Osnovni pregled ekrana

Podatki na osnovnem oknu registracije časa

A seznam vseh zaposlenih, do katerih imamo dostop.

B prikaz koledarja in vpisanih ur za zaposlenega iz polja A. Če so za določen dan vpisane samo ure, dogodek pa ni vpisan je za ta dan vpisanih več različnih dogodkov. Vpis dogodkov vidimo v polju C

C prikaz vpisa ur za označeno polje iz polja B ( na sliki je označen 12.11).

D saldo dogodkov zaposlenega označenega v polju A.

E filtri za razvrščanje

Polji D in E se vklopita na željo s pomočjo gumba Pogled

V polju A je možno nastaviti izbiro prikazanih podatkov. To naredimo tako, da v polje desno kliknemo in izberemo možnost izbira stolpcev.

Odpre se okno za ureditev pogleda

Gumb  služi za ponoven preračun prisotnosti. Uporabimo ga v primeru spremembe nastavitve urnika.

Razlaga posamezne barve na osnovnem ekranu registracije časa

1. na mesečnem nivoju je ravno dovolj ur ali pa fond ur ni izpolnjen

2. v mesecu sploh še ni vpisanih ur ali pa je fond ur presežen

3. v mesecu je na dnevnem nivoju napaka pri vpisu ur

4. dan je v koledarju označen kot nedelavni

5. dnevni plan ur je izpolnjen ali presežen

6. dnevni plan ur ni izpolnjen

7. tekoči dan, ure sploh niso vpisane ali pa je napaka na vpisu ur.

Nivoji dostopov do registracije časa

Za urejanje ur obstaja več nivojev dostopov do registracije časa

Administrator

Vodja

Pregledovalec

Administrator je oseba, ki ureja ure v celotni organizacijski shemi in ima pravice na celotnem programu, razen na urejanju urnika in brisanju obdobij.

Vodja je oseba, ki ima pravice vpogleda in urejanja ur za zaposlene v svoji organizacijski shemi.

Pregledovalec je oseba, ki lahko samo vidi a ne more urejati ur.

Urejanje ur posamezniku

Za hiter pregled dejanskih napak izberite  filter »prikaži samo napake.

V tem primeru se prikažejo vsi, ki imajo napačen zapis ali pa ur sploh nimajo vpisanih za posamezen dan.

Kaj ima zaposleni na izbran dan zapisano ugotovimo tako da na dan dvokliknemo.

Odpre se okno za urejanje dogodkov na izbran dan.

Dodajanje enega dogodka na dan

Za tak prikaz vidimo, da se je zaposleni registriral ob prihodu, pozabil se je odjaviti ob odhodu.

Manjkajoči dogodek lahko vpišemo tako da:

1. odpremo nov zapis

2. izberemo dogodek (odhod pomeni zaključek dogodka)

3. vpišemo čas dogodka

4. potrdimo zapis

Dogodek je dodan, vidi pa se kdaj in kdo je dogodek ročno dodal. Zapis iz registracije časa je brez teh informacij. Na spodnji sliki je to dogodek prihod.

Dodajanje več dogodkov na isti dan

Če moramo na isti dan dodati več dogodkov to naredimo podobno kot prej opisano dodajanje enega dogodka le, da pri vpisovanju zaporednih dogodkov namesto gumba potrdi uporabimo gumb vpiši.

Dogodek se vpiše, okno za vpisovanje naslednjega dogodka pa ostane odprto in že predlaga zaključek prejšnjega dogodka.

Vpis dogodka za celotno dnevno odsotnost

Če zaposleni ta določen dan nima vpisanega nobenega dogodka se mu lahko za celotno delovno obveznost tega dne vpiše dogodek preko desnega klika na izbranem dnevu.

Najprej desno kliknemo na izbrani datum (1)

Nato kliknemo na želeno vrsto dogodka (2)

Program vpiše dogodek za celo dnevno delovno obveznost.

Vpis več zaporednih dni za isti dogodek

V primeru, da želimo vpisat za eno osebo več zaporednih dni isti dogodek dvokliknemo na prvi dan za katerega naj bi ta dogodek vpisali.

Odpre se okno za vpis

Dodamo nov zapis

Najprej izberemo dogodek (1)

Preverimo število želenih ur (2)

Vpišemo število koledarskih dni (3) program bo vpisal dogodek samo na delovne dneve

Potrdimo (4)

Pokaže se okno

Ko okno zapremo vidimo vpis ur za zaporedne dneve.

Masovno urejanje ur

Pod pojmom masovno urejanje ur smatramo več vpisov za več zaposlenih naenkrat. To omogočata funkciji Dodaj skupni dogodek in Prenesi vse odsotnosti. Funkciji pripravi iz vzorca in prenesi potrjene dopuste se počasi opuščata, zato ju ne bomo opisovali.

DODAJ SKUPNI DOGODEK

Funkcija je prvenstveno namenjena vpisovanju kolektivnih dopustov za celotno ali del organizacije

Označimo želene datume, izberemo vrsto dogodka in vpišemo uro začetka in konca dogodka. Če ne izberemo nič dodatnih parametrov bi v prikazanem primeru vsem zaposlenim program vpisal dopust od 25 do 27.11

PRENESI VSE ODSOTNOSTI

Ta funkcija je namenjena vpisu vseh odobrenih dopustov, vseh prispelih e bolniških listov vseh odobrenih koriščenj ur.

Prenos dopusta je za vse dneve v mesecu ne glede na datum

Prenos e bolniških listov je običajno za nazaj

Prenos odobrenih koriščenj ur pa dela do včerajšnjega dne, saj vpiše le toliko ur, kolikor jih je potrebnih za dopolnitev dnevnega fonda. Če ima zaposleni za včeraj odobreni 2 uri koriščenja in je bil prisoten 6,5 ure, mu program vpiše samo1,5 ure, tako je njegov fond ur izpolnjen. Če pa je bil prisoten samo 5 ur mu program vpiše 2 uri ko sta mu bili odobreni. Manko je potreba naknadno urediti.

Za delovanje te funkcije mora biti izpolnjena nastavitev v programu OPZ

V prikazanem primeru bi program znal prenašati dopuste, bolezen in koriščenje ur, ostalih vrst odsotnosti pa ne, ker ostali podatki niso izpolnjeni.

Opisana pripomočka uporablja administrator, vodje teh pripomočkov običajno ne uporabljajo.

Nastavitev dostopa

V varnostnem sistemu iCentra odpremo skupino REG .

Tej skupini dodelimo pravico dostopa do programa registracija časa.

Skupini dodelimo operaterja.

S tako nastavitvijo ima operater vse pravice za urejanje ur celotnemu kolektivu.