• Izbrani SN – če izpisujemo bilanco samo za določene stroškovne nosilce, ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• Izbrani višji SN – če izpisujemo bilanco samo za določene višje stroškovne nosilce, ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• Referent od … do – vnesemo referente, za katere želimo izpis.
• Izbrani referenti – če izpisujemo bilanco samo za določene referente, ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• Šifra stranke od … do – vnesemo stranke, za katere želimo izpis.
• Izbrane stranke – če izpisujemo bilanco samo za določene stranke, ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• Izbrana analitika – če izpisujemo bilanco samo za določene analitike (1, 2, 3), ki si v šifrantu ne sledijo v zaporedju, jih izberemo v tabeli.
• Grupirano po – grupiramo lahko samo po eni analitiki, ki jo vpišemo v analitiko 1, analitiko 2 ali analitiko 3.
• Jezikovno področje – če želimo v bilanci izpis nazivov kontov v drugem jeziku, izberemo šifro jezikovnega področja, pod katerim imamo vpisane nazive kontov za želeni jezik.
• P – prevodi po jezikovnih področjih. Za izbrano jezikovno področje vpišemo naziv bruto bilance in nazive posameznih stolpcev.
• Domače in tuje – polje označimo s kljukico, če želimo izpisovati bilanco v domačem in tujem jeziku.
• Denarna enota – izpiše bilanco za izbrano denarno enoto. Če je izbrana denarna enota različna od domače denarne enote, dobimo devizno bilanco.
• Tečajna lista – če izpisujemo devizno bilanco, določimo, iz katere tečajne liste se bodo uporabljali tečaji.
• Vrsta tečaja – pri devizni bilanci izberemo nakupni, srednji ali prodajni tečaj.
• Tečaj na datum – polje lahko izpolnjujemo le pri devizni bilanci. Določimo datum tečaja, za katerega se bo izpisala devizna bilanca. Če polje pustimo prazno, bo program pri preračunavanju v tujo denarno enoto za vsako vknjižbo uporabil tečaj na datum dokumenta ali starejši tečaj. Tečaji za izbrano denarno enoto in datum morajo obstajati v šifrantu tečajev.
• Tečaj na datum dokumenta – program preračuna znesek po tečaju na datum dokumenta, ki je naveden pri vknjižbi v glavni knjigi. Tečaji za izbrano denarno enoto in datum morajo obstajati v šifrantu tečajev.
• Tečaj na datum opravljanja – program preračuna znesek po tečaju na datum opravljanja, ki je naveden pri vknjižbi v glavni knjigi. Tečaji za izbrano denarno enoto in datum morajo obstajati v šifrantu tečajev.
• Tip konta – izbiramo med možnostmi Vsi konti, Redni konti in Evidenčni konti. Za splošne uporabnike pride v poštev izbira Vsi konti (program predlaga to nastavitev), uporabniki, za katere velja Zakon o računovodstvu in imajo evidenčno knjiženje, pa običajno izbirajo med rednimi in evidenčnimi konti.
• Izvenbilančni – izbiramo med možnostmi Redni konti, Izvenbilančni ali Vsi konti.
• Davčno priznani, davčno nepriznani – izbira nam omogoča izpis samo davčno priznanih stroškov, samo davčno nepriznanih stroškov ali pa vseh.
• Vrsta pregleda – izbiramo lahko med zbirnim pregledom, pregledom po stroškovnih mestih, po višjih stroškovnih mestih, po stroškovnih nosilcih, po višjih stroškovnih nosilcih, po referentih in po dodatnih analitikah. Vrsto pregleda lahko izbiramo, ko izpisujemo bruto bilanco s prometom ali bilanco na dan.
• Vmesni seštevki – določimo, kako naj program sešteva promet po kontih. Izbiramo lahko med razredom, dvomestno skupino, trimestno skupino, štirimestno skupino, petmestno skupino in šestmestno skupino.
• Vrsta prikaza – izbiramo, ali želimo sintetični ali analitični izpis.
• Ne upoštevamo temeljnice za izločanje – če želimo, da program v izbranem izpisu ne upošteva temeljnic, označenih za izločanje, polje označimo s kljukico, sicer ga pustimo praznega. Npr. zapiranje razredov:

• Saldirana otvoritev – Vmesni seštevki – saldo pri vmesnih seštevkih saldira v breme ali v dobro; Analitični konti – analitične konte saldira v breme ali v dobro.
• Ime izpisne liste – vpišemo poljuben naziv izpisa ali pa pustimo prazno polje.
• Ležeči izpis – izpis v ležeči obliki.
• Izpis nastavitev – izbiro potrdimo, če želimo, da nam program na koncu izpiše tudi nastavitvene podatke za izpis.
• Kosmati poslovni izid – izpis je mogoč tako na pokončnem kot ležečem predogledu. Prikazuje razliko med razredoma 7 in 4.

Načini prikazovanja bruto bilance

Ko se omejimo po želenih kriterijih, lahko bruto bilanco prikažemo na tri različne načine: v tabeli, z analizo OLAP ali z izpisom na papir.

Prikaz bruto bilance s pomočjo tabele

Ob kliku na Tabela se prikaže preglednica s podatki. V glavi tabele lahko izberemo vmesne seštevke in jih poljubno obarvamo. Izbiramo lahko tudi med vrstami prikaza (sintetični/analitični konti), tipi kontov, izvenbilančnimi in davčno priznanimi/nepriznanimi konti. Tabelo lahko tudi natisnemo s klikom na gumb Predogled.

Podatki v tabeli so razvrščeni po stolpcih. Stolpce lahko poljubno premikamo in izločamo. S klikom na naziv stolpca lahko podatke v stolpcu razvrstimo naraščajoče ali padajoče. Na voljo so naslednji stolpci:

• Otvoritev v breme / Otvoritev v dobro – prikazuje otvoritveno stanje (glede na izbrano nastavitev Saldirana otvoritev) obdobja 000 obračunskega leta.
• Promet v breme do / Promet v dobro do – prikazuje promet od otvoritvenega obdobja 000 do obdobja, ki smo ga izbrali pri omejitvi. Če pri izbiri določimo promet od obdobja 006 do 007, bo Promet v B/D do prikazoval promet od obdobja 000 do vključno obdobja 005.
• Promet v breme / Promet v dobro – prikazuje promet izbranega obdobja.
• Skupaj promet v breme / Skupaj promet v dobro – prikazuje seštevek celotnega prometa, ki smo ga izbrali do obdobja. Če v omejitvenem oknu izberemo obdobje od 006 do 007, bo v stolpcu prikazan promet od 001 do 007.
• Kumulativa v breme / Kumulativa v dobro – prikazan je seštevek otvoritvenega obdobja 000 in izbranega skupnega prometa. Če v omejitvenem oknu izberemo obdobje od 006 do 007, bo prikazana vrednost seštevek obdobij od 000 do 007.
• Saldo v breme / Saldo v dobro – prikazuje razliko med kumulativo v breme in kumulativo v dobro. V stolpec Saldo v breme se zapišejo saldi aktivnih kontov, v stolpec Saldo v dobro pa se zapišejo saldi pasivnih kontov.
• Šifra analitike – prikazuje analitike, ki smo jih izbrali v omejitvenem oknu.
• Sektor poročanja – prikazuje sektor, ki je izbran v nastavitvah konta. Podatek je namenjen pripravi poročila SFR.
• Sektor nerezidenta – prikazuje sektor, ki je izbran v nastavitvah konta. Podatek je namenjen pripravi poročila KRD.

Vsak stolpec omogoča uporabo fiksnega filtra, s katerim lahko iščemo po alfanumeričnih znakih. Pomagamo si lahko z matematičnimi operatorji ali iskanjem po nizih:

Uporabljeni filtri se prikažejo v sivi vrstici v levem spodnjem kotu. Če filtrov ne potrebujemo več, jih izbrišemo s klikom na gumb X, ki se nahaja levo spodaj.

Iz tabele lahko podatke kopiramo ali izvozimo v Excel:

V spodnjem delu tabele lahko dostopamo do pregleda kartic. Glede na izbrano vrstico oziroma konto v tabeli bilance kliknemo na ikono Kartica. Odpre se obdelava, v kateri lahko podatke pregledamo in urejamo (popravimo zapis, odpremo in zapremo postavko, naredimo storno knjižbo).

Prikaz bruto bilance s pomočjo analize OLAP

Podatke bruto bilance lahko pregledujemo tudi s pomočjo vrtilne tabele – kocke OLAP. Ob kliku se odpre vrtilna tabela glede na izbrane omejitvene kriterije. V glavi analize OLAP so nanizane oznake, ki jih lahko uporabimo pri razvrščanju podatkov. Oznake lahko z miško povlečemo v polje stolpca ali vrstice.

Želeni pogled lahko natisnemo, izvozimo v Excel ali shranimo. Shranjeni pogled lahko naslednjič znova uporabimo:

Prikaz bruto bilance v predogledu in tiskanje

Pripravljeno bruto bilanco lahko pregledujemo v Predogledu. Predogled je lahko v pokončni ali ležeči obliki. Ob kliku na Predogled se prikaže okno s programsko pripravljenim izpisom QR, ki je obarvan rumeno. Ustvarimo lahko tudi lasten izpis, ki ga poljubno oblikujemo. Izberemo izpis, ki ga lahko pregledamo ali pa kar natisnemo:

Preračun bruto bilance v devize

V bruto bilanci lahko podatke preračunamo v devize po tečaju na datum dokumenta, datum opravljanja ali izbrani datum.

Pri tem program preveri, ali sta v knjižbah navedena datum dokumenta oziroma datum opravljanja ter ali za posamezni datum obstaja ustrezen tečaj izbrane denarne enote.

Ker lahko knjižbe vključujejo več različnih datumov, se tečaji preverjajo za vsak posamezni datum. Če za določen datum tečaj ni na voljo, program uporabi zadnji razpoložljivi tečaj pred tem datumom.

Na primer: če tečaj za 14. 6. ni vnesen, obstaja pa za 13. 6., se pri preračunu uporabi tečaj z dne 13. 6.

O uporabi zadnjega razpoložljivega tečaja nas program obvesti z informativnim sporočilom:

Če tečaj manjka za en datum, je v obvestilu naveden tudi datum, za katerega tečaj ne obstaja;

Če tečaj manjka za več datumov, program opozori, da tečaji za več datumov niso na voljo, posameznih datumov pa v sporočilu ne navaja.