Ker se bodo v novi aplikaciji SPS odločbe samodejno uvažale vsak dan, predlagamo, da uvoz odločb v program OST izvedemo na dan, ko začnemo pripravljati mesečni obračun. Tako bomo zagotovili čim večjo usklajenost podatkov med obema aplikacijama.

Če priprava obračuna traja več dni, priporočamo, da zadnji dan pred zaključkom obračuna ponovno uvozimo samo nove odločbe. Pri tem v polje »Datum prejema CEUVIZ od« vpišemo datum, ko smo začeli pripravljati obračun. Tako bomo uvozili le odločbe, prejete od tega datuma dalje, in preverili, ali so bile v CEUVIZ po začetku priprave obračuna evidentirane nove odločbe.

Za otroke, pri katerih so bile ugotovljene spremembe, v tabeli »Prisotnost po otrocih« kliknemo »Ponovna priprava«. Nato ponovno zaključimo obračun. Pri tem moramo biti pozorni, da naknadno vnesemo dejansko število dni odsotnosti, saj ponovna priprava (kadar nimamo vpisanih odsotnosti v »Pregledu odsotnosti«) vpiše 0 dni odsotnosti.

S tem bomo pri izračunu upoštevali najnovejše odločbe, ki so bile ob zaključku obračuna evidentirane v CEUVIZ in aplikaciji SPS. Vendar se lahko kljub temu pojavijo razlike v zneskih, če bo ministrstvo pri izračunu sofinanciranja upoštevalo še novejše odločbe, na primer tiste, ki bodo evidentirane do dneva nakazila sredstev.

Zakaj je usklajevanje odločb pomembno?

Če odločbe v programu OST in aplikaciji SPS ne bodo usklajene, lahko pride do razlik med zneskom, ki ga v obračunu izkažemo kot obveznost ministrstva, in zneskom, ki ga bo ministrstvo dejansko upoštevalo pri izračunu sofinanciranja. Do razlik lahko pride, če bo ministrstvo upoštevalo novejše odločbe, ki jih ob pripravi obračuna v programu OST še nismo upoštevali.

Zaradi takšnih razlik se zneski sofinanciranja za posamezne mesece morda ne bodo ujemali, kar bo zahtevalo dodatno usklajevanje podatkov in pojasnjevanje razlik.

Predlog za sistemsko rešitev

Zaradi pričakovanih težav pri usklajevanju zneskov smo na Sektor za predšolsko vzgojo naslovili predlog, da bi v aplikaciji SPS za vsak mesečni obračun na dan začetka njegove priprave zaklenili podatke o odločbah, ki bi veljali za ta obračun. Vse poznejše spremembe odločb bi tako upoštevali s poračunom pri naslednjem mesečnem obračunu.

S takšno rešitvijo bi zagotovili večjo usklajenost podatkov med obračunom storitev vrtca in poročanjem o sofinanciranju plačil staršev ter omogočili preglednejše evidentiranje in obravnavo naknadnih sprememb odločb.

Odgovora, ali bo predlagano rešitev mogoče uvesti, še nismo prejeli. Do takrat priporočamo, da pri pripravi mesečnih obračunov upoštevamo zgoraj opisana navodila za uvoz in preverjanje odločb.